高校國(guó)有資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的使用與優(yōu)化

◇張海燕 黃 慧

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高等學(xué)校固定資產(chǎn)的總量在擴(kuò)大的同時(shí)，其構(gòu)成亦日趨復(fù)雜。高校投資主體、財(cái)政、國(guó)資委等上級(jí)主管部門(mén)的要求越來(lái)越高，管理難度不斷加大。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大、后勤社會(huì)化改革等方面的不斷發(fā)展，給固定資產(chǎn)管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。為克服管理意識(shí)淡薄、制度不健全、資產(chǎn)使用效率低、閑置浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重、賬實(shí)不符、家底不清等資產(chǎn)管理的非正常狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的信息化管理是提高高校固定資產(chǎn)管理水平的重要手段。2011年江蘇省教育廳建立了全省相對(duì)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)相對(duì)集中的《江蘇省省屬高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新系統(tǒng)），并經(jīng)試點(diǎn)后在全省高校推廣使用。該系統(tǒng)以“四大原則”為基礎(chǔ)，即資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合、資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合、資產(chǎn)管理與績(jī)效管理相結(jié)合、實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合，試圖實(shí)現(xiàn)高校國(guó)有資產(chǎn)管理由“粗放型”向“效能型”轉(zhuǎn)變、由“被動(dòng)式”向“主動(dòng)式”轉(zhuǎn)變、由“靜態(tài)化”向“動(dòng)態(tài)化”轉(zhuǎn)變。本文結(jié)合國(guó)有資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的使用情況，提出了系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化的建議。

一、新系統(tǒng)的概況

該系統(tǒng)是江蘇省教育廳、財(cái)政廳為省屬高校打造的國(guó)有資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)。各校通過(guò)國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳至省教育廳信息中心，形成了教育廳、高校、院系、教職工分級(jí)監(jiān)管的體系。系統(tǒng)實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的管理模式，對(duì)國(guó)有資產(chǎn)購(gòu)置、使用、變更、處置、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作進(jìn)行管理。

二、新系統(tǒng)使用現(xiàn)狀

（一）加強(qiáng)了數(shù)據(jù)處理功能

在使用該系統(tǒng)前，大部分高校采用單機(jī)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)原系統(tǒng)），原系統(tǒng)只能獨(dú)立運(yùn)行對(duì)固定資產(chǎn)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，由計(jì)算機(jī)記載并核算，僅作為對(duì)單一業(yè)務(wù)和專(zhuān)門(mén)用于資產(chǎn)的管理，尚能滿(mǎn)足一般管理需要。但是對(duì)于資產(chǎn)調(diào)撥、變動(dòng)、報(bào)損等更多操作，原系統(tǒng)都需要資產(chǎn)管理部門(mén)根據(jù)各部門(mén)填寫(xiě)的單子，錄入數(shù)據(jù)和刪除數(shù)據(jù)；固定資產(chǎn)卡片沒(méi)有批量拆分功能，只能依靠人工拆分，不但系統(tǒng)效率低下，還容易出錯(cuò)。

新系統(tǒng)的“卡片管理”、“資產(chǎn)變更”和“資產(chǎn)處置”很好地解決了上述問(wèn)題。

1.“卡片管理”是根據(jù)財(cái)政部關(guān)于固定資產(chǎn)進(jìn)行“一物一卡”的管理要求，系統(tǒng)中所有資產(chǎn)都自動(dòng)生成相應(yīng)卡片；因圖書(shū)、家具兩類(lèi)資產(chǎn)實(shí)際數(shù)量較多，可以一張卡片包含多個(gè)數(shù)量?？ㄆ芾砑瓤蓪?duì)資產(chǎn)卡片信息進(jìn)行變更（數(shù)量、原值、使用部門(mén)、保管人除外），也可對(duì)圖書(shū)、家具類(lèi)資產(chǎn)數(shù)量不唯一的卡片進(jìn)行拆分。

2.“資產(chǎn)變更”可實(shí)現(xiàn)發(fā)生資產(chǎn)調(diào)撥、原值變動(dòng)等情況時(shí)在系統(tǒng)中完成調(diào)整。資產(chǎn)調(diào)撥由調(diào)出方院系管理員在系統(tǒng)中發(fā)起相應(yīng)的新流程，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)置的表格和程序，由院系領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)歸口管理員和調(diào)入方院系管理員、院系領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)里簽字確認(rèn)就可走完流程，不需要人工大量地填寫(xiě)單子、錄入數(shù)據(jù)、刪除數(shù)據(jù),真正實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，既省時(shí)省力，又準(zhǔn)確高效。使用新系統(tǒng)后，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)處理，保證了賬實(shí)、賬賬相符。

3.加快對(duì)賬工作。使用該系統(tǒng)后，資產(chǎn)和財(cái)務(wù)部門(mén)不再用老式方法對(duì)賬，只要財(cái)務(wù)部門(mén)每月在系統(tǒng)中記賬并核對(duì)無(wú)誤后，即可實(shí)現(xiàn)賬賬對(duì)賬工作。一次完成，提高對(duì)賬效率。

（二）方便了數(shù)據(jù)查詢(xún)功能

1.實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)全員查詢(xún)。由于系統(tǒng)獲得互聯(lián)網(wǎng)的支持，所以只要有學(xué)校工號(hào)的教職員工憑任意一臺(tái)可上網(wǎng)的電腦就可以登錄系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)查詢(xún)。

2.查詢(xún)功能多樣。系統(tǒng)的查詢(xún)功能有八項(xiàng)：普通查詢(xún)、高級(jí)查詢(xún)、機(jī)動(dòng)車(chē)、土地、房屋及構(gòu)筑物、待處置資產(chǎn)、已處置資產(chǎn)、按編號(hào)查卡片。用戶(hù)可根據(jù)需要按類(lèi)使用查詢(xún)功能。尤其是普通查詢(xún)中，共設(shè)置了29 項(xiàng)查詢(xún)條件，用戶(hù)可根據(jù)需要，縮小查詢(xún)的范圍，及時(shí)準(zhǔn)確地查詢(xún)到可用信息，強(qiáng)化了系統(tǒng)的整體功能。

3.促進(jìn)相關(guān)工作。全面方便快捷的查詢(xún)功能，不僅可以高效地實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)日常管理，對(duì)與國(guó)有資產(chǎn)相關(guān)的其他工作也有促進(jìn)作用,如每年國(guó)家和省級(jí)上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)表格。

以設(shè)備退稅工作為例，為了鼓勵(lì)科學(xué)研究和技術(shù)開(kāi)發(fā)，促進(jìn)科技進(jìn)步，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)資研發(fā)機(jī)構(gòu)和外資研發(fā)中心采購(gòu)國(guó)產(chǎn)設(shè)備全額退還增值稅。高校屬于對(duì)內(nèi)資研發(fā)機(jī)構(gòu)的范疇，所采購(gòu)的用于教學(xué)與科研的國(guó)產(chǎn)設(shè)備的增值稅可以全額退還，但不包括行政部門(mén)使用的行政設(shè)備。為用好這一鼓勵(lì)政策，高校也積極組織人力開(kāi)展設(shè)備退稅工作。由于大部分高校是小規(guī)模納稅人，購(gòu)進(jìn)設(shè)備的增值稅額不能在稅務(wù)網(wǎng)上直接認(rèn)定退稅，而是需要將一系列資料提交稅務(wù)部門(mén)，再由稅務(wù)部門(mén)發(fā)函調(diào)給銷(xiāo)貨方稅務(wù)部門(mén)確認(rèn)后才能完成。為保證設(shè)備退稅工作的順利進(jìn)行，稅務(wù)部門(mén)包括高校本身也都要求提供真實(shí)準(zhǔn)確詳實(shí)的固定資產(chǎn)資料。因?yàn)橹挥惺褂貌块T(mén)和使用方向這兩個(gè)條件同時(shí)屬于教學(xué)或科研的國(guó)產(chǎn)設(shè)備才滿(mǎn)足退稅要求，否則不僅不予辦理還有“騙稅”嫌疑。在使用該系統(tǒng)前，“使用部門(mén)”等相關(guān)信息只是手工填寫(xiě)在附送的資料上，存在不確定性。隨著系統(tǒng)的推廣使用，基于系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的權(quán)威性和唯一性，“固定資產(chǎn)入庫(kù)單”列入退稅資料的報(bào)送范圍。入庫(kù)單全面詳實(shí)記載了固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用和存放信息，完全符合稅務(wù)部門(mén)有關(guān)設(shè)備退稅的要求。同時(shí)，在采購(gòu)設(shè)備報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)入庫(kù)單的信息就可篩選出符合退稅條件的設(shè)備，簡(jiǎn)化工作程序，減輕了工作強(qiáng)度，并且保證了提供給稅務(wù)部門(mén)資料的真實(shí)準(zhǔn)確，提高退稅工作的效率。

（三）促進(jìn)了信息資產(chǎn)共享

原系統(tǒng)無(wú)法聯(lián)網(wǎng)，管理部門(mén)不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)參與資產(chǎn)管理活動(dòng)，資產(chǎn)信息不能全校共享，造成各個(gè)部門(mén)信息不公開(kāi)、不能在校園網(wǎng)中迅速查詢(xún)到想要的資產(chǎn)信息等一系列的問(wèn)題，影響了高校資產(chǎn)管理水平的提高。

新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的鏈接，相關(guān)管理部門(mén)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)參與各項(xiàng)資產(chǎn)管理活動(dòng)，資產(chǎn)信息實(shí)現(xiàn)了全校共享。

（四）系統(tǒng)設(shè)計(jì)更加精細(xì)化。

1.增加了資產(chǎn)標(biāo)簽打印功能。使用新系統(tǒng)之前，資產(chǎn)標(biāo)簽不能即時(shí)打印，保管人必須先到資產(chǎn)管理部門(mén)領(lǐng)用空白標(biāo)簽，再根據(jù)資產(chǎn)管理部門(mén)提供的資產(chǎn)清單上的資產(chǎn)編號(hào)手工填寫(xiě)空白標(biāo)簽，最后貼至實(shí)物資產(chǎn)上，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)。使用該系統(tǒng)后，資產(chǎn)標(biāo)簽在資產(chǎn)辦好入庫(kù)手續(xù)時(shí)就可即時(shí)打印，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)發(fā)放和粘貼，不僅方便快捷，而且提高了正確率。

2.資產(chǎn)保管落實(shí)到個(gè)人。使用該系統(tǒng)以前，在辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)通常默認(rèn)資產(chǎn)保管人即為辦理入庫(kù)人員，于是出現(xiàn)了一個(gè)部門(mén)資產(chǎn)的保管人名下有許多資產(chǎn)的怪現(xiàn)象。系統(tǒng)使用后避免這種現(xiàn)象的出現(xiàn)：不論經(jīng)辦人是誰(shuí)，系統(tǒng)在入庫(kù)時(shí)就需要填寫(xiě)實(shí)際保管人。實(shí)現(xiàn)了經(jīng)辦人與保管人的相分離，有利于責(zé)任到人，加強(qiáng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的保管，有效防止國(guó)有資產(chǎn)的流失。

三、該系統(tǒng)存在的問(wèn)題及優(yōu)化建議

使用以來(lái)，新系統(tǒng)一直在不斷的修訂、完善，但該系統(tǒng)還有一些細(xì)節(jié)方面需要優(yōu)化。

（一）完善“普通查詢(xún)”功能

本系統(tǒng)中的“普通查詢(xún)”盡管已涉及了很多條件查詢(xún)，但仍舊不夠全面。資產(chǎn)入庫(kù)單中的所有資產(chǎn)信息并不能全部在資產(chǎn)卡片中體現(xiàn)出來(lái)。一些特殊條件的查詢(xún)雖然可以通過(guò)“高級(jí)查詢(xún)”，但“高級(jí)查詢(xún)”里設(shè)置比較繁瑣，操作有一定困難，不能普及推廣。顯而易見(jiàn)，在“普通查詢(xún)”里面選擇查詢(xún)條件遠(yuǎn)比在“高級(jí)查詢(xún)”用起來(lái)簡(jiǎn)單，對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，更易操作。因此建議“普通查詢(xún)”應(yīng)按入庫(kù)單上所有資產(chǎn)信息設(shè)查詢(xún)功能。

（二）增加自定義功能

不同的學(xué)校有不同的資產(chǎn)管理模式，本系統(tǒng)的管理模式單一，不能滿(mǎn)足不同學(xué)校的具體的管理模式，建議添加自定義功能。

1.在“房屋及構(gòu)筑物”入庫(kù)時(shí)，有些高?！胺课荨睔w口資產(chǎn)部門(mén)管理，“構(gòu)筑物”歸口總務(wù)處管理。但由于歸集人只能在一個(gè)部門(mén)的一個(gè)授權(quán)人名下，不能按歸口管理部門(mén)將房屋和構(gòu)筑物分開(kāi)入庫(kù)，只能將房屋和構(gòu)筑物一同入庫(kù)。這種入庫(kù)模式不符合高校的具體管理形式，責(zé)任不清，容易造成日后日常管理和維修的互相推諉扯皮。

2.成批量購(gòu)進(jìn)的資產(chǎn)不能按存放地入庫(kù)，只能按發(fā)票成批入庫(kù)。如購(gòu)進(jìn)學(xué)生公寓床具，不能按照具體存放地點(diǎn)的批量入庫(kù)，不利于資產(chǎn)的保管。

系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在“直接入庫(kù)”中添加“自定義”功能，如使用部門(mén)、使用人、存放地和資產(chǎn)來(lái)源，以便高校根據(jù)自身管理特點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)功能，更好地管好用好國(guó)有資產(chǎn)。

四、總結(jié)

國(guó)有資產(chǎn)是高等教育事業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)保障，管好、用好國(guó)有資產(chǎn)對(duì)高校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。該系統(tǒng)使資產(chǎn)管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，確保了國(guó)有資產(chǎn)的安全完整，優(yōu)化了資產(chǎn)配置，提高了效益。該系統(tǒng)更側(cè)重于資產(chǎn)的貨幣化管理，而相對(duì)忽視了資產(chǎn)的實(shí)物性管理要求。希望高校與上級(jí)主管部門(mén)、軟件公司加強(qiáng)溝通合作，不斷完善系統(tǒng)的科學(xué)性、可操作性，以便對(duì)國(guó)有資產(chǎn)實(shí)行多維、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)監(jiān)管；提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)建科學(xué)的固定資產(chǎn)管理新體系。