國企辦公室秘書溝通協(xié)調的技巧及其要點思考

李娜

摘要：秘書在企業(yè)的經營發(fā)展中起著重要的溝通橋梁作用，特別是在上級與其他部門之間的工作交流與溝通，以及上司與其他公司的交往合作等事項上，秘書都扮演著重要的協(xié)調角色。而對國有企業(yè)而言，辦公室秘書需要具備更高的素養(yǎng)與溝通的技巧，才能夠協(xié)調好方方面面的工作，從而做好本職工作，為公司發(fā)展貢獻力量。文章簡要分析了新時期下國有企業(yè)辦公室秘書應該具備的溝通技巧，并對此要點做出了詳細的說明。

關鍵詞：國有企業(yè)；秘書；溝通與協(xié)調技巧；要點

隨著社會主義市場經濟的發(fā)展，市場上對于人才的要求越來越高，不僅需要他們能夠具備較高的專業(yè)素質，還要有更高的情商與素養(yǎng)。特別是對秘書來說，所擔任的職責工作越來越重要，在企業(yè)發(fā)展中的地位也逐漸提高，這就需要不斷提高秘書的素質，尤其是其溝通能力與協(xié)調能力，從而促進企業(yè)的順利發(fā)展。而對國有企業(yè)而言，傳統(tǒng)秘書負責的工作大都是處理一些文件、接待訪客以及安排簡單的活動等等。在經濟深入發(fā)展下，秘書的責任與工作范圍發(fā)生了一定變化，企業(yè)也更看重辦公室秘書所具備的溝通能力與協(xié)調能力。因此，國有企業(yè)的辦公室秘書需要重視對自身素質的培養(yǎng)，重視溝通與協(xié)調技巧的養(yǎng)成。

一、國有企業(yè)辦公室秘書的溝通與協(xié)調的技巧

（一）秘書在與領導交流時所需要具備的溝通技巧

從國有企業(yè)的組織結構上來看，辦公室秘書處于企業(yè)的中心樞紐位置，一方面，需要跟上級領導以及下級同事進行接觸，及時傳遞他們之間的信息；另一方面，也需要負責客戶與領導之間的溝通問題，協(xié)調好二者的關系，從而來維持企業(yè)的正常運轉。

對國有企業(yè)辦公室秘書來說，在和上級領導的溝通時需要重視幾個方面的問題。首先，秘書需要對自身有一個正確的定位，時刻牢記自己是一個助理的身份，在溝通的時候不能夠做出超出自身職權范圍的事情，并且還要保持理智與界限，在向上級匯報工作的時候，不能夠過問到領導的私生活；其次，在向領導匯報工作的時候，要做好萬全的準備，匯報的內容要簡單明了，且有條理性。對于領導而言，每天要面臨著巨大的工作壓力，處理的事項極多，而秘書工作的一項重要內容就是要做好對各種信息的篩選工作，匯報的工作能夠簡單明了且抓住重點，而不是不經過篩選就將內容全部匯報到領導，這樣在無形之中會增加領導的工作負擔，同時這也是“無能力”表現(xiàn)；最后，辦公室秘書應該具有高情商，善于與人打交道，對于不同類型的領導人應該能夠靈活的采取不同的溝通技巧。而對于國有企業(yè)的辦公室秘書來說，由于國有企業(yè)的發(fā)展規(guī)模大，且企業(yè)的組織結構具有自身的特征，辦公室秘書需要與不同的領導進行溝通。因此，在日常的工作中要多培養(yǎng)自身的溝通能力，學會在面對不同類型的領導的時候能夠采取不同的溝通方法。例如，在與處事冷靜型的領導進行溝通的時候，對于領導的性格就難以捉摸，不好把握。這時候就要求辦公室秘書能夠在日常的工作中善于觀察，從領導的日常工作中盡可能的了解到更多的信息，分析領導的性格及其處事風格。除此之外，辦公室秘書還需要在工作中多征求領導的意見，而不是任意事情都自己做決定，從而提高辦事的效率。而對于雷厲風行的領導人來說，這類型的領導通常會更加偏愛于性格直爽、辦事效率高的助手，這就需要秘書在日常的工作處理上能敢于表現(xiàn)出自身的才能，在處理事情上能夠大膽的提出自身的想法。但是，在表現(xiàn)自己的時候也需要重視把握一個度，否則很可能會適得其反。

（二）秘書在與同事交流時所需要具備的溝通技巧

對秘書而言，同事是工作中主要交流的一大主體，做好與同事之間的溝通交流工作有利于提高信息傳達質量，提高秘書的工作效率。因此，對于國有企業(yè)辦公室秘書而言，秘書應當具備較強的溝通技巧與溝通方式。

一是在和同事溝通的時候，要做到誠信與寬容待人。在人際交往中，誠信是最基本的原則。秘書在和同事溝通的過程中，需要遵循誠信的原則。不要輕易做出承諾，而在做出承諾的時候需要考慮到自己是否能夠做到，對于承諾的事情在無法兌現(xiàn)的時候，需要及時向對方說明原因，并且征求對方的原諒。此外，秘書在和同事溝通的時候，還應該保持有一顆寬容的心。對于因同事疏忽而造成的小錯誤，需要用寬容的心去理解對方，原諒對方，從而提高自己行為處事的能力，在工作中樹立威信，提高工作的執(zhí)行能力。

二是秘書在和同事交流的時候，需具備團隊的精神。秘書應該以企業(yè)的利益為重，樹立全局意識。對國有企業(yè)而言，內部的員工過多，辦公室秘書并不是一個獨立的個體，而是需要和不同的部門、同事進行交流，這就需要辦公室秘書具備一定的團隊意識。在開展團隊工作的時候，能夠敢于承擔自身的職責，做到力所能及的事情。并且遇到事情不能斤斤計較，而是要保持有一顆寬容的心，這樣才有利于提升企業(yè)的內部氛圍，提高工作效率。

三是秘書在和同事的溝通中，要尊重他人，待人要隨和，不傲慢。尊重是人與人交流和交往中具備的一個基本原則，每個人都希望能夠得到對方的尊重。而對于秘書而言，尊重他人更是溝通中的一個技巧，在工作中注意自身的言語表達，不與人亂開玩笑，議論他人是非，而是要平等對待每一個同事，做到公平，才能夠融洽與同事的關系。

（三）秘書在與客戶交流時所需具備的溝通技巧

秘書還有一個重要的工作職責就是要接待公司的客戶。而在與客戶的溝通中，秘書便代表著企業(yè)的形象，因此，秘書需要具備一定的素養(yǎng)與禮儀。首先，秘書要重視禮儀，保持微笑。秘書在和客戶的交往過程中，需要保持好自身的良好形象，禮貌的對待每一個客戶，給予客戶最美好的印象；其次，在和客戶的溝通中，秘書還要做到換位思考。秘書在與客戶溝通的過程中，對于客戶提出的問題，要不耐其煩的為其解答，盡可能站在客戶的角度上思考問題，給客戶提供專業(yè)化的服務，從而向客戶展現(xiàn)公司的形象與文化，促成企業(yè)合作。

二、秘書在溝通與協(xié)調工作中的要點分析

（一）秘書在溝通與協(xié)調的過程中要態(tài)度謙和

溝通是一門藝術，十分復雜，并不僅僅是簡單的文字堆砌。秘書具備良好的溝通技巧能夠幫助自身更好的協(xié)調好與周邊人的人際關系，有利于促進工作的順利開展。對于秘書而言，在開展協(xié)調工作之前，不管是對于上級、同事還是客戶，都需要事先做好自身的定位，能夠有一個明確的自我意識，注重自己的溝通言語與心態(tài)，態(tài)度要謙和，尊重他人，善于傾聽別人的心聲，這樣才有利于提高溝通的效率，做好協(xié)調工作，從而推動企業(yè)工作的順利進行。

（二）秘書在溝通與協(xié)調的過程中語氣要盡量委婉

語言與語氣表達是一門極其重要的學科，而秘書在溝通的時候，不僅要重視自己的語言表達，還要重視自己的語氣表達。無論是對領導、客戶還是同事，過于直接、態(tài)度強硬的語氣都會給人留下一個不好的印象，甚至可能加重雙方之間的矛盾。這樣不但會影響到與他人間的溝通協(xié)調，還會影響到企業(yè)的對外形象。

（三）秘書在溝通與協(xié)調的時候要精準、及時

信息的傳達要求實時、精準，而對于秘書的溝通與交流工作來說，二者同樣十分重要。對于國有企業(yè)辦公室秘書來說，秘書需要及時向同事傳達領導的重要決策，并能夠將下級的執(zhí)行情況及時反饋到領導那，使領導能夠根據(jù)信息及時進行調整。而秘書在傳達信息的時候，要能精準的把握其中的重點，比如信息反映的內容要把握明確，信息該向誰反映，不能向誰傳達等等，都需要秘書能夠明確把握其中的尺度。

三、結語

對于國有企業(yè)而言，發(fā)展規(guī)模一般都較大，加之員工多，部門數(shù)量也多，因此在日常的工作中難免存在溝通交流不暢的情況。這就需要辦公室秘書能夠擔任起溝通交流的橋梁，協(xié)調好企業(yè)內部的關系，包括和領導、同事以及客戶等等之間的關系。這就要求辦公室秘書能夠具備較強的溝通能力，能夠靈活使用溝通的技巧與方法，從而在實際工作中，取得更好的效果。

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（作者單位：中國港灣工程有限責任公司）