淺談公文智能交換系統(tǒng)在黨政機關(guān)單位中的應(yīng)用

夏季文，李冠楠,2

（1. 航天開元科技有限公司，北京 100045；2. 中車二七車輛有限公司，北京 100076）

0 引言

為積極貫徹《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》、《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》等國家重要政策和戰(zhàn)略，深入實施電子政務(wù)工程，政府信息化已成為整個信息化體系建設(shè)中的關(guān)鍵。隨著計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及自動化技術(shù)在政府辦公中的廣泛應(yīng)用，大量的公文信息可進行電子公文網(wǎng)絡(luò)傳輸。但仍存在大量的紙質(zhì)公文，由于其機要保密和憑證特性等要求，必須以實物的方式進行傳遞、處理和留存。長期以來，各級黨政機關(guān)及企事業(yè)單位的公文工作還是沿用各種手工“登記簿”進行文件信息手工辦理的傳統(tǒng)模式，存在著手工簽收誤差大、統(tǒng)計查詢不便、路徑追蹤困難、科學(xué)規(guī)范化程度不高、人工督辦效率低、信息資源無法共享等問題，這種當前已經(jīng)落后的工作模式中的一些客觀因素是制約管理水平和工作效率進一步提高的瓶頸，很難滿足新時期黨和國家不斷提出的提高機關(guān)公文辦理業(yè)務(wù)的智能化、特色化、高效化的工作要求，也易因人為疏忽可能造成公文流轉(zhuǎn)、交換過程中發(fā)生錯發(fā)或丟失的現(xiàn)象，且因無法進行及時準確的追蹤與糾錯，導(dǎo)致問題不能得到快速解決，甚至可能造成失密等嚴重后果。因此，實現(xiàn)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的政府機關(guān)機要公文交換作業(yè)的全面信息化管理已成為電子政務(wù)信息化建設(shè)工作的一個重要領(lǐng)域。

一 系統(tǒng)概述

紙質(zhì)公文（文件或信件）智能交換管理系統(tǒng)是針對上述問題的全新解決方案。該系統(tǒng)利用公文條碼自動識別技術(shù)、智能公文交換箱及相關(guān)信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)過程的信息化管理，將文件的相關(guān)信息（如發(fā)文單位、文號、標題、緊急程度等）生成二維條碼附在文件上，通過智能公文交換箱中的條碼識讀裝置來識讀和記錄紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)的全部信息，運用“以安全保密為前提、以條碼規(guī)范為基礎(chǔ)，以智能交換為核心、以業(yè)務(wù)軟件為工具”的設(shè)計思路，根據(jù)三員分立管理模式，對公文管理和交換運轉(zhuǎn)的全過程實現(xiàn)了信息化、規(guī)范化、高效化管理。這一系統(tǒng)的建立，解決了以往公文流轉(zhuǎn)過程中手工登記簽收責任不清、勞動強度大、數(shù)據(jù)不準確、查詢統(tǒng)計難等歷史難題。

系統(tǒng)遵從我國政務(wù)信息化所要求的業(yè)務(wù)過程規(guī)范化、數(shù)據(jù)模型標準化和信息資源共享的原則，在統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一標準的基礎(chǔ)上，確保各級政府部門使用統(tǒng)一的條碼識別和系統(tǒng)應(yīng)用標準，在各單位內(nèi)部以及各單位縱橫向用戶間，形成機要文件流轉(zhuǎn)全程暢通的信息化管理渠道。

二 智能公文交換箱硬件設(shè)備

智能公文交換箱是紙質(zhì)公文智能交換系統(tǒng)中的核心硬件設(shè)備，可由一個或多個分戶箱格組成，根據(jù)型號的不同，條碼掃描裝置可采用共享式或分離式進行設(shè)計，可高速準確地識讀對分發(fā)、交換、投遞的機要公文進行合法性識讀，動態(tài)顯示箱內(nèi)投件存量、各戶發(fā)件量、誤操作、運行狀態(tài)等信息。實現(xiàn)了機要文件的智能登記、智能收取、投箱提示、流轉(zhuǎn)跟蹤以及自動提醒等功能。

智能公文交換箱每個分戶箱格代表一個收件單位，實現(xiàn)收件單位的獨立操作，也可根據(jù)用戶要求定制化設(shè)計。在系統(tǒng)中，參與交換的各個單位（部門）都設(shè)有“智能公文交換箱”，幫助用戶實現(xiàn)機要公文在無人看管的條件下的自動收取與簽收。系統(tǒng)準確自動地記錄文件交接細節(jié)，包括文件號、執(zhí)行人、時間、收發(fā)件單位、密級、緊急程度等信息，自動打印交接清單，不必進行人工面對面的手工登記簽收。為各交換部門提供了必要的交換途徑和管理設(shè)施，改善現(xiàn)有交換環(huán)境。

不同系列的交換箱示意圖

取件控制柜是智能公文交換箱的配套控制設(shè)備，內(nèi)部集成多功能電子時鐘、圖像采集裝置、顯示裝置、身份認證裝置等設(shè)備部件，供各取件人員完成身份認證、開箱取件和清單打印等業(yè)務(wù)工作。

條碼打印機與條碼掃描槍是智能公文交換箱配套的專用交換設(shè)備，實現(xiàn)對公文條碼的打印和掃描識讀，便于系統(tǒng)進行信息存儲，掃描投箱流轉(zhuǎn)。

取件控制柜示意圖

三 軟件功能

公文智能交換管理系統(tǒng)以安全、穩(wěn)固的J2EE作為開發(fā)和運行的平臺，在數(shù)據(jù)傳輸上全面采用了基于XML的WEB SERVICE技術(shù)，提供了跨平臺的接口以供調(diào)用，能夠與不同公司開發(fā)的辦公自動化產(chǎn)品進行連接，為用戶提供公文交換、跨部門信息共享、網(wǎng)上協(xié)同辦公等一系列完整的解決方案。在業(yè)務(wù)軟件上主要實現(xiàn)以下部分功能：

（1）業(yè)務(wù)管理平臺：實現(xiàn)機要文件及信件收發(fā)信息的快速掃描登記、文件擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、條碼標簽制作、投箱分發(fā)、流轉(zhuǎn)跟蹤、歸檔辦結(jié)、留存銷毀等電子化管理，便于信息存儲、統(tǒng)計、檢索以及限時辦理件的督辦、催辦、急件待辦提醒操作等管理，利用條碼對公文流轉(zhuǎn)交換信息進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)、身份識別等技術(shù)對所有工作人員投遞的公文進行全過程追蹤，以規(guī)范流程、明確責任、保障安全、提高效率。

（2）文件智能交換：通過智能公文交換箱，掃描文件條碼完成智能投件分發(fā)、計數(shù)和開箱取件自動完成取件簽收、自助打印取件清單，由交換箱自動記錄跟蹤文件交換過程等多方位管理。

（3）糾錯管理：針對文件登記、投遞、交換中出現(xiàn)錯誤的問題和外部單位退回的文件處理，系統(tǒng)提供進行糾錯的功能。

（4）查詢統(tǒng)計：系統(tǒng)提供對收發(fā)文件的詳細信息進行查統(tǒng)計的功能。查詢信息包括發(fā)件單位，收件單位、緊急程度、投箱時間等，并可將查詢到的結(jié)果打印出來；對于統(tǒng)計可以按時間、緊急程度等統(tǒng)計文件數(shù)量?？缮蓵r段統(tǒng)計圖形報表、類別統(tǒng)計圖形報表，進行編輯打印。

（5）自助服務(wù)關(guān)聯(lián)：實現(xiàn)各交換單位的身份自動識別、圖像捕捉、條碼標簽打印、箱門自動開啟、清單打印、自助信息查詢等功能，供各交換員實現(xiàn)一體化自助服務(wù)。

（6）系統(tǒng)應(yīng)用管理（三員分立）：進行用戶管理、角色管理、證卡維護、交換箱配置、外設(shè)維護、用戶權(quán)限管理、安全管理、審計管理等系統(tǒng)應(yīng)用管理工作。

（7）交換箱監(jiān)控平臺：實現(xiàn)對交換箱箱組數(shù)據(jù)采集、箱組狀態(tài)監(jiān)視、設(shè)備控制、監(jiān)控日志生成以及箱存信息瀏覽以及對誤投的文件進行糾正的管理。

（8）急件提醒服務(wù)：可提供多種急件提醒方式（包括語音提醒、短信提醒、網(wǎng)絡(luò)對話框提醒等）進行催取急件，加快辦理效率。

公文智能交換系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用，可實現(xiàn)上下級單位及內(nèi)部單位間公文的全面管理、信息共享，既能收的了、發(fā)的出，又能查的清、退得回；計算機對進入系統(tǒng)進行操作的所有工作人員的操作節(jié)點訪問、公文流轉(zhuǎn)的內(nèi)容進行全程跟蹤，有效的避免了流轉(zhuǎn)過程中因工作移交、工作授權(quán)、公文簽收不及時而帶來的辦件處理不及時、發(fā)生差錯以及責任不清等現(xiàn)象，對提高公文處理質(zhì)量和工作效率起到重要的支撐和保障作用。目前，紙質(zhì)公文智能交換管理系統(tǒng)已在中辦、在京部委以及各地省、市直機關(guān)單位等全國上百家黨政軍公檢法單位成功應(yīng)用。

[1] 《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》中辦發(fā)〔2012〕14號.《CPC Central Committee and State Council General Office On the issuance of〈party and government organs working documents Ordinance〉notice 》[2012] No. 14.

[2] 《機關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》中秘文發(fā)〔2005〕56號.《In the code of use of 2d barcode in government documents》[2005] No. 56.

[3] 《公安部、國家保密局、國家密碼管理局、國務(wù)院信息化工作辦公室秘書科關(guān)于印發(fā)〈信息安全等級保護管理辦法〉的通知》公通字〔2007〕43號.《Ministry of Public Security, State Secrecy Bureau, national password administration State Department Secretariat Session Notice on Printing and Distributing〈 information security level protection management method 〉》[2007] No.43.