高校檔案管理工作研究

李艷杰

(吉林建筑大學，長春 130118)

高校檔案管理工作研究

李艷杰

(吉林建筑大學，長春 130118)

高校檔案是記錄高校歷史發(fā)展軌跡以及校園文化特色的關鍵材料，高校檔案凝聚了高校歷任領導和教職員工的心血和精力，對高校的建設和發(fā)展意義重大。隨著我國高校檔案管理工作的發(fā)展，進一步加強高校檔案管理工作已成為當前我國教育教學領域的重要議題。

高校；檔案管理；制度

Abstract: Archives of colleges and universities are the key materials to record the historical development of colleges and universities and the characteristics of campus culture. The archives of colleges and universities are the painstaking effort of university’s leadership and faculty, which is of great significance to the construction and development of colleges and universities. With the development of archives management in colleges and universities, it is an important topic in the field of education of China to further strengthen archives management of colleges.

Keywords: Colleges and universities; Archives management; System

對高校檔案管理工作進行分析研究是我國教育教學領域的一大重要內(nèi)容，高校發(fā)展是為了更好的培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才，高校檔案是記錄這一人才培養(yǎng)的專業(yè)數(shù)據(jù)，此次對高校檔案管理工作進行分析，應從加強高校檔案管理工作的意義入手，并針對如何加強高校檔案管理工作展開討論。

1 高校檔案管理工作的意義

高校檔案是指高校的教師團隊和各個部門的負責人及職工在長期的教育教學過程中共同組織歸納整理，最后形成一個涵蓋了教學、管理、教育制度建設等多方面的綜合性材料。一個合格的高校檔案會詳細記錄一個學校的起源、成長、成熟的歷史軌跡，高校檔案也是全校領導集體以及廣大教職員工的教學能力、管理能力、個人素質(zhì)等綜合素質(zhì)的真實反應，這是高校將黨的教育方針以及自身的辦學特點與校園文化相結(jié)合、提高院校自身的教學能力和教學水平的有效舉措。高校是生產(chǎn)高等教育人才的基地，為當前社會發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才是高校發(fā)展的核心，也是高校的職責。高校檔案是當前高校教育、教學活動中的真實記錄，檔案可以采用不同的形式真實地反映出高校最基本的教育教學活動，它能以最科學有效的方式來評價高校的綜合辦學水平。這種含金量大、影響深遠的綜合性檔案必定會受到高校自身以及相關部門的高度重視，根據(jù)高校檔案的實際數(shù)據(jù)來采取相應的措施，不斷加強對高校各方面的管理。

2 加強高校檔案管理工作的幾點措施

2.1 進一步完善高校檔案制度建設

制度的規(guī)范性和科學性是最終執(zhí)行結(jié)果的有效保證，在我國高校檔案管理工作中，同樣需要一套先進的、構(gòu)架清晰的制度來對高校的各項管理做指導，高校要在各級教育主管部門的指導和配合下，結(jié)合高校檔案管理工作的實際情況，制定科學合理的分類匯總表和檔案保管年限表，將檔案進行層次劃分，有計劃有組織的對其進行保管，及時下架已經(jīng)失去價值和過期的檔案，并將學校全新的數(shù)據(jù)信息記錄到檔案中，將新的檔案信息融入高校檔案數(shù)據(jù)庫中。除此之外，各大高校還要建立檔案管理問責制度，并根據(jù)高校的實際情況建立工作目標激勵機制。使其能夠在日常的檔案管理中，將責任真正落實到個人身上，進一步明確檔案管理機構(gòu)每個人的工作范圍和應當承擔的責任，并定期考核高校的檔案數(shù)據(jù)情況，隨時抽檢檔案信息，不斷提高檔案工作質(zhì)量，加強工作的科學性和規(guī)范性，以科學的方法來規(guī)范相關行為。

在進一步落實高校檔案管理工作時，最好是按照季度、月份劃分來確定每一階段的工作目標。在工作目標的不斷引導下確定每一階段的工作計劃，高校管理層還可以對如期完成工作的管理人員給予獎勵，對未完成預期工作的管理人員給予處罰，以此來引領高校的檔案管理人員，使其真正意識到高校檔案管理工作的重要性，并思考如何高效的完成檔案工作計劃，建立一套按要求歸檔立卷、按標準淘汰更新、系統(tǒng)的高校檔案管理工作制度。這一制度的確立提高了高校檔案的管理層次，對促進高校檔案管理工作的進一步發(fā)展起到了非常重要的作用。

2.2 建立健全的機構(gòu)管理體系

高校領導層是高校教職員工隊伍的精神領袖，建立全面系統(tǒng)的機構(gòu)管理體系一定要從高校領導層入手，提高高校領導層對檔案工作的重視程度。高校領導層可以通過學校的日常例會和特別會議，不斷強調(diào)高校檔案管理工作的實際意義，讓所有的干部和教職員工都能夠真正理解這一工作的意義，并將其落到實處。還可以組織全體干部和教職員工一起學習《檔案法》，從法律的高度來闡述高校檔案管理工作對整個高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要性。在此期間，高校領導一定要起到先鋒模范帶頭作用，以國家《檔案法》中各項要求為準則，建立一個自上而下的學習氛圍，讓每一個人都提高對檔案管理事業(yè)的認同感，讓每一位教職員工都能夠承擔起自己身上的那份責任和義務，共同為高校的檔案管理工作貢獻能量。

結(jié)合本校的實際情況，創(chuàng)建一套完整的集高校檔案分類、更新、管理等功能于一體的高校檔案管理機構(gòu)。確立校園檔案管理工作領導小組，并根據(jù)小組的相關要求來組織高校的檔案管理工作。在設立校園檔案管理工作小組時，要嚴格挑選小組成員。小組成員都是由高校的領導集體和經(jīng)驗豐富的圖書館管理人員共同組成的，小組人員共同來探討高校檔案室的設備購買、修建經(jīng)費以及檔案室的用房等硬件問題和檔案管理人員的一些人事安排，并針對如何構(gòu)建一個覆蓋全校的檔案管理信息網(wǎng)絡軟件問題，確保高校檔案管理工作和學校的教育教學事業(yè)都能做到協(xié)調(diào)有序發(fā)展。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務能力

在高校檔案管理工作中，直接接觸檔案的檔案管理人員擔負著極大的使命，在工作中檔案管理人員所承擔的責任是巨大的，直接影響整個高校檔案管理工作的最終效果。因此，要求高校檔案管理人員一定要努力提高自身的學識水平，不管是在知識上還是技術上，都要不斷學習，不斷提升自我的綜合水平。要求高校檔案管理人員一定要嚴格要求自己，規(guī)范自身的行為。還要經(jīng)常組織檔案管理人員進行培訓和交流，對檔案管理人員的專業(yè)技能進行重點培訓，加大對檔案管理人員的資本投資，這是提高檔案管理人員業(yè)務能力的主要方法。只有加大了檔案管理人員的資本投資，高校檔案管理的質(zhì)量才能得到進一步提升。對檔案管理人員的思想道德教育培養(yǎng)也是不容忽視的。接觸檔案的管理人員要做到愛崗敬業(yè)，了解高校檔案的起源和發(fā)展，以正確的人生觀和價值觀來對待高校檔案，不斷強化檔案管理人員的敬業(yè)精神和服務意識，讓檔案管理人員在檔案管理工作中找到自身的工作追求和人生價值。只有這樣，也能夠促進檔案管理人員更好的投身于高校的檔案管理工作中，才能培養(yǎng)出合格的、高素質(zhì)的檔案管理人員，才能提升高校檔案管理工作的整體效率，推動高校檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

3 結(jié)語

高校檔案管理工作是我國高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要組成部分。在我國教育教學中，高校的教學任務量巨大，高校的檔案數(shù)據(jù)又是高校培養(yǎng)人才、創(chuàng)新教學模式的有力見證，為高校各方面的發(fā)展都提供了數(shù)據(jù)支持。高校的檔案管理是高校不斷推進向前發(fā)展的助推力。一定要以正確的眼光來看待高校檔案管理的重要性，與此同時，還要建立一個科學合理的執(zhí)行方案，只有這樣，才能更好地推動我國高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

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Onstrengtheningthearchivesmanagementofcollegesanduniversities

LI Yan-jie

(Jilin Jianzhu University, Changchun 130118, China)

G647.2

B

1674-8646(2017)17-0104-02

2017-06-15

李艷杰(1964-)，女(回族)，副研究館員。