醫(yī)學(xué)高等院校畢業(yè)生檔案管理芻議
——以檔案丟失為例

黃 劍

(山東濰坊醫(yī)學(xué)院，山東 濰坊 261053)

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醫(yī)學(xué)高等院校畢業(yè)生檔案管理芻議
——以檔案丟失為例

黃 劍

(山東濰坊醫(yī)學(xué)院，山東 濰坊 261053)

本文通過列舉醫(yī)學(xué)高等院校畢業(yè)生檔案材料丟失的情況，闡述了學(xué)生檔案材料丟失的原因及其引發(fā)的后果，詳細(xì)論述了針對(duì)學(xué)生檔案材料丟失情況而實(shí)行的具體可行的做法，并在此基礎(chǔ)上提出了一些個(gè)人建議。

檔案；檔案管理；醫(yī)學(xué)類高等院校；畢業(yè)生

1 我校學(xué)生檔案室情況簡(jiǎn)介

我校屬于醫(yī)學(xué)院校，近幾年逐步擴(kuò)展為綜合性大學(xué)。學(xué)生檔案室隸屬于學(xué)生處大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，共管理學(xué)生檔案2萬余份。自去年起，將存放于各院系新興小專業(yè)(如:口腔醫(yī)學(xué)、麻醉學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、護(hù)理學(xué)等專業(yè))的學(xué)生檔案進(jìn)行了統(tǒng)一收集歸檔，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案的統(tǒng)一集中規(guī)范管理。

2 以我校為例，列舉畢業(yè)生檔案材料丟失情況及原因

A.高中檔案。新生報(bào)到時(shí)一般都是個(gè)人攜帶其高中檔案，也有一部分是通過學(xué)校轉(zhuǎn)遞。經(jīng)過近兩年的統(tǒng)計(jì)分析，高中檔案丟失率為2%。集中體現(xiàn)在山東省以外的考生像山西、江蘇(夢(mèng)溪)、吉林等省份和一小部分往屆復(fù)讀生及異地高考學(xué)生(學(xué)籍在省內(nèi)但去省外高考或戶籍在省外而本人一直在省內(nèi)讀書，如:山東學(xué)生去內(nèi)蒙古、黑龍江、新疆等地參加高考)。他們的檔案中僅存高考檔案(如:高考志愿表、報(bào)考登記表、高考試卷等)而缺失其高中檔案材料。而通過學(xué)校轉(zhuǎn)遞的檔案又有少量檔案由于個(gè)別輔導(dǎo)員責(zé)任心不強(qiáng)，未做好交接登記手續(xù)導(dǎo)致少量學(xué)生檔案的丟失。B.錄取通知書和準(zhǔn)考證。這部分材料主要是考生忽視所致。有的是不小心弄丟，有的則遺落家中。C.實(shí)習(xí)鑒定材料和黨團(tuán)材料。這兩種材料一般在出借時(shí)易造成丟失。如:護(hù)理學(xué)院的學(xué)生在考護(hù)士資格證時(shí)一般需要用到實(shí)習(xí)鑒定簿以便政審，而新生在入學(xué)之初校團(tuán)委及校組織部門要對(duì)其在高、初中階段發(fā)展的共青團(tuán)員和中共黨員身份進(jìn)行審查。如果借方延誤或忘記歸還，出借方忘記催還就很容易造成檔案材料的丟失。D.高校學(xué)生畢業(yè)生登記表。一般都是畢業(yè)時(shí)檔案材料錯(cuò)裝或漏裝造成的。少數(shù)學(xué)生是因?yàn)楫厴I(yè)成績(jī)不合格需補(bǔ)考或掛科太多而未有該檔案材料。E.獎(jiǎng)勵(lì)材料。各院系年級(jí)辦在接收到學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料后沒有及時(shí)歸檔，還有因年級(jí)辦輔導(dǎo)員換人太頻未及時(shí)交接導(dǎo)致此部分檔案材料的丟失。F.學(xué)生檔案。轉(zhuǎn)遞時(shí)檔案轉(zhuǎn)遞詳細(xì)地址填寫不清、所填地址無管理檔案資格、地址填寫不詳細(xì)，有收件單位地址而無收件單位名稱或地址填寫錯(cuò)誤(地址已遷)、未報(bào)到、轉(zhuǎn)遞方式不規(guī)范(如:檔案自帶、郵政速遞等)、考研分批次調(diào)檔(考研政審調(diào)檔和畢業(yè)時(shí)調(diào)檔)等原因造成學(xué)生檔案丟失。G.報(bào)到證副本。學(xué)生不清楚其作用將其誤認(rèn)為和正本作用相同，而將其隨意放置從而導(dǎo)致報(bào)到證副本丟失。

3 丟失后果

A.在用人單位人事部門招聘人才、組織部門選拔或提拔干部時(shí)，影響政審致使就業(yè)、晉升機(jī)會(huì)喪失。B.影響工資的正常轉(zhuǎn)正、定級(jí)。C.在國(guó)家事業(yè)機(jī)關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)審中不能及時(shí)申報(bào)。D.各類證明，如:考研考博證明、出國(guó)政審等無法開具。E.辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、提前退休等各種社會(huì)福利待遇時(shí)，將給個(gè)人造成無法挽回的損失。

4 我校具體做法

A.建立健全學(xué)生檔案規(guī)章制度。筆者結(jié)合個(gè)人工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，針對(duì)我校學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況，特制訂了《濰坊醫(yī)學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法》。B.重點(diǎn)健全并完善了借查閱學(xué)生檔案規(guī)章制度。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》制作了《濰坊醫(yī)學(xué)院借查閱學(xué)生檔案申請(qǐng)表》，使得學(xué)生檔案管理工作有法可依、有據(jù)可查，嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理工作程序[1]。C.大力加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作知識(shí)的宣傳力度，出版發(fā)行學(xué)生檔案知識(shí)小冊(cè)子，人手一冊(cè)。在新生開學(xué)之際，組織由各院系、各班長(zhǎng)和團(tuán)支部書記組成的新生檔案接收工作培訓(xùn)班，以推廣普及學(xué)生檔案知識(shí)?，F(xiàn)已取得成效。D.建立了科學(xué)規(guī)范的密集型檔案架管理模式?，F(xiàn)有在校專、本、專升本學(xué)生檔案2萬余份，流動(dòng)性強(qiáng)，工作量大，為實(shí)現(xiàn)全校學(xué)生檔案管理工作的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視下配備了全省高等院校中最先進(jìn)、最具現(xiàn)代化的檔案密集架設(shè)備。E.將分散于各院系2008—2009級(jí)的學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集并組織專人進(jìn)行集中整理并歸檔。初步實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案科學(xué)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理，為我校下一步學(xué)生檔案的電子化、數(shù)字化管理和定級(jí)達(dá)標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)而有利的基礎(chǔ)。F.在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式上嚴(yán)格按照魯人社廳[2012]400號(hào)文件精神的要求執(zhí)行。聯(lián)系河北廊坊燕京印務(wù)有限公司印制了具有濰坊醫(yī)學(xué)院特色的機(jī)要信封兩種(一種用于升學(xué)和就業(yè)，另一種用于未就業(yè))。我校學(xué)生檔案全部通過當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信局機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由專人直接送至接收部門，不得郵寄，嚴(yán)禁學(xué)生個(gè)人攜帶檔案。在2012年上半年的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，共轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案3 460份，無一人檔案退回。得到學(xué)生的一致好評(píng)。G.建立《濰坊醫(yī)學(xué)院學(xué)生檔案材料移交登記簿》和《收集學(xué)生檔案登記表》，將平日里收集到的各種學(xué)生檔案材料進(jìn)行登記并整理歸檔。使得散裝材料既來源有據(jù)可查又能完備歸檔，以免學(xué)生檔案材料丟失后查無對(duì)證。H.對(duì)于缺失的學(xué)生檔案材料下發(fā)通知要求補(bǔ)齊:第一，高中檔案缺失。a.回原所在高中補(bǔ)齊，加蓋原所在高中公章。b.開具證明:XX，性別，出生日。原系我校XX級(jí)學(xué)生，XX——XX年在我校讀高中。在我校學(xué)習(xí)期間成績(jī)合格，業(yè)已畢業(yè)。其高中畢業(yè)證編號(hào)是: XXXX。因高中畢業(yè)生登記表不慎丟失特此證明。XX中學(xué)。XX年XX月XX日(現(xiàn)日期)加蓋中學(xué)教務(wù)處公章。第二，準(zhǔn)考證缺失回各招辦開證明。我縣考生XX同學(xué)，性別，于XX年報(bào)名參加全國(guó)普通高考，準(zhǔn)考證號(hào): XXXX。 報(bào)考科類:普通理科。高考成績(jī):XX分。錄取到濰坊醫(yī)學(xué)院XX專業(yè)學(xué)習(xí)。因準(zhǔn)考證不慎丟失，特此證明。XX縣招生辦并加蓋公章。XX年XX月XX日。第三，錄取通知書缺失，可詢問校教務(wù)處考務(wù)中心。第四，團(tuán)材料缺失到原入團(tuán)所在學(xué)校開具證明。XX，性別，原系我校高中部或初中部學(xué)生。XX年XX月XX日加入中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)。團(tuán)員證號(hào)為: XXXX。因入團(tuán)志愿書不慎丟失特此證明。XX中學(xué)團(tuán)委。時(shí)間。加蓋校團(tuán)委公章。

5 建議

A.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視。B.為了增加學(xué)生檔案知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的檔案安全、規(guī)范、保密意識(shí)，開設(shè)新生檔案知識(shí)講座。讓學(xué)生們?nèi)媪私鈾n案知識(shí)，充分意識(shí)到干部人事檔案在其個(gè)人日后各方面發(fā)展中所起到的重要作用。C.新生入學(xué)時(shí)，檔案最好統(tǒng)一由原所在高中、專科學(xué)校通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞。固定學(xué)生檔案接收單位(校教務(wù)處或校學(xué)生處)。D.認(rèn)真做好每一屆新生檔案接收工作。制定嚴(yán)格規(guī)范的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)接登記制度。E.嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案借查閱規(guī)章制度。一旦出借應(yīng)及時(shí)催要。F.建立學(xué)生檔案聯(lián)絡(luò)員制度。各院系配備1～2名兼職檔案員，由專職輔導(dǎo)員擔(dān)任。G.吸收引進(jìn)或招聘檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)方面人才。高等院校學(xué)生檔案管理不僅需要檔案學(xué)專業(yè)的人才，更需要其他一些學(xué)科人才，如:計(jì)算機(jī)、信息安全等，是當(dāng)前所迫切需求的。H.檔案人員應(yīng)定期參加檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班組織的學(xué)習(xí)，且具有國(guó)家相應(yīng)機(jī)構(gòu)承認(rèn)并頒發(fā)的檔案管理人員崗位資格證書。I.干部人事制度改革的同時(shí)實(shí)際上也存在著輔導(dǎo)員人員流動(dòng)頻繁的現(xiàn)狀。建議分管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員聘任期在3～5年(醫(yī)學(xué)院校?？粕?年、本科生5年)，以免造成學(xué)生日常檔案材料(各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等)因輔導(dǎo)員頻繁調(diào)動(dòng)而丟失的情況。

[1] 中共中央組織部.干部檔案整理工作細(xì)則[S].1991-03-29.

On the archives management of graduates of medical colleges and universities—taking the loss of file as an example

HUANG Jian

(Shandong Weifang Medical College, Weifang 261053, China)

This paper expounds the causes of the loss of students′ archival material and the consequences of the loss of the archival material of graduates of medical colleges and universities. It elaborates the concrete and feasible practices for the loss of students′ archives, and some personal suggestions were made on this basis.

Archives; Archives management; Medical colleges; Graduates

2017-02-21

黃劍(1967-)，女，副研究館員。

G717

B

1674-8646(2017)09-0144-02