淺析信息化時(shí)代傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部， 內(nèi)蒙古 赤峰024000)

?

淺析信息化時(shí)代傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部， 內(nèi)蒙古 赤峰024000)

有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)原始?xì)v史記錄在信息時(shí)代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式有著越來越重要的影響。因此，應(yīng)該在立足于傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的融合，讓檔案管理工作行之有效的運(yùn)行。

信息化時(shí)代；傳統(tǒng)檔案；電子檔案；管理

1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案的差異

1.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案共同點(diǎn)

電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：第一，電子檔案和傳統(tǒng)檔案是以實(shí)體形式存在。第二，電子檔案和傳統(tǒng)檔案都是對(duì)當(dāng)時(shí)社會(huì)中出現(xiàn)的事件變化，以及個(gè)人信息進(jìn)行真實(shí)記錄。第三，電子檔案和傳統(tǒng)檔案記錄的信息和事件主體緊密相連。兩種檔案在管理工作過程中彼此取長(zhǎng)補(bǔ)短，通過創(chuàng)新共同發(fā)展。同時(shí)，在發(fā)展過程中，電子檔案將傳統(tǒng)檔案的作用進(jìn)一步完善，為檔案工作的順利進(jìn)行，及真實(shí)的記錄社會(huì)發(fā)展，為客戶提供更便捷的服務(wù)，創(chuàng)造更多的有利條件。

1.2 傳統(tǒng)檔案與電子檔案不同點(diǎn)

1.2.1 在管理方法上電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案

在檔案收集上，電子檔案有別于紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料必須通過文書部門的處理，將有價(jià)值的資料按照不同維度進(jìn)行分類，比如按文件的來源、時(shí)間和內(nèi)容等分類、整理和裝訂，之后才可以交由檔案部門保管和處理。然而電子檔案就不需要由人工進(jìn)行分類整理這一系列繁雜的工作，而是直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行比紙質(zhì)檔案更便捷的整理分類方式，分類更細(xì)、更準(zhǔn)確、更立體，正因如此，專門負(fù)責(zé)整理、分類、裝訂的傳統(tǒng)檔案部門已經(jīng)逐漸撤銷?？梢?，在資料收集、整理、分類方面電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案。

檔案接收部門在接收檔案時(shí)，電子檔案較傳統(tǒng)檔案要復(fù)雜很多。比如要接收檔案，必須有相應(yīng)的設(shè)備，硬件設(shè)備(計(jì)算機(jī)、掃描儀等)和軟件設(shè)備(文件轉(zhuǎn)換軟件)，只有這樣才能統(tǒng)一資料的入檔格式，便于查閱和編輯。而傳統(tǒng)檔案則對(duì)設(shè)備的要求沒那么高，甚至不作要求，但是查閱起來就不如電子檔案方便和快捷。

1.2.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔程序要求上存在差異

紙質(zhì)檔案歸檔，首先就是要對(duì)其是否能夠入檔進(jìn)行層層的篩選，主要從該文件資料是否具有保管價(jià)值和需要保管的時(shí)間長(zhǎng)短，以及該文件是否符合入檔資格等已定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和原則等方面進(jìn)行判斷。不過由于紙質(zhì)檔案本身的特性，使得篩選的過程并不用立刻做出決定是否入檔。然而電子檔案則不一樣，電子文檔依托計(jì)算機(jī)，信息流較大，容易消失和變更，所以對(duì)于一些文件是否能夠入檔，必須在文件形成之前就要對(duì)它的保管價(jià)值和保存時(shí)間長(zhǎng)短等一系列問題進(jìn)行分析，做出決定。其次，雖說紙質(zhì)檔案和電子檔案在篩選時(shí)都要進(jìn)行某文件是否具有入檔價(jià)值的判斷，也就是內(nèi)容方面的審核與篩選，但是如果僅僅從內(nèi)容方面篩選，而不考慮其他方面的因素，則形成準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的檔案資料的可能性很低。所以要從多方面進(jìn)行審查，比如技術(shù)方面，電子檔案則要考慮更多，以不同載體(光盤、磁盤、u盤等)為介質(zhì)的電子文件需要鑒別其可讀性以及是否存在病毒、介質(zhì)是否正常等情況，而紙質(zhì)檔案在技術(shù)鑒別層面上的要求并不高。

1.2.3 電子檔案和紙質(zhì)檔案在使用過程中存在不同

第一，傳輸途徑上。由于紙質(zhì)檔案和電子檔案的介質(zhì)不同，所以傳輸方式不一樣。紙質(zhì)檔案主要是通過提供原件或復(fù)印件，而電子檔案是通過電子檔案的載體或計(jì)算機(jī)直接傳輸，同時(shí)可以打印、下載、復(fù)印等。

第二，保密性方面。不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要做好保密工作，而由于紙質(zhì)檔案和電子檔案本身的區(qū)別，使得各自防泄密的手段各不相同。紙質(zhì)檔案由專門人員負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)室的看管工作，用戶想要獲取需要的檔案，需要部門的批準(zhǔn)，尤其是重要檔案更是需要層層審批。而電子檔案由于本身的可編輯性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保護(hù)、信息驗(yàn)證、身份驗(yàn)證等措施。

1.2.4 電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案的優(yōu)越性

在電子檔案出現(xiàn)以前，很多珍貴的紙質(zhì)檔案由于受保存條件、紙張質(zhì)量等外在條件的制約，都成了易損易壞的孤本，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件只能在固定的地點(diǎn)，規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，極少數(shù)人可以借閱。時(shí)間、空間、人數(shù)限制都影響了資源的最合理有效的利用。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存上也存在巨大風(fēng)險(xiǎn)，不可能做到所有的珍貴檔案都有復(fù)印件或副本，所以，一旦出現(xiàn)損毀或遺失，將是無法挽回的損失。如果為了避免這種情況的出現(xiàn)而限制借閱、查看，檔案又失去了它應(yīng)有的價(jià)值。

電子類的文件在這一點(diǎn)上有很明顯的優(yōu)勢(shì)，它不像紙質(zhì)文件一樣具有唯一性，檔案管理人員隨時(shí)可以進(jìn)行復(fù)制保存，甚至那些珍貴的檔案都可以轉(zhuǎn)化成電子版，檔案不再受“孤本”限制。電子文件在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，同一份文件可以實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)間，不同地方，被多個(gè)需求者以多種方式利用，需求者可以通過復(fù)制、下載、網(wǎng)絡(luò)傳遞、利用移動(dòng)硬盤等方法，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在任意地點(diǎn)、任意時(shí)間內(nèi)獲得所需的檔案，這樣就能保證檔案資料不受時(shí)間和空間以及人數(shù)的限制。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立甚至能夠提供多用戶檢索，從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 傳統(tǒng)檔案與電子檔案的發(fā)展與互補(bǔ)

2.1 電子檔案的發(fā)展與管理優(yōu)勢(shì)

電子檔案的發(fā)展彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的一些缺陷。如醫(yī)院的電子病歷建立，彌補(bǔ)紙質(zhì)病歷無法把一些圖像進(jìn)行記錄的缺陷，而且醫(yī)生只要輸入患者名字，就可以找到患者病歷，上一次檢查結(jié)果或就診治療的內(nèi)容就會(huì)出現(xiàn)，兩次檢查結(jié)果對(duì)比，可以讓醫(yī)生及時(shí)準(zhǔn)確的做出判斷，既為患者節(jié)約了時(shí)間，也提高了醫(yī)生的工作效率，醫(yī)院電子檔案的實(shí)施，讓管理優(yōu)勢(shì)得以體現(xiàn)。

2.2 專業(yè)人才的培養(yǎng)

傳統(tǒng)檔案和電子檔案的管理，都需要專業(yè)技術(shù)人才。只是傳統(tǒng)檔案管理對(duì)工作人員的要求，滯留在原始意識(shí)下，工作人員只要具有對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，能把復(fù)雜的檔案根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行分類整理，并把檔案標(biāo)上編碼，做好記錄，便于今后查找，就能勝任此項(xiàng)工作。這種工作方式，已經(jīng)不適合電子檔案管理的用人標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案管理工作者不僅對(duì)工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，還要具有專業(yè)的電子操作技能。因此，在大數(shù)據(jù)發(fā)展過程中，檔案管理要想跟上時(shí)代發(fā)展，就必須適應(yīng)現(xiàn)代新形勢(shì)的檔案管理方式，引進(jìn)專業(yè)的管理人才和技術(shù)人才，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們及時(shí)掌握新的信息技術(shù)，只有提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，檔案管理工作的發(fā)展才會(huì)更上一層樓。

2.3 傳統(tǒng)檔案與電子檔案的互補(bǔ)性

檔案信息的資料來源于真實(shí)的事件，或者個(gè)人簡(jiǎn)歷的記載。這些檔案在創(chuàng)建初期，都是以紙質(zhì)檔案的形式記錄，通過工作人員的整理、歸類后，輸入電子檔案，電子檔案為日后使用提供了方便。雖然這些信息已經(jīng)存入電子檔案，傳統(tǒng)檔案仍然要把原始資料進(jìn)行保存，為電子檔案出現(xiàn)問題時(shí)提供一定依據(jù)。同時(shí)，電子檔案也可以根據(jù)客戶需求打印成紙質(zhì)檔案來使用。由此可見，傳統(tǒng)檔案與電子檔案兩者之間的互補(bǔ)，為進(jìn)一步完善檔案工作做出貢獻(xiàn)。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息發(fā)展、企業(yè)規(guī)?；芾?、普通人生活都帶來巨大的改變，以及全球文化經(jīng)濟(jì)發(fā)展都與其關(guān)聯(lián)密切，這種發(fā)展讓檔案管理工作面臨巨大的改變。尤其是電子檔案的發(fā)展，不斷沖擊著傳統(tǒng)檔案管理模式，同時(shí)，傳統(tǒng)檔案又彌補(bǔ)了電子檔案管理中的不足之處，因此，只有將傳統(tǒng)檔案與電子檔案的管理進(jìn)行有效的互補(bǔ)，才能讓二者的優(yōu)勢(shì)得以發(fā)揮。

[1] 郅樂娟.電子政府?dāng)?shù)字檔案集中管理制度研究[D].西安：陜西師范大學(xué)，2016.

[2] 孫麗梅.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作芻議[J].勞動(dòng)保障世界(理論版)，2016，(01)：44-47.

Analysis of traditional archives and electronic archives management in information age

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Management Department of Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The effective management of electronic archives is a powerful guarantee that original history of human society can be true, complete and reliable in information age. The electronic archives have an increasingly important influence on traditional archives management methods. Therefore, the integration of traditional archives and electronic archives should be improved based on traditional file management so as to fulfill effective operation of archives management.

Information age; Traditional archives; Electronic archives; Management

2016-12-07

曹麗紅(1966-)，女。

G647

B

1674-8646(2017)03-0090-02