計算機技術在辦公自動化中的應用研究

李柏洋

(中共黑龍江省委組織部辦公室，哈爾濱 150001)

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計算機技術在辦公自動化中的應用研究

李柏洋

(中共黑龍江省委組織部辦公室，哈爾濱 150001)

對計算機技術在OA系統(tǒng)中的應用研究展開論述，同時提出OA系統(tǒng)進程中計算機技術的應用對策，為全面推進辦公自動化提供科學依據(jù)。

辦公自動化；計算機技術；0A系統(tǒng)；應用

OA系統(tǒng)是將計算機技術運用于現(xiàn)代化辦公中而誕生的一種新型辦公方式。在計算機技術、通信技術和自動化技術的輔助下，OA系統(tǒng)能極大地減輕工作強度，降低工作的復雜性，優(yōu)化管理結構，有利于促進管理體制的調(diào)整和辦公效率的提升[1]。在OA的影響下，工作人員間的協(xié)同辦公能力得到強化，在做出決策及實現(xiàn)組織目標方面也會有所改善，且深入研究OA并了解計算機技術在辦公自動化中的應用，對未來不斷利用計算機技術提升辦公效率具有十分重要的價值，也是未來辦公自動化發(fā)展的首要方向。

1 計算機技術發(fā)展現(xiàn)狀

計算技術自問世以來，逐漸滲透到人類生活中并成為人類生活不可或缺的一部分。近年來，我國科學技術獲得突飛猛進的發(fā)展，其中，計算機更是取得了令人矚目的成績[2]。在漫長的演變過程中，計算機日趨便捷化、網(wǎng)絡化和人工智能化，操作系統(tǒng)也從過去的機器語言、程序語言等逐漸進化到如今的Windows桌面操作系統(tǒng)，運行速度與日俱增。在不久的將來，便捷化、網(wǎng)絡化及智能化依然是計算機發(fā)展的大致趨勢，計算機專門化、綜合化及多元化的特點也會日益凸顯[3]。我們有理由相信，屆時，新型計算機技術勢必會在其領域中引發(fā)一場跨時代的革命，經(jīng)過這次革命后，計算機技術將與辦公技術完美集合，極大提高辦公效率，減少企業(yè)的人力支出成本。同時，隨著計算機技術的不斷發(fā)展與完善，更多的企業(yè)將會引入更為先進的計算機軟硬件參與到日常辦公中，以降低管理成本，全面提升工作效率。

2 辦公自動化的現(xiàn)狀

2.1 辦公自動化的概念與特點

OA即利用計算機技術來完成辦公室內(nèi)部事務性工作的自動化和信息處理的自動化，其作為計算機科技發(fā)展的衍生物，為人們的生活帶來了極大的便捷。辦公人員可通過計算機硬件、軟件等設備來完成信息采集、整合、傳輸、儲存等工作，進而實現(xiàn)系統(tǒng)化管理，同時，在互聯(lián)網(wǎng)的輔助下，還達到對公務管理系統(tǒng)、部門辦公系統(tǒng)、個人辦公系統(tǒng)和信息發(fā)布系統(tǒng)一體化控制的目的[4]?，F(xiàn)階段我國電子商務和OA進程已初具雛形，人機互動的開放式系統(tǒng)應運而生，日常事務智能處理使人們享受到了更高效的服務且運行手段日趨多媒體化。

2.2 OA系統(tǒng)中的計算機技術運用

OA系統(tǒng)中的計算機技術運用多體現(xiàn)在對文字和數(shù)據(jù)資料等方面的處理上，比較具有代表性的有word、excel等計算機文字、數(shù)據(jù)處理軟件應用，在計算機技術的輔助下，文字編輯、數(shù)據(jù)處理、版式設計等工作的效率均會得到顯著提升[5]。在處理數(shù)據(jù)的過程中，工作人員可通過計算機上附帶的excel等數(shù)據(jù)處理軟件，完成表格制作、數(shù)據(jù)處理等工作，這種自動化辦公極大地減輕工作強度，化繁為簡，也避免了人工處理導致數(shù)據(jù)錄入、計算錯誤等系列問題，有利于提高工作效率和質量。在影像處理、語音傳真等多媒體技術的應用方面，OA具有鮮明的現(xiàn)代化辦公業(yè)務特點[6]。不僅如此，OA中的網(wǎng)絡技術同樣舉足輕重。舉例來說，當前較為常見的視頻聊天就是借助多媒體網(wǎng)絡實現(xiàn)面對面，并借助計算機對有關信息進行采集與整合。該技術運用于視頻會議，可為會議的順利進行、判斷決議的可行性等提供極大的便捷。

3 OA進程中計算機技術的應用對策

A.樹立并增強推行OA和計算機技術運用意識。受資金不足以及決策層對計算機技術不夠了解等多種因素的影響，同時，計算機技術運用所產(chǎn)生的效益也并非短期內(nèi)可以直接呈現(xiàn)出來，以至于當前我國OA的計算機軟件推廣工作一度陷入困頓，因缺乏足夠重視，有關這一方面的投入也比較少，根本無法滿足其應用需求[7]。基于此，有關負責人應強化OA及計算機技術運用推行意識，全面普及，加快OA構建進程。

B.建立健全OA管理體制。在選擇計算機技術運用軟件的過程中，工作人員應充分結合辦公的實際需求，綜合考量各方面利弊，選擇合適的應用軟件。不得不承認的是，在軟件開發(fā)及相關管理理論方面，發(fā)達國家具有顯著優(yōu)勢，但考慮到使用成本高且應用環(huán)境十分有限，所以在環(huán)境不匹配的情況下很難充分發(fā)揮其應用功能。因此，在計算機軟件的選擇上，應遵循相關管理制度，結合計算機軟件技術的應用環(huán)境和工作需求并綜合考量軟件各方面情況，如成本、性能等，不斷健全管理體制，以確保相關軟件的應用價值得以充分發(fā)揮。

C.營造優(yōu)質的計算機技術運用的外部環(huán)境。在普及OA期間，企業(yè)內(nèi)部應加強與相關專業(yè)機構的合作，以確保企事業(yè)單位辦公模式的升級統(tǒng)一站在新的同一個起點上。眾所周知，短時間技能培訓并不能很好滿足辦公人員對OA及計算機系統(tǒng)與日俱增的發(fā)展需求，因此，相關辦公人員和計算機技術人員可通過與高校或教育機構合作的方式，延長培訓時間，獲得豐富的教育資源，以此來優(yōu)化培訓效果。此外，還可結合行業(yè)或工作的實際需求，開設專業(yè)化課程培訓活動。

D.提升計算機技術運用人員綜合素養(yǎng)?，F(xiàn)階段在計算機技術運用領域中，人員整體的綜合素質參差不齊，軟件應用技能的掌握程度也不盡一致。同時，一些從業(yè)人員甚至不具備計算機軟件應用的基礎，以至于OA進程在計算機技術中應用嚴重滯后。為此，計算機技術運用人員須具備一定程度的理論知識和實踐技能，確保企事業(yè)單位內(nèi)部機房和辦公室均具有良好的運行環(huán)境，通過設置防火墻和及時修補漏洞等方式，不斷提升計算機運行的安全性和穩(wěn)定性。

E.不斷提升計算機技術支持的專業(yè)性。為加快OA進程，計算機技術應用人員須增強自主學習能力，不但要懂得如何正確操作計算機，還應熟練掌握各類計算機的應用性能，如熟悉Windows系列操作系統(tǒng)和office辦公軟件的應用，常規(guī)軟件的安裝、啟動和使用、查殺并防治計算機病毒等。同時，辦公人員還應掌握基本的計算機故障檢修維護能力，定期進行機箱、主板設備插口的清潔工作，檢查電源等硬件設備是否能良好運行，發(fā)現(xiàn)異常要及時處理。

4 結語

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各企事業(yè)單位的辦公事務日趨復雜化，亟待處理的信息數(shù)據(jù)與日俱增。在此形勢下，基于計算機技術的OA應運而生，其在數(shù)據(jù)資料的處理、多媒體技術的應用等方面均發(fā)揮重要作用，在辦公人員工作效率和質量的提升上也起著重要作用。新時期，企事業(yè)單位的領導和決策層應對OA中的計算機技術予以足夠重視，樹立正確理念，順應現(xiàn)代化辦公的發(fā)展趨勢，加強對優(yōu)秀計算機技術運用人才的培養(yǎng)，構建優(yōu)質的計算機技術外部應用條件，建立并完善相關管理制度，只有這樣，才能更好地發(fā)揮其應用價值并推動其獲得長遠的發(fā)展。今后，有關該課題的研究仍需不斷跟進，為全面推動辦公自動化提供科學依據(jù)。

[1] 呂靜.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].東方企業(yè)文化，2012，20(01):22-23.

[2] 魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].赤峰學院學報，2012，12(22):28-29.

[3] 陳長全.關于辦公自動化中計算機技術應用研究[J].科技與企業(yè)，2015，13(04):68-69.

[4] 柴寶芹.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].Oriental Enterprise Culture，2012，(20):57-58.

[5] 張諾瑤.基于Lotus Domino/Notes的工作流技術在辦公自動化系統(tǒng)中的應用研究[J].計算機光盤軟件與應用，2012，(04):87-88.

[6] 王祥瑞.計算機多功能技術在辦公自動化實際工作中的應用研究[J].科技傳播，2014,(10):139-140.

[7] 胡勇，沈宏平.基于計算機信息傳輸技術的辦公自動化研究[J].計算機光盤軟件與應用，2014，(07):123-124.

Research on the application of computer technology in office automation

LI Bai-yang

(Organization Department Office of CPC Heilongjiang Provincial Committee, Harbin 150001, China)

The application of computer technology in OA system is discussed. At the same time, the application strategy of computer technology in OA system is put forward, which provides scientific basis for comprehensively promoting office automation.

Office automation; Computer technology; OA system; Application

2016-11-28

李柏洋(1986-)，男。

TP317.1

B

1674-8646(2017)02-0028-02