探析人力資源信息化管理

曹葉麗

（無(wú)錫市精神衛(wèi)生中心/無(wú)錫同仁康復(fù)醫(yī)院，江蘇 無(wú)錫 214151）

隨著新一輪醫(yī)改的逐步推進(jìn)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新的管理機(jī)制與傳統(tǒng)的人事管理發(fā)生了激烈的碰撞2。在現(xiàn)代醫(yī)院全面績(jī)效管理、信息化管理和精細(xì)化管理的時(shí)代背景下，若要跟上發(fā)展節(jié)奏，人力資源信息化是基礎(chǔ)，可以說(shuō)已經(jīng)迫在眉睫。針對(duì)醫(yī)院的具體情況，利用信息化手段，完成傳統(tǒng)人事管理到人力資源管理的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)醫(yī)院軟實(shí)力的進(jìn)一步提高。

1 我院人力資源管理現(xiàn)狀

1.1 人事管理

1.檔案管理為手工結(jié)合簡(jiǎn)單的電子文檔管理：記錄信息不完整，不能進(jìn)行組合查詢；員工的履歷變動(dòng)，有記錄，查找起來(lái)不方便；

2.各種臨床、醫(yī)技等職工的教學(xué)和科研信息沒(méi)有以個(gè)人角度保留在履歷中，各項(xiàng)信息散落在科教、護(hù)理等管理部門(mén)的日常管理文檔或系統(tǒng)中，挑選各類(lèi)人才時(shí)，信息不全、不準(zhǔn)確。

3.證書(shū)管理相對(duì)比較難，各種資質(zhì)的原始文件在醫(yī)生、護(hù)士等職工手中，復(fù)印件的保留為紙質(zhì)檔文件保留方法，查閱時(shí)不方便；同時(shí)由于不同人員的各類(lèi)證書(shū)，有效期限也不一致，統(tǒng)計(jì)確保每個(gè)人的證書(shū)都處于有效期內(nèi)有難度，難以避免的出現(xiàn)“無(wú)證作業(yè)”。

4.合同管理因?yàn)槟晗?、簽訂時(shí)間的差異，合同續(xù)約等人工統(tǒng)計(jì)比較容易出現(xiàn)疏漏。

1.2 薪酬管理

工資計(jì)算每月花費(fèi)大量時(shí)間，幾乎負(fù)責(zé)薪資核算的科員一個(gè)月大部分時(shí)間在計(jì)算、核對(duì)，多依靠Excel表。個(gè)別數(shù)據(jù)變動(dòng)，導(dǎo)致很多重復(fù)工作出現(xiàn)。復(fù)雜與繁瑣主要因?yàn)槿缦乱蛩禺a(chǎn)生：

1.因用工性質(zhì)的多樣性，工資發(fā)放的類(lèi)型多、周期不等；

2.崗級(jí)和薪級(jí)的不同、崗齡和工齡不同；

3.每個(gè)月變化的數(shù)據(jù)如社保數(shù)據(jù)、中夜班費(fèi)、臨時(shí)補(bǔ)貼；

4.由于個(gè)人相關(guān)信息的變動(dòng)無(wú)法自主修改，科室一般由考勤員將各種信息傳遞到人事處，往往延誤時(shí)間。

5.醫(yī)院所有人想要查詢自身以往薪酬的發(fā)放必須到人事處，無(wú)法自主查詢，增加了人事處不必要的工作量。

6.對(duì)薪資合理性分析，特別是編外員工的很少有時(shí)間進(jìn)行。

1.3 加班休假與出國(guó)審批管理

1.各科室休假信息多由科室（考勤員）掌握，一般只起到休假事后記錄的作用，很難實(shí)現(xiàn)休假合理性管理；

2.科室成員的休假情況過(guò)于集中在寒暑假，將導(dǎo)致工作安排合理性出現(xiàn)問(wèn)題，患者服務(wù)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)增加；

3.每年帶薪年休假的審核確認(rèn)、加班和休假涉及的工資調(diào)整計(jì)算量較大，比較繁瑣；

4.科室核心成員休假的審批工作在醫(yī)院層面缺乏記錄和監(jiān)督，導(dǎo)致個(gè)別高年資醫(yī)生在醫(yī)院外開(kāi)會(huì)與休假集中在一起，離開(kāi)科室時(shí)間較長(zhǎng)，科室醫(yī)療與管理出現(xiàn)真空地帶和階段；

5.經(jīng)常是工資就快發(fā)放了，有的科室考勤信息還未提交或要要求再更改；

6.出國(guó)記錄沒(méi)有在人事履歷中及時(shí)準(zhǔn)確更新。審批流程處于紙質(zhì)審批方式，沒(méi)有辦法及時(shí)更新信息，不便于查詢。

1.4 招聘管理

1.在招聘流程中，人事部門(mén)常常扮演了招聘的組織工作，對(duì)于招聘進(jìn)入醫(yī)院的重要崗位人員，在面試質(zhì)量把控方面介入較少；

2.面試時(shí)間短，缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和完整的面試記錄及詳細(xì)的面試評(píng)價(jià)描述；

3.臨床、醫(yī)技、護(hù)理、藥學(xué)人員招聘中，專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面科室負(fù)責(zé)人可以把關(guān)，綜合素質(zhì)和能力部分，沒(méi)有很專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)工具和面試者介入；

4.公開(kāi)招聘等批量招聘的登記，綜合測(cè)試成績(jī)統(tǒng)計(jì)、成績(jī)查詢等不能自助查詢。

1.5 培訓(xùn)與發(fā)展

1.目前工作主要是針對(duì)新員工入職培訓(xùn)，對(duì)新員工入職后的進(jìn)一步培訓(xùn)，沒(méi)有持續(xù)關(guān)注；

2.醫(yī)院的臨床、醫(yī)技、護(hù)理、藥學(xué)部門(mén)的人員接受的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，沒(méi)有納入統(tǒng)一規(guī)劃、記錄和分析管理。相應(yīng)的管理及人文方面的培訓(xùn)，也缺少相應(yīng)的人才規(guī)劃；

3.醫(yī)院的行政職能管理部門(mén)的培訓(xùn)工作，幾乎沒(méi)有相應(yīng)的外出專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和醫(yī)院內(nèi)部培訓(xùn)，包括人事部門(mén)對(duì)于人力資源管理的學(xué)習(xí)也沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)劃；

4.醫(yī)院的后備醫(yī)學(xué)和管理人才配置規(guī)劃、梯隊(duì)建設(shè)，也缺少人才培養(yǎng)庫(kù)的系統(tǒng)性建立和相應(yīng)的持續(xù)培訓(xùn)計(jì)劃。

1.6 績(jī)效管理

1.醫(yī)院科室層面的一級(jí)分配，屬于組織層面的績(jī)效管理。大多數(shù)醫(yī)院主要是財(cái)務(wù)部門(mén)或獨(dú)立的績(jī)效辦處理，我院人事處承擔(dān)了績(jī)效辦的職能，從績(jī)效方案確定、考核細(xì)則制訂到考核預(yù)判、動(dòng)態(tài)調(diào)整、發(fā)放審核及大量的數(shù)據(jù)核算等基本都借助Excel表手工處理，很多數(shù)據(jù)要到財(cái)務(wù)、醫(yī)保、醫(yī)務(wù)等多部門(mén)調(diào)取，不僅繁復(fù)而且數(shù)據(jù)運(yùn)算量大，對(duì)于非財(cái)會(huì)人員的人事處科員來(lái)說(shuō)具有相當(dāng)?shù)碾y度和工作量，基本需要1.5個(gè)人專(zhuān)門(mén)從事此項(xiàng)工作，還難以避免出現(xiàn)差錯(cuò)。從人事管理工作方面來(lái)說(shuō)，工作人員更顯不足，工作更顯繁重。

2.二級(jí)分配時(shí)，屬于員工層面的績(jī)效管理。在科室內(nèi)的二級(jí)分配時(shí)，盡管醫(yī)生、護(hù)士的分配方面，涉及到了醫(yī)療工作量和部分綜合的績(jī)效評(píng)價(jià)，但對(duì)于全院?jiǎn)T工的績(jī)效管理，還有很多涉及到工作業(yè)績(jī)以外的部分需要考核評(píng)價(jià)，包括態(tài)度和綜合素質(zhì)與能力等方面，這些評(píng)價(jià)，屬于人力資源管理的績(jī)效評(píng)價(jià)范疇，應(yīng)該給予各類(lèi)科室相應(yīng)的指導(dǎo)原則和標(biāo)準(zhǔn)。

3.行政職能科室一直是績(jī)效管理的一個(gè)難點(diǎn)，目前的評(píng)價(jià)比較簡(jiǎn)單。

2 當(dāng)前人事處人員配置和工作內(nèi)容特點(diǎn)

在人事處負(fù)責(zé)人統(tǒng)領(lǐng)的基礎(chǔ)上，具體人員工作內(nèi)容及性質(zhì)大致如下：

1.人事管理：相關(guān)人士管理人員在日常生活中主要負(fù)責(zé)檔案管理、合同管理中的一般信息保存；

2.薪酬福利管理：負(fù)責(zé)工資、津貼等計(jì)算工作；

3.休假管理：后置管理，記錄功能；

4.招聘管理：工作內(nèi)容主要以招聘組織協(xié)調(diào)工作居多；

5.培訓(xùn)管理：新員工入職培訓(xùn)；

6.績(jī)效管理：包括績(jī)效方案確定、考核細(xì)則制訂、考核預(yù)判、動(dòng)態(tài)調(diào)整、發(fā)放審核、數(shù)據(jù)核算等。

對(duì)人事處工作分析：

1.時(shí)間：很多浪費(fèi)在重復(fù)性、繁瑣的信息保存、記錄、確認(rèn)及計(jì)算過(guò)程中。

2.技術(shù)含量：技術(shù)含量不高，只是滿足了日常事務(wù)性的工作需要，但對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)決策支持不夠；

3.工作方式：主動(dòng)參與到科室管理的機(jī)會(huì)少，沒(méi)有起到應(yīng)有的建議或者參謀的作用；

4.人才培養(yǎng)角度：長(zhǎng)期留在人事部門(mén)工作的職工，責(zé)任心都很強(qiáng)，從發(fā)揮其主管能動(dòng)性和職業(yè)發(fā)展角度，應(yīng)該讓其擔(dān)當(dāng)更重要、更有價(jià)值的人力資源分析和評(píng)價(jià)工作中，為醫(yī)院和科室的相關(guān)決策起到應(yīng)有的支持作用。

3 未來(lái)人事處工作內(nèi)容設(shè)想

3.1 人力資源團(tuán)隊(duì)成員定位變化

通過(guò)信息化系統(tǒng)減少事務(wù)性工作，提升管理效能：

1.出發(fā)點(diǎn)及做事方式要以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向；

2.從具體工作的執(zhí)行者轉(zhuǎn)變?yōu)橥晟七@項(xiàng)工作的建議者、推動(dòng)者；

3.從被動(dòng)的接受工作安排到成為主動(dòng)思考、積極改進(jìn)工作方法的實(shí)踐者——職業(yè)生涯發(fā)展；

4.基于院內(nèi)“崗位管理”體系建設(shè)，促進(jìn)多職系、多職級(jí)的職業(yè)生涯發(fā)展通道的落實(shí)；

5.提高工作效率，用更多的時(shí)間分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出建議；

6.完成從事務(wù)性工作者向管理者轉(zhuǎn)變，最終成為戰(zhàn)略決策的參與者與執(zhí)行推動(dòng)者；

3.2 從人事管理到人力資源管理的轉(zhuǎn)型

人事部門(mén)逐漸從事務(wù)性角色轉(zhuǎn)型管理型角色，直至戰(zhàn)略角色，工作內(nèi)容逐步偏重計(jì)劃和執(zhí)行的質(zhì)量控制，推動(dòng)科室主任成為科室的CHO（Chief Human Resource Officer），重視人力資源管理，將人事處真正意義上轉(zhuǎn)型人力資源處，成為科室主任的戰(zhàn)略伙伴部門(mén)，成為制訂科學(xué)的績(jī)效評(píng)估體系、合理的薪酬分配制度、有效激勵(lì)和約束措施的主體，成為院領(lǐng)導(dǎo)的決策智囊。

4 結(jié) 論

總之，要對(duì)適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理模式要改革，就必須提高人力資源信息化管理水平，積極構(gòu)建人力資源信息化管理體系，強(qiáng)大醫(yī)院人才隊(duì)伍，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

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