計算機(jī)提高文職工作效率的方法與探討

傅華碧

【摘要】隨著信息化與網(wǎng)絡(luò)化時代的來臨，互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)業(yè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展起來，計算機(jī)已成為各行各業(yè)必不可少的辦公用具，發(fā)展和深化各個行業(yè)也是在使用計算機(jī)的前提下，當(dāng)今社會已經(jīng)離不開使用計算機(jī)了，計算機(jī)在一定程度上代替了人腦。計算機(jī)的普及使用，節(jié)約了大量的人力和財力，并且?guī)砹瞬簧俚慕?jīng)濟(jì)效益，在職場中如何利用計算機(jī)提高我們的工作效率，將計算機(jī)的功能最大化呢？本文主要是探討利用計算機(jī)提高文職工作效率的方法。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī) 文職

一、利用計算機(jī)提高工作效率

辦公軟件、郵件服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，這些都是文員們每天必須用到的工具，其中辦公軟件中的功能最為強(qiáng)大，要想通過計算機(jī)提高工作效率，使自己在工作中得心應(yīng)手，需從以下幾個方面入手：

（1）練好扎實(shí)的基本功，例如：計算機(jī)的基本操作、打字、應(yīng)用文寫作、信息管理、OA設(shè)備的使用、圖片的處理等。這體現(xiàn)了一個文員最根本的素質(zhì)。在實(shí)際的工作中，不能很好的掌握計算機(jī)的基本操作，導(dǎo)致計算機(jī)中病毒、計算機(jī)中的內(nèi)容無故丟失、文件沒能合理的在計算機(jī)中存放，使用的時候找不到、打字速度太慢、寫作時不知從哪些地方入手、對得到的信息不知如何分析與應(yīng)用、打印或是復(fù)印機(jī)簡單故障也要等到IT部門的同事到來才能解決，然而不是每個公司都有單獨(dú)的IT維修部門，甚至需要請售后人員上門維修，這不僅僅浪費(fèi)時間也影響我們工作的進(jìn)度和效率。并且一些常見的問題于工作中出現(xiàn)的頻率較高。這些問題涉及的專業(yè)方向有很多，但是每個專業(yè)的要求并不是很深，只要用心，很快就能掌握其中的技巧。

（2）深入研究Office軟件中的強(qiáng)大功能，爭取用最少的工作時間，換來最大的工作效益。在很多的Office軟件中都提供了較為方便的技巧性的工作處理方法。要深入掌握這些技巧，提高工作效率，例如：我們在年終考核后打印榮譽(yù)證書，很多人都是制作好一個后，更改名稱進(jìn)行下一個的打印。這樣的方式，即使更改較快的人每三分鐘制作一個，制作50個，則要150分鐘，要兩個半小時完成。如果用Word 中的郵件合并功能，則能快速制作完成，只需要10來分鐘的時間。大大的減輕了工作壓力，提高工作速度。

（3）將經(jīng)常用的復(fù)雜的操作制作成一些小的辦公自動化項(xiàng)目，利用Office的自動功能，減輕重復(fù)操作負(fù)擔(dān)。比如銷售部門：每天要做銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計及分析，就將銷售統(tǒng)計制作成項(xiàng)目，每天只要將信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入該項(xiàng)目，其它的則會有Office軟件自動完成。既能加快速度，又能提高精準(zhǔn)度。

二、明確自己的職責(zé)范圍

企業(yè)文員的職責(zé)范圍很廣，事務(wù)繁雜，作為文職人員首先必須理清自己的思路，自己的職責(zé)范圍，將工作有條不紊的進(jìn)行。企業(yè)文員的工作職責(zé)為：文字工作文稿（如部門年度工作計劃、工作總結(jié)、通知文件和申請報告等）的草擬，審校，打印和發(fā)布等。檔案管理工作負(fù)責(zé)收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等；管理類材料的歸檔；員工檔案資料的登記、審核和保管等。人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務(wù)等，根據(jù)部門行政管理層要求，協(xié)助編制部門組織架構(gòu)，如人才招聘，員工培訓(xùn)等。日常行政工作協(xié)助上級督促各項(xiàng)工作計劃、制度實(shí)施落實(shí)；辦公用品的采購保管；固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護(hù)；會議安排，會務(wù)籌備等。其他工作：其他一些突發(fā)事件處理工作，緊急事件處理并及時向部門領(lǐng)導(dǎo)請示匯報等。

三、提高企業(yè)文職人員的職業(yè)認(rèn)同感

企業(yè)文員明確了自己的本職工作，對工作職責(zé)了然于胸，并不代表你就可以成為一員優(yōu)秀的文職工作人員。他還必須具備良好的職業(yè)認(rèn)同感，才能積極充分的發(fā)揮自己的主觀能動性。職業(yè)認(rèn)同感是一個人自我價值感的體現(xiàn)。如何將自己變成優(yōu)秀的文職人員成為文職人員中的翹楚，增加自豪感和認(rèn)同感是干好文職工作的關(guān)鍵所在。

目前文員普遍缺乏自我的職業(yè)認(rèn)同感，主要有以下幾個原因：1.由于受傳統(tǒng)觀念的束縛在大多數(shù)人眼中，文職人員只是個打雜的，社會地位不被認(rèn)可，不能體現(xiàn)自我價值。實(shí)際上任何一個單位的文職基礎(chǔ)性工作都是舉足輕重的2.在工作性質(zhì)上由于文員處于行政管理層的從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了文員在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業(yè)的認(rèn)同：文員大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的工作，比如：蓋章、材料的發(fā)放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負(fù)荷成為許多企業(yè)文員普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負(fù)荷勞動的文員在體力和精神上不堪重負(fù)。

四、提高企業(yè)文職人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)文員如果具有很高的職業(yè)認(rèn)同感而不具備過硬的綜合素質(zhì)的話，無異于紙上談兵，沒有實(shí)現(xiàn)的能力。文員除了具備良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質(zhì)之外，必須加強(qiáng)政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實(shí)工作的同時，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。

（1）政治素質(zhì)：企業(yè)文員必須要有堅定的政治立場和敏銳的在日常的工作中企業(yè)文員經(jīng)常上傳下達(dá)、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，企業(yè)文員要有較強(qiáng)的政治意識，在全力做好本職工作的同時要以公司的利益為重，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做好自身的工作，懂得在突發(fā)事情上隨機(jī)應(yīng)變。

（2）心理素質(zhì)：心理素質(zhì)是指個體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：細(xì)心耐心：文員面對的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如報紙、信件的收發(fā)，系檔案的管理，辦公室物品的領(lǐng)取，文件通知的下發(fā)傳達(dá)等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此企業(yè)文員必須培養(yǎng)自己細(xì)心、耐心的性格。熱情樂觀：文員要時刻保持熱情樂觀的心態(tài)，營造和諧的人際關(guān)系，對周圍環(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。不懼挫折：文員工作經(jīng)常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協(xié)調(diào)，這就需要每一個文員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。

明確工作職責(zé)是做好企業(yè)文員工作的前提，較高的職業(yè)認(rèn)同感是做好企業(yè)文員工作的溝通橋梁，利用計算機(jī)處理完成工作是企業(yè)文員的關(guān)鍵，過硬的綜合素質(zhì)是做好企業(yè)文員工作的保障，四者相輔相成。文員是公司在運(yùn)營中不可或缺的一部分，對保證各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的起到關(guān)鍵作用。企業(yè)文員要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，確實(shí)提高工作效率，才能為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧與力量。在工作中找到自己的人生價值。