計算機技術在公安檔案管理中的應用

張鈺潔

在現(xiàn)代化的公安檔案管理系統(tǒng)中，由于檔案管理工作非常繁瑣，信息量非常大，給機關檔案管理人員帶來了一定的難度。本文結(jié)合現(xiàn)階段的公安檔案管理出現(xiàn)的一些問題，重點闡述了計算機技術在公安檔案管理中發(fā)揮的重要作用，最后簡單敘述了計算機技術對于檔案管理的重要意義。

【關鍵詞】計算機技術 信息量

隨著國家的綜合實力的提高，我國各個方面都在快速發(fā)展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學技術方面更是躋身于世界前列。21世紀是信息化的網(wǎng)絡時代，網(wǎng)絡已經(jīng)滲透到人們生活的各個層面。計算機行業(yè)是各行各業(yè)的領頭軍，計算機技術的發(fā)展也促進了其它行業(yè)的快速發(fā)展，尤其是在檔案管理方面，有了計算機加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機關來說，機關內(nèi)的檔案非常重要，不僅重要，而且數(shù)據(jù)量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統(tǒng)的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運用計算機管理就很好的解決了數(shù)據(jù)龐大、整理繁瑣等傳統(tǒng)管理方法所解決不了的問題。公安機關的檔案管理使用計算機技術，使數(shù)據(jù)和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機關人員的工作效率，也使國家機關的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進公安機關檔案的可持續(xù)發(fā)展。但是，這種好的管理方法還沒實現(xiàn)完全普及，有些地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統(tǒng)檔案管理的弊端，以及對計算機技術在公安機關檔案管理中的應用的優(yōu)勢介紹，讓人們再次了解到計算機技術對檔案管理的重要意義。

1 我國公安檔案現(xiàn)狀

從計算機引入我國以來，電腦行業(yè)就快速發(fā)展，計算機已經(jīng)成為各個行業(yè)中不可缺少的設備之一，自然國家機關更不例外。公安機關的檔案是指公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護人們和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用。所以，加強檔案管理是目前公安機關的緊迫任務之一。

2 我國公安機關檔案管理的現(xiàn)狀

在信息化的今天，計算機加入到機關的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發(fā)達地區(qū)實現(xiàn)了在公安機關的檔案管理中使用計算機技術，但仍有一些地區(qū)沒有使用這一新技術，而仍使用傳統(tǒng)的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是以人為本，使機關人員的工作負擔加重，有耗費時間長，人力耗費大、工作效率低等特點。即便有這些劣勢，但這些地區(qū)的人員仍不想使用計算機管理檔案的方式，不愿意學習新的計算機技術，可見他們對于信息化檔案管理的認識不夠，仍固守傳統(tǒng)的簡單整理文件的模式，認為用計算機管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計算機管理機關檔案，所有的數(shù)據(jù)都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規(guī)定的流程進行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機關人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統(tǒng)不會使用，認為現(xiàn)學這種信息化管理方式，太過困難，認為傳統(tǒng)的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現(xiàn)在公安機關檔案管理的現(xiàn)狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認的是，信息化的檔案管理方式更適合現(xiàn)代化社會的發(fā)展，在信息量如此大的社會，數(shù)字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。

3 計算機技術在公安機關檔案管理中的作用

在地大物博的中國，資料數(shù)據(jù)非常龐大，所以對檔案科學化管理是非常重要的，但現(xiàn)在，一些公安機關人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機關的檔案繁瑣而且數(shù)據(jù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理容易引發(fā)很多問題。如資料的丟失，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進行查找和利用，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計算機技術在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。

計算機技術在檔案管理應用方面與傳統(tǒng)的方式相比有很多不同之處，已成為機關檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統(tǒng)管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數(shù)據(jù)，根據(jù)文件的類別進行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機關的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計算機系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)之后，按年代或地區(qū)等方式進行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數(shù)據(jù)就可以了，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴展了資源共享范圍，傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術的影響，無法進一步對資源范圍進行拓展，而計算機管理方式就可以很快的進行信息傳送，擴展資源共享的范圍與區(qū)域；使檔案信息更加組織化、系統(tǒng)化，更好地維護了歷史的真實面貌；實現(xiàn)了公安檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結(jié)合，使公安檔案管理更加適應網(wǎng)絡現(xiàn)代化的發(fā)展，使檔案管理工作走上良性發(fā)展的道路。

4 計算機技術在公安檔案管理中運用的意義

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，人們對于檔案管理的認識也逐漸的加強。在檔案管理中使用計算機技術，使檔案信息更加的組織化、系統(tǒng)化，更好地重現(xiàn)歷史的真實面貌。科學規(guī)范的公安檔案管理，是民生建設的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

參考文獻

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