淺談辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用

摘 要

OA指的是利用現(xiàn)代科技技術(shù)將辦公業(yè)務(wù)物化于各類自動化設(shè)備，合理推行、普及與運用OA是強化內(nèi)部管理、改善辦公環(huán)境、降低運營成本與提升辦公效率的有效措施。應(yīng)用計算機技術(shù)是實現(xiàn)OA的前提條件，計算機科技技術(shù)可以高度集成網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及通信技術(shù)，提高制度管理、會議管理及公文流轉(zhuǎn)效率，能促使OA形式向智能化、平臺化、多媒體化及便捷化的方向發(fā)展。本文分析了計算機技術(shù)在OA中的應(yīng)用情況，旨在實現(xiàn)節(jié)省時間、避免或減少損耗、獲得有利競爭條件及增加效益等OA目標。

【關(guān)鍵詞】自動 計算機 辦公 技術(shù)

計算機技術(shù)綜合性強、涉及面廣，與現(xiàn)代生活、經(jīng)濟發(fā)展與社會發(fā)展息息相關(guān)，具有強大的數(shù)據(jù)儲存、運算、控制、輸入及輸出功能，還具備一定的判斷能力、感知能力、學(xué)習能力及思考能力，因此在醫(yī)療服務(wù)、家庭生活、金融交易、商業(yè)買賣及企業(yè)管理等諸多領(lǐng)域中發(fā)揮了重要作用。在辦公自動化（OA）領(lǐng)域中應(yīng)用計算機技術(shù)，可以有效變革工作方式，有助于高效傳遞及準確處理各類數(shù)據(jù)信息，避免浪費過多時間及人力，提高決策效率，有效提升OA水平，促使精細化辦公、科學(xué)化辦公、現(xiàn)代化辦公與自動化辦公實現(xiàn)有機結(jié)合。

1 應(yīng)用

1.1 在OA綜合管理中的應(yīng)用

在OA綜合管理中應(yīng)用計算機能夠全面監(jiān)控、全面跟蹤各個辦公環(huán)節(jié)，包括公文處理環(huán)節(jié)、匯報環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)與下發(fā)環(huán)節(jié)等，確保辦公流程得到有效控制，從而高效完成車輛管理、圖書管理、會議管理、物品管理、接待管理、用餐管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排管理及用章管理等綜合性管理工作。在出現(xiàn)OA管理問題的情況下，能夠及時協(xié)調(diào)各部門、崗位的物力、財力及人力資源共同解決管理問題。計算機技術(shù)在OA綜合管理工作中的具體應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，可采用計算機OA軟件定義管理工作流程及設(shè)置跟蹤管理控制節(jié)點，在OA系統(tǒng)中監(jiān)控各項管理業(yè)務(wù)活動的流轉(zhuǎn)情況，全面掌控辦公人員的工作狀態(tài)，根據(jù)管理節(jié)點與流程運轉(zhuǎn)情況協(xié)調(diào)相應(yīng)的管理職責，通過全過程監(jiān)控管理工作降低OA的出錯率。還可以利用OA軟件協(xié)調(diào)管理機制中的各個要素，如管理流程、管理內(nèi)容及管理目標等，在其中一個管理要素發(fā)生變化時，利用OA軟件自動修改與之相關(guān)聯(lián)的管理要素，同時提醒辦公人員對工作流程做出相應(yīng)的調(diào)整，進而全面監(jiān)控管理工作過程、進度與實效，確保系統(tǒng)性、規(guī)范性開展OA管理工作。其次，利用計算機中的OA軟件搭建公共交流平臺，能夠使辦公人員在線交流各項OA管理事宜，在溝通交流中分享管理問題的解決方法，傳遞管理信息，并在集體性的頭腦風暴中高效解決OA管理中遇到的問題。在OA設(shè)備發(fā)生故障時，計算機中的OA軟件能夠及時向辦公人員發(fā)送預(yù)警信息，提醒辦公人員及時采取措施防止故障擴大化，避免發(fā)生不必要的經(jīng)濟損失，使日常的OA管理工作變得更為有序化、便捷化。此外，應(yīng)用計算機OA軟件完成公文的核稿、審簽、蓋章及歸檔等工作，能夠使內(nèi)部辦公人員共享公文信息，提高公文信息與管理過程的透明度。

1.2 在遠程OA中的應(yīng)用

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展有效提高了信息傳輸速度，同時使信息傳輸途徑變得多樣化，目前計算機所提供的信息傳輸服務(wù)已經(jīng)在逐步完善，傳輸服務(wù)具有方便快捷的特點。在OA中應(yīng)用信息傳輸及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠有效提升遠程OA水平。在遠程OA中應(yīng)用通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的具體形式包括無線辦公與視頻會議。會議是一種常見的辦公形式，在實現(xiàn)OA時應(yīng)用基于計算機科技技術(shù)的視頻會議，能夠使會議突破時空限制，確保處于異地的總部辦公人員、分部辦公人員能夠在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支撐下進行面對面的交流，及時在視頻會議中表達想法，與其他辦公人員集中討論問題。例如，某跨國企業(yè)經(jīng)常組織分公司的主管參加視頻會議，在視頻會議中針對相關(guān)問題進行討論與研究，采用網(wǎng)上視頻會議形式，無需辦公人員在不同的地點來回奔波，有助于減少辦公時間與精力，并降低工作強度。在遠程OA中采用基于計算機技術(shù)的網(wǎng)上視頻會議，還能提高各分公司傳輸資源與共享信息的速度，有助于促進跨國企業(yè)的遠程OA實現(xiàn)良性發(fā)展。另一方面，應(yīng)用無線網(wǎng)絡(luò)遠距離傳輸技術(shù)有利于實現(xiàn)無線OA。某企業(yè)為了確保員工能夠在不同的環(huán)境下辦公，包括移動辦公、異地辦公與在家辦公，建立了VPN，VPN可穿越公用網(wǎng)絡(luò)，保證安全傳輸數(shù)據(jù)信息，員工可以在辦公室以外的地點連接VPN，在VPN中傳輸數(shù)據(jù)及進行辦公。VPN中設(shè)置了使用權(quán)限，確保優(yōu)先處理緊急事務(wù)，同時避免遠程OA出現(xiàn)信息泄漏等安全隱患，并全面提升整個公司的辦公效率。

1.3 在OA數(shù)據(jù)處理與文字處理中的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)辦公時代，可隨時將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為資源或資產(chǎn)，由數(shù)據(jù)產(chǎn)生豐厚回報，為了能夠使數(shù)據(jù)信息帶來效益，在OA中應(yīng)重視利用計算機技術(shù)處理各類數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、 經(jīng)營數(shù)據(jù)、資金數(shù)據(jù)、薪酬數(shù)據(jù)及人力資源信息數(shù)據(jù)等。在處理OA產(chǎn)生的數(shù)據(jù)時，可采用Office Excel、SOAL Server或Access數(shù)據(jù)庫等軟件，利用Office Excel或Access存儲、加工及整理數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)信息進行分析總結(jié)，根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果制定決策，可以提高決策的科學(xué)性。因此，Office Excel或Access已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在金融OA、統(tǒng)計財經(jīng)OA等多個領(lǐng)域。Excel可允許辦公人員自定義單元格的格式、文字屬性及字體，同時具有制圖功能，可以將相對散亂的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為直觀化的數(shù)據(jù)圖表或圖形，如柱線圖及折線圖等，還能綜合利用多種函數(shù)針對性統(tǒng)計分析OA數(shù)據(jù)，如員工工資表等。除了應(yīng)用Office Excel或Access處理數(shù)據(jù)之外，還可以在OA系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)處理模塊，利用數(shù)據(jù)處理模塊管理OA中的收文與發(fā)文工作，將收文與發(fā)文時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一錄入OA系統(tǒng)中，在OA系統(tǒng)中統(tǒng)一建立發(fā)文，利用收件箱或發(fā)件箱瀏覽發(fā)文、查看詳細內(nèi)容，或?qū)?shù)據(jù)庫中的部分公文刪除。無論辦公時采用紙質(zhì)文件或電子文件，均需要利用計算機處理文字，包括文字錄入、文字排版、文字存儲及文字發(fā)送等，在OA中常用WPS Office及Microsoft Word處理文字，Word為計算機操作系統(tǒng)自帶軟件，WPS的功能較為齊全，不但具有文字排版等基礎(chǔ)功能，還具有自動審查、圖片轉(zhuǎn)文字、文字輸出圖片或PDF、文檔修復(fù)、智能備份、生成鏈接發(fā)送及朗讀文字等特色功能，可在處理文字時將界面調(diào)整為夜間模式或護眼模式，文字處理界面較為清晰，能有效簡化文字處理過程及提高文字處理速度。

2 應(yīng)用要求

為確保在OA中順利應(yīng)用計算機技術(shù)，需要把握好以下應(yīng)用要求。首先，辦公人員應(yīng)能夠熟練操作PPT、Excel及Word等常用OA軟件，同時能熟練運用電子郵件、QQ、微博及微信等資源搜集工具、信息交流工具。特殊崗位的辦公人員應(yīng)能夠熟練運用專業(yè)軟件，如會計財務(wù)人員應(yīng)能熟練使用EAM、“管家婆”、“金蝶”等專業(yè)財務(wù)分析軟件，工程設(shè)計人員應(yīng)能夠熟練運用繪圖工具及3Dmax軟件。其次，應(yīng)合理配置OA資源，包括打卡機、傳真機、復(fù)印機、掃描儀、打印機及計算機等，保證局域網(wǎng)及操作系統(tǒng)能夠正常工作，同時根據(jù)OA要求制定辦公設(shè)備管理制度，確保辦公人員自覺維護OA設(shè)備。在條件允許的情況下，可安排專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)OA的發(fā)展特點不斷開發(fā)及更新專業(yè)軟件，保證OA系統(tǒng)具有精密、高效、安全的特點，防止內(nèi)部資源、內(nèi)部資料等信息外泄。此外，應(yīng)確保斷網(wǎng)或網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定時OA信息傳輸質(zhì)量不受影響。為有效傳輸OA信息，可以安裝BWV軟件。BWV軟件可以確保計算機在無網(wǎng)的情況下遠距離傳輸信息及重要的OA文件，如應(yīng)用程序、文檔及表格等，且具有操作方便、高速傳輸信息等優(yōu)點。為了使BWV軟件正常傳輸信息，還需要配置傳真機、電話線及FAX/MODEM等設(shè)備。

3 結(jié)語

綜上，虛擬現(xiàn)實、多媒體、數(shù)據(jù)庫、通訊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化計算機科技技術(shù)為OA的發(fā)展提供了良好的契機，有效加快了OA的開發(fā)與普及進程。為了確保計算機的優(yōu)勢能夠在OA中得到有效發(fā)揮，并逐步完善OA系統(tǒng)的應(yīng)用功能。應(yīng)設(shè)計出標準化的OA應(yīng)用軟件，提高計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)效益、綜合效益與通信效益，確保組合配套的OA設(shè)備與計算機能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)作運行，保證計算機廣域網(wǎng)與局域網(wǎng)、文件存儲硬盤、掃描儀及打印機、OA系統(tǒng)等實現(xiàn)正常運轉(zhuǎn)。此外，應(yīng)嚴格執(zhí)行計算機應(yīng)用標準，不斷吸收新的OA技術(shù)。

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作者簡介

于洋（1971-），男，新疆維吾爾自治區(qū)昌吉市人。大學(xué)?？茖W(xué)歷?，F(xiàn)供職于國家新聞出版廣電總局五六四臺。研究方向為計算機應(yīng)用技術(shù)。

作者單位

國家新聞出版廣電總局五六四臺 北京市 102434