檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探討

熊 偉

（核工業(yè)檔案館，北京 100822）

檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探討

熊 偉

（核工業(yè)檔案館，北京 100822）

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)面貌有了十分明顯的變化，我國(guó)檔案管理工作也發(fā)生明顯改變，檔案信息化逐漸成為檔案管理工作的趨勢(shì)。與以往的檔案管理工作相比較，檔案信息化可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。檔案信息化在給檔案管理工作帶來(lái)方便的同時(shí)也存在著弊端，不斷開(kāi)放的操作模式也給檔案信息安全帶來(lái)了一定的安全隱患，因此，檔案管理相關(guān)部門一定要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。

檔案；信息化；管理；優(yōu)勢(shì)；安全

0　引 言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電子政務(wù)協(xié)同辦公和自動(dòng)化辦公已經(jīng)廣泛運(yùn)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，檔案信息化管理開(kāi)始得到廣泛運(yùn)用。但是，檔案信息化管理也存在著一些安全性問(wèn)題，因此，檔案工作人員應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)信息技術(shù)特征，并結(jié)合新技術(shù)、新方法對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行改正，促進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步。

1　檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)

1.1提高搜索速度和準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的檔案管理模式有個(gè)特點(diǎn)，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率比較大，一旦需要進(jìn)行檔案搜索時(shí)，都是依靠人力進(jìn)行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動(dòng)查找。檔案管理信息化之后，檔案搜索不需要再用工作人員花費(fèi)大量的人力進(jìn)行搜索，直接利用計(jì)算機(jī)就能找得到想要搜索的文獻(xiàn)，這樣一來(lái)，搜索效率不和準(zhǔn)確性都得到極大提高。

1.2提高檔案利用率

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展的同時(shí)，人們對(duì)于環(huán)境保護(hù)也更加重視，很多單位或企業(yè)辦公都倡導(dǎo)無(wú)紙化。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。檔案信息化管理利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，將信息資源以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在人們面前，人們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中對(duì)于自己信息的利用更加便捷與頻繁，從而讓更多的人在檔案信息化管理中利用到自己所需要的信息。

1.3信息遠(yuǎn)程傳輸共享更加方便

在檔案信息化還沒(méi)有出現(xiàn)之前，使用者如果有使用檔案的需要時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門查找、郵寄或者傳真等方式才能使用到，使用者偶爾使用一次將會(huì)非常麻煩。檔案信息化的出現(xiàn)改變了這種情況，檔案信息管理依靠網(wǎng)絡(luò)操作，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，給使用者帶來(lái)了方便。

1.4提高了檔案信息管理效率

檔案信息化管理包含多方面，其中有一點(diǎn)是生成數(shù)字化檔案，然后檔案管理工作人員對(duì)這些生成數(shù)字化的檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和整理，并存儲(chǔ)入庫(kù)和輸出利用。這些工作內(nèi)容如果利用傳統(tǒng)的檔案管理模式去進(jìn)行管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，完成之后的效果還不一定完美。因此，檔案的信息化管理，極大地提高了檔案管理的工作效率。

2　檔案信息化管理存在的安全問(wèn)題

2.1電子檔案存在真實(shí)性和合法性隱患

按規(guī)定，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案必須交由該單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實(shí)與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實(shí)性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復(fù)制粘貼，內(nèi)容改動(dòng)起來(lái)也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實(shí)性。

2.2管理過(guò)程中存在安全性問(wèn)題

雖然檔案信息化管理不會(huì)出現(xiàn)紙張破損而導(dǎo)致檔案失效的情況，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案信息化管理也會(huì)受到很多因素影響。比如：計(jì)算機(jī)軟硬件老化、平臺(tái)和電子檔案之間的一致性等。這些問(wèn)題的存在，要求檔案管理工作人員改進(jìn)管理方式，提高管理質(zhì)量，保證管理質(zhì)量不出問(wèn)題。

2.3受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅

如今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)的人們必須面對(duì)的一個(gè)難題是如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵害。電子檔案作為安全系數(shù)要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險(xiǎn)。此外，電子檔案除了在傳輸過(guò)程中容易受到病毒侵害，在管理過(guò)程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個(gè)問(wèn)題。

3　如何提高檔案信息化管理的安全性

3.1采用加密技術(shù)，提升電子檔案的真實(shí)合法性

對(duì)電子檔案采用加密技術(shù)能提高其真實(shí)合法性。現(xiàn)階段我國(guó)使用的加密技術(shù)主要有兩類構(gòu)成，一種是對(duì)稱類，另一種則是非對(duì)稱類。對(duì)稱類加密技術(shù)主要指的是對(duì)于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個(gè)的秘鑰就可以得知另一個(gè)的秘鑰，這種加密技術(shù)目前運(yùn)用范圍比較廣泛。非對(duì)稱類加密和對(duì)稱類不同，其需要同時(shí)知道加密和解密兩個(gè)秘鑰，只知道其中一個(gè)不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開(kāi)加密或解密秘鑰其中的一個(gè)，但是一定不能兩個(gè)都公開(kāi)，否則給不法分子可乘之機(jī)，擅自更改重要檔案信息。

3.2采用先進(jìn)的管理技術(shù)與理念

我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，每個(gè)行業(yè)都要根據(jù)自身實(shí)際情況將科學(xué)技術(shù)融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，吸收借鑒先進(jìn)的管理模式，對(duì)傳統(tǒng)管理模式存在不合理的地方加以改進(jìn)，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會(huì)要求的管理模式。加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內(nèi)容是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限問(wèn)題。檔案管理畢竟對(duì)安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問(wèn)者進(jìn)出查找檔案時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)出。人員的進(jìn)出要輸入密碼，只有將密碼輸入正確的人才可以進(jìn)去查詢檔案資料。同時(shí)，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來(lái)保障對(duì)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，杜絕非法訪問(wèn)，提高電子檔案安全性和隱秘性。

3.3建立健全安全管理制度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息泄露情況日趨頻繁，因此，電子檔案信息安全越來(lái)越引起社會(huì)重視。要實(shí)現(xiàn)電子信息化安全管理，除了要在技術(shù)手段上加強(qiáng)外，還要在制度管理上給予保障，建立健全管理制度不但可以彌補(bǔ)因技術(shù)缺陷而帶來(lái)的漏洞，也可以防止因人為因素而造成的問(wèn)題。在檔案信息化管理過(guò)程中，第一，要對(duì)各個(gè)部門各個(gè)人員進(jìn)行職責(zé)分工，相關(guān)管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，各司其職，將自己分內(nèi)事情做好，出現(xiàn)問(wèn)題需要自行承擔(dān)后果。同時(shí)，不歸自身監(jiān)管的事物不能擅自做主，必須在他人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意之下才被允許。第二，對(duì)電子檔案及時(shí)歸檔并處理，電子檔案不歸檔或者歸檔不到位會(huì)產(chǎn)生一系列問(wèn)題，比如：檔案信息容易改動(dòng)或丟失。歸檔之后的電子檔案不能再進(jìn)行更改，特殊情況下，必須經(jīng)過(guò)申請(qǐng)審批并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章方可進(jìn)行編輯處理。這樣可以極大地提高信息的安全性，有效防止人為因素對(duì)檔案信息化管理造成安全隱患。第三，完善相關(guān)規(guī)章制度，檔案管理工作人員必須在規(guī)章范圍內(nèi)進(jìn)行日常工作，不能超越制度允許的范圍。同時(shí)，對(duì)于因個(gè)人原因而造成檔案信息泄露的工作人員需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

4　結(jié) 語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理給檔案管理工作帶來(lái)了極大方便，提高了檔案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有兩面性，對(duì)于檔案信息化管理來(lái)講，也存在著很多弊端，比如：真實(shí)性和合法性不確定，受到計(jì)算機(jī)病毒威脅等。因此，對(duì)于檔案管理部門來(lái)講，其必須利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并建立健全自身管理制度進(jìn)行檔案信息化管理，只有在各個(gè)層面將工作做好，電子檔案的安全性才會(huì)得到保障。

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A

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2016-09-02