如何做好企業(yè)檔案管理工作

靳利敏

企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)在各項工作和活動中建立健全文字材料和檔案管理工作機制，為企業(yè)發(fā)展提供了有效服務(wù)，也為企業(yè)管理高層了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況、調(diào)整經(jīng)營策略提供依椐，為經(jīng)營決策提供支持性依據(jù)。同時也為社會各方準(zhǔn)確認定企業(yè)經(jīng)營成果，與企業(yè)進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

? 一、提高對檔案管理的認知

檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)、一種無形資產(chǎn)，它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，因此，常常忽略了企業(yè)檔案的建設(shè)，認為只要將文件收好不丟失，保證用的時候能夠查到就行。也有些人認為檔案工作是一項實踐性很強的工作，只需要在實際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人對檔案工作的管理知識進行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與以應(yīng)用。事實上，檔案工作的實踐性固然很重要，但檔案工作的專業(yè)性更重要，它要求檔案人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，包括履行專業(yè)職責(zé)的能力學(xué)歷和資歷等。

面對目前企業(yè)檔案機構(gòu)發(fā)展水平普遍偏低的現(xiàn)象，首先，要加強對檔案價值的認識，了解檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用，比如工作中的參考備查、憑證等諸多文件資料對企業(yè)發(fā)展的實質(zhì)性影響;其次，要加大對檔案室的資金投入，對檔案室的庫房建設(shè)、設(shè)備完善、人才引進都要給予政策傾斜和財力保障;再次，充分認識檔案的服務(wù)性，將合理利用檔案與檔案的安全保密進行有機地結(jié)合，使檔案建設(shè)邁進良性循環(huán);最后，推進信息技術(shù)在檔案網(wǎng)絡(luò)化中的建設(shè)。檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更是檔案信息資源和檔案使用者之間的橋梁和組帶。要達到這一目標(biāo)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，還要培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟知計算機管理的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)安全防范等技術(shù)的復(fù)合型人才，使其能夠參與到檔案信息化建設(shè)的全過程，了解和把握運行過程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問題。

? 二、加強對檔案的管理力度

目前，對企業(yè)檔案硬件設(shè)施的投入相對較少，甚至檔案室與圖室達不到二分開的標(biāo)準(zhǔn)，一些檔案整理的不規(guī)范，缺少必要裝具，檔案信息化建設(shè)更是無從談起。由此可見，完善的硬件設(shè)施管理是提升企業(yè)檔案服務(wù)職能的基礎(chǔ)，是做好服務(wù)檔案生產(chǎn)線的保障。

建立健全檔案管理制度。利用檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密等制度來加強檔案管理。同時制定科學(xué)的檢索體系，提高檔案的查找速度和準(zhǔn)確度，為企業(yè)提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。其次，企業(yè)單位檔案機構(gòu)管理大多采用手工操作的方式，這存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動強度大、紙質(zhì)檔案存放占用空間大、管理困難等問題。如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機已深入到基層各個單位，根據(jù)檔案的查閱管理制度，使用計算機進行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據(jù)查檔者的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案，同時也防止檔案丟失、泄密事件的發(fā)生。這樣不僅方便企業(yè)內(nèi)部查詢，也更好地提高了辦公效率。最后，檔案人員服務(wù)意識的淡薄嚴重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會、經(jīng)濟、文化價值及開發(fā)人力資源價值的充分實現(xiàn)。長期以來，企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現(xiàn)象嚴重，未能處理好保密與利用的關(guān)系，檔案室成為純粹的保密室，這在相當(dāng)程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員，要想做好服務(wù)，首先應(yīng)該讓人們了解檔案室的館藏情況，這是開發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。計算機管理是檔案工作的重要組成部分，是為企業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。在工作中，要學(xué)會抓重點，注意收集和保管與企業(yè)工作密切相關(guān)的資料。加大現(xiàn)有檔案成果的轉(zhuǎn)化，檔案中蘊藏著大量有價值的信息，對檔案室的檔案資源進行整合，使死信息轉(zhuǎn)化為活成果，為利用者提供滿意的信息服務(wù)，也是完善建設(shè)的關(guān)鍵所在。

? 三、堅持檔案管理服務(wù)好企業(yè)管理

堅持檔案管理服務(wù)企業(yè)管理，企業(yè)檔案才會一個良好的生存環(huán)境，并為企業(yè)利用者提供服務(wù)。在新形勢下，企業(yè)檔案要不斷開拓進取，緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里，切實為生產(chǎn)一線服務(wù)。因此，加大對本企業(yè)現(xiàn)有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

有時候收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于檔案的開發(fā)和利用。所以，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價值的信息，依據(jù)一定的原則方法，進行科學(xué)分類、系統(tǒng)組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為有價值的信息，經(jīng)過鑒定，用科學(xué)的方法加以妥善保管，為開發(fā)和利用檔案信息提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身的價值。在利用信息資源的同時，我們必須注意保證檔案資源的完整性與安全性，避免檔案流失。

企業(yè)檔案工作者有時還要主動服務(wù)，即工作者在熟悉館藏檔案，掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上，預(yù)測各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案服務(wù);樹立超前服務(wù)意識，多渠道、多形式的開發(fā)檔案信息，將封閉信息、閉式服務(wù)變?yōu)殚_放式服務(wù)，將檔案編研與系統(tǒng)提供結(jié)合起來，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設(shè)結(jié)合起來。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)有平臺，最大限度地滿足企業(yè)管理者及利用者對檔案信息的需求，同時，要準(zhǔn)確把握時代脈搏，找準(zhǔn)企業(yè)檔案工作發(fā)展方向，把黨和國家有關(guān)檔案工作的戰(zhàn)略部署和方針政策在企業(yè)檔案工作中貫穿好、實現(xiàn)好、找準(zhǔn)企業(yè)檔案工作融入主業(yè)，融入國家發(fā)展全局的結(jié)合點，更好地為國家經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)。