人事檔案管理信息化

王立國(guó)

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

人事檔案管理信息化

王立國(guó)

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

上世紀(jì)九十年代以來(lái)，隨著信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已逐漸成為各國(guó)普遍關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)，信息化程度的高低就成為一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。在我國(guó)進(jìn)行信息化社會(huì)的建設(shè)過(guò)程中，政府的信息化是全社會(huì)信息化的關(guān)鍵，而政府門戶網(wǎng)站建設(shè)問(wèn)題是政府信息化工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是國(guó)家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

人事檔案；管理；信息化；建設(shè)

1 人事檔案信息化是我國(guó)人事檔案發(fā)展的需要

在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，不僅能有效地將電子信息變?yōu)槿耸聶n案的重要組成部分，還將人事檔案已動(dòng)態(tài)的形式展現(xiàn)出來(lái)，利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將繁瑣的人事信息有獎(jiǎng)的管理和整合，為人事檔案的查詢和檢索提供更大的便利，實(shí)現(xiàn)檔案共享，使檔案信息得以“活”起來(lái)，加快對(duì)其利用的效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是技術(shù)革新的需要，隨著第三次工業(yè)革命浪潮的推進(jìn)，以通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信心技術(shù)為代表的信息技術(shù)，已成為當(dāng)今發(fā)展最快、普及最廣、滲透力最強(qiáng)的最新技術(shù)，在現(xiàn)代社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)生活起著重要作用的檔案事業(yè)，同樣面臨著信息技術(shù)革命的重大沖擊。要繼續(xù)活躍在人們生活得舞臺(tái)上，只有建立起完善的信息系統(tǒng)，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步，才能正確進(jìn)行預(yù)測(cè)，為檔案事業(yè)提供重要的技術(shù)保證。

2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

隨著我們進(jìn)入到信息化的社會(huì)中，已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了信息的共享以及網(wǎng)絡(luò)的溝通，但是在這一過(guò)程中比較依賴的還是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的規(guī)范，例如在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的傳輸、數(shù)據(jù)交換以及信息共享的時(shí)候，都需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。所以在檔案管理信息化的過(guò)程中，最為重要的一個(gè)步驟就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。這樣的建設(shè)理念，可以使技術(shù)的應(yīng)用以及對(duì)各項(xiàng)工作的分工，可以有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及科學(xué)的依據(jù)，這樣可以保證將不同的檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。統(tǒng)一現(xiàn)有的檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)以及逐漸成為我國(guó)現(xiàn)代化檔案發(fā)展的必然需要，同時(shí)也可以有效的提升檔案管理的工作效率。同時(shí)需要注意的是，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須對(duì)信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、儲(chǔ)存、檢查、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案信息化建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)，也是最亟待解決的實(shí)際問(wèn)題。檔案信息化管理非常重要的一項(xiàng)保障便是管理機(jī)制以及管理標(biāo)準(zhǔn)的完善，通過(guò)對(duì)各種規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以制定及落實(shí)，能讓分工協(xié)作以及對(duì)各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，有統(tǒng)一的依據(jù)，這樣可以保證將各項(xiàng)檔案管理工作都有機(jī)的聯(lián)系在一起，并且在檔案管理的過(guò)程中取得最大的效益。

3 全面建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在各行業(yè)的管理過(guò)程中集中統(tǒng)一都是一種行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這一點(diǎn)對(duì)于信息自動(dòng)化來(lái)講也同樣適用。自動(dòng)化管理體系的建設(shè)離不開(kāi)人機(jī)結(jié)合，這也要求檔案管理工作人員在工作的時(shí)候需要適用計(jì)算機(jī)工作，這也是檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程中所必須要考慮的情況。就現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理信息自動(dòng)化管理制度來(lái)講，依然存在著集中統(tǒng)一管理效果不好以及使用不方便等問(wèn)題，對(duì)于集中統(tǒng)一管理效果不好的問(wèn)題來(lái)講，主要與我國(guó)的檔案管理工作是以各行業(yè)的發(fā)展為基礎(chǔ)而發(fā)展起來(lái)的有關(guān)系，并沒(méi)有形成一個(gè)整體的理念。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。

4 各單位認(rèn)識(shí)檔案信息化管理和改革的建議

(1)對(duì)于單位的工作人員來(lái)說(shuō)，為了確保在人事檔案管理工作信息化的過(guò)程中可以達(dá)到高質(zhì)量的工作效果，作為檔案管理的工作人員在進(jìn)行人員檔案接收的過(guò)程中需要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，定期對(duì)相關(guān)的檔案資料等進(jìn)行整理、分類，當(dāng)有人想調(diào)取檔案進(jìn)行查看的時(shí)候務(wù)必要求其提供相應(yīng)的手續(xù)，對(duì)于一些有疑問(wèn)以及手續(xù)欠缺的人事檔案材料要進(jìn)行反復(fù)的溝通，對(duì)于缺乏必要手續(xù)的檔案材料，要將檔案材料退回檔案形成部門進(jìn)行處理，從而在一定程度上確保人事檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

(2)從政府的角度，雖然政府也出臺(tái)了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒(méi)有，對(duì)于施行這些條例的力度不夠。流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時(shí)。這些原因都導(dǎo)致了流動(dòng)人員檔案管理中難以按時(shí)歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實(shí)等情況出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國(guó)家政府出臺(tái)更加嚴(yán)密、更加具體、更切合實(shí)際、更具法律效力的條款。

(3)如果從法律的層面來(lái)講，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理工作實(shí)行信息化管理以及信息化改革必須要有相關(guān)法律條文的保護(hù)。一般情況來(lái)講，檔案管理部門與形成認(rèn)識(shí)檔案的各個(gè)單位之間往往存在著比較復(fù)雜的關(guān)系與一些法律問(wèn)題，這就要求在人事檔案管理的過(guò)程中對(duì)相關(guān)的法律條文進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

5 結(jié) 語(yǔ)

在人事檔案管理的過(guò)程中國(guó)除了需要對(duì)人事檔案的真實(shí)性以及嚴(yán)肅性進(jìn)行良好的維護(hù)，還需要通過(guò)在人事檔案管理的過(guò)程中試用現(xiàn)代化的管理方式，構(gòu)建人才業(yè)績(jī)的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，持續(xù)的挖掘人事檔案的價(jià)值；積極建立人力資源信息系統(tǒng)，多角度、多層面的開(kāi)發(fā)人事檔案信息，依據(jù)人事檔案的管理工作要求以及社會(huì)各領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒌男枨螅瑢?duì)人才的信息進(jìn)行進(jìn)一步的分類處理，盡可能確保人事檔案信息可以不受限制的被檢索到，同時(shí)作為檔案管理單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以簡(jiǎn)潔查看并掌握人事檔案的管理情況，有效的提升檔案的利用率。

2015-02-11

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