論會務工作文書寫作

陳田

【摘 要】隨著科學技術的進步與發(fā)展，人們通過會議增進溝通、交流、協作。本文論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，分析了會議記錄與會議紀要的區(qū)別。本文的論述內容對于會務工作文書寫作具有指導意義與借鑒作用。

【關鍵詞】文書寫作；會議記錄；會議紀要

1.引言

會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創(chuàng)造經濟效。會務工作在企事業(yè)單位的日常工作中不可或缺，會務工作文書總結直接影響到整個會議的成效及后續(xù)工作開展的力度與實施效果。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點等進行了論述。論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，分析了會議記錄與會議紀要的區(qū)別。

2.會議記錄

在會議召開的過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄[1]。會議記錄包括兩部分：一部分是記錄會議的組織情況，一般要求寫明會議的名稱、開會的時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等；另一部分是記錄會議的內容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。這部分是會議記錄的核心。

2.1會議記錄的基本要求

會議記錄主要有如下要求：

☆準確寫明會議名稱，開會時間、地點，會議性質。

☆詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。

☆忠實記錄會議上的發(fā)言和有關動態(tài)。

☆記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。

2.2會議記錄的重點

☆會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動。

☆會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。

☆權威人士或代表人物的言論。

☆會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論。

☆會議已議決的或議而未決的事項。

☆對會議產生較大影響的其他言論或活動。

2.3會議記錄的寫作技巧

會議記錄需要滿足一快、二要、三省、四代。一快，即記得快。二要，即擇要而記。三省，即在記錄中正確使用省略法。四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。

3.會議紀要的制作

會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文[2]。會議紀要是獨立的公文文種，是會議的總結性文件，是對會議成果的如實記錄和集中整理。會議紀要必須是在會議記錄的基礎上加工整理而成，但它又不同于會議記錄，它重在“紀”字上，是對已開會議的內容進行了歸納梳理，是一種經過加工的兼有備查、傳達和指導性的下行文。

3.1會議紀要的寫作特點

通知具有如下特點：

☆紀實性：會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，必須如實反映會議內容。

☆概括性：會議紀要并非記錄，要對會議內容綜合概括，歸納精髓。

☆約束性：對于會議紀要，作者無權變動會議議定事項，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決議。

3.2會議紀要的類型

會議紀要主要包括下面兩類：

☆辦公會議紀要——用以傳達由機關、單位召開的辦公會議所研究的工作、議定的事項和布置的任務，要求與會單位和有關人員遵守執(zhí)行。

☆專項會議紀要——是指專門工作會議、專題討論會、座談會、交流會、學術研討會等會議形成的紀要。

3.3會議紀要的標題

會議紀要的標題應采用下面幾種命名方式：

☆會議名稱十文種

☆發(fā)文單位名稱十會議名稱十文種

☆紀要內容十文種

☆正題十副題

3.4會議紀要的正文

（1）開頭部分——會議概況

開頭部分要高度概括會議的基本情況。

☆會議召開的目的、指導思想或依據；

☆會議的時間和地點；

☆會議名稱和主持單位及與會代表；

☆會議的主要議程；

☆會議的主要收獲和總體評價。

上述各項，并非每件會議紀要都需要具備，要根據需要取舍及論述詳略。會議概括完成后，可用“會議紀要如下”或“會議確定了如下事項”為過渡轉入會議主體部分——主要精神部分。

（2）主體部分——會議事項，即主要精神：主要撰寫會議討論問題的意義、目的、工作情況、今后應注意的事項及工作的安排。

可以選擇應用不同的方式撰寫：

☆條項式寫法：把討論的問題和決定的事項，分條分項寫出。會議討論了幾個問題，紀要就以幾個問題各自成一點寫出；

☆綜合式寫法：按性質綜合為若干部分，然后逐一寫出。這種寫法有利于概括豐富內容，從原則高度上把問題說深講透；

☆摘錄式寫法——摘要直記會上發(fā)言內容，按發(fā)言順序或按內容性質歸類寫出。這種寫法可以使人覺得客觀、真實。

會議精神撰寫注意事項：

☆要綜合提煉會議結論，善于區(qū)別一般意見和表態(tài)性的結論意見；

☆要善于抓住主管領導人或某些權威人士發(fā)言的精神實質；

☆要緊緊抓住會議主持人的意見，尤其是其總結性發(fā)言；

☆要把握多數與會人員的意見，特別是對重大問題產生分歧而最終未能統一時，應以多數人的意見作為結論性意見。

（3）結尾部分：一方面會議紀要可以在最后提出要求和希望，或發(fā)出號召；有的會議紀要則將要求和希望放在會議主體的主要精神部分。另一方面，此部分一般對會議評價或向會議主持單位表示致謝等。另外，標明成文日期，日期也可在題注中標注。

4.會議紀要與會議記錄的區(qū)別

會議紀要與會議記錄的主要區(qū)別如下：

☆性質上：會議記錄不是公文，是會議的原始記錄，用于存檔備查；而會議紀要的性質是法定公文，要發(fā)送給有關單位，寫作要求按需使用，不是每會必寫。

☆內容上：會議紀要是對會議記錄進行整理加工的會議上達成的一致認識，是會議內容的要點；會議記錄是會議發(fā)言的原始記錄，基本上應該做到有言必錄、全而不遺，每會必錄，如實反映會議情況，不加整理歸納。

☆形式上：會議紀要基本上按照行政公文的規(guī)范格式；會議記錄沒有統一的格式，多是各單位自定。

☆功能上：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

5.結語

本文針對會務工作文書寫作，論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，及其會議記錄與會議紀要的區(qū)別。對于會務文書寫作具有一定指導意義和參考價值。

參考文獻：

[1]王云奇. 會議文書寫作規(guī)范與實用例文全書[M]，中國紡織出版社，2011.01.

[2]李廣明. 應用文寫作范文大全[M]，當代世界出版社，2010.04.