高職院校檔案管理信息化的提升分析

夏先進(jìn)

【摘 要】高職院校檔案的含義是在科研、黨政管理、教學(xué)和其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，它的圖表、文字、聲像等對社會(huì)和學(xué)校有著保存的價(jià)值意義。正常的講，高職院校檔案管理是學(xué)校歷史的見證，還對學(xué)校管理工作起著重要的作用，不僅如此，它還關(guān)系到一個(gè)學(xué)校的人才培養(yǎng)水平和教學(xué)質(zhì)量。將最新的檔案管理理論作為檔案信息化主要指導(dǎo)，將計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)作為媒介，作為對檔案管理的主要支持對象。根據(jù)檔案管理部門和信息社會(huì)的要求，開展檔案的收集、開發(fā)、保存和利用現(xiàn)代管理。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)

前言

由于社會(huì)的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)越來越普遍，信息化建設(shè)也是越來越成熟，這也就成了高職院校運(yùn)用信息化建設(shè)管理檔案堅(jiān)實(shí)的后盾。高職院校檔案管理信息化建設(shè)受信息化高速發(fā)展所影響，同時(shí)也帶動(dòng)了檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作的重點(diǎn)就是將高職院校檔案管理信息化建設(shè)做好。

一、高職院校人事檔案信息化管理的重要性

現(xiàn)代社會(huì)，把計(jì)算機(jī)作為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域快速發(fā)展，給社會(huì)帶來一次空前絕后的變革。信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施隨著電腦網(wǎng)絡(luò)深入到社會(huì)的各個(gè)角落也便大量普及，并且使得信息化進(jìn)程逐漸成為各個(gè)領(lǐng)域的主流。信息化的基礎(chǔ)是檔案原生，時(shí)代發(fā)展需要人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化。人事檔案信息化的含義是人事檔案被科技手段和信息技術(shù)實(shí)施基于現(xiàn)代電子信息環(huán)境下的管理以及利用。人事檔案管理信息化是改造優(yōu)化現(xiàn)代現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)、資料轉(zhuǎn)化和整理的細(xì)致而復(fù)雜的工程。2002年國家檔案局中央檔案管印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是一項(xiàng)重要的信息化建設(shè)管理工作任務(wù)。所以說，當(dāng)下高職院校管理工作的重要任務(wù)就是人事檔案管理信息化，已是現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展潮流的必然趨勢。

二、高職院校檔案管理現(xiàn)狀

1.高職院校檔案的管理認(rèn)知較少。

當(dāng)前，致使教職員工對檔案的信息化管理認(rèn)知較少是因?yàn)楦呗氃盒n案管理制度仍不健全，有關(guān)的技術(shù)設(shè)備跟不上院校發(fā)展的需求。處理過程中會(huì)有新問題出現(xiàn)而不能及時(shí)的解決，信息處理慢，無論是什么樣的檔案都是硬套的檔案管理制度，這也就成為出現(xiàn)了千奇百怪的漏洞的原因。舉個(gè)例子，如果教職員工對于電子文檔接受后沒有及時(shí)的存檔觀念，或者會(huì)有人認(rèn)為還會(huì)下發(fā)紙制文檔，然而就會(huì)刪掉，以后需要時(shí)再去學(xué)院行政部要，徒增煩惱。

2.檔案管理人員的缺乏。

首先，當(dāng)下的高職院校檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)專業(yè)人才的匱乏成為非常嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致非常多的技術(shù)性強(qiáng)的難題無法解決。目前的社會(huì)，對于計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)和檔案管理都精通的人可謂是屈指可數(shù)。院校檔案處理中存在著幾乎所有的工作人員沒有接受過這方面的專業(yè)訓(xùn)練的問題，而且還缺乏專業(yè)理論知識以及信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的課程。這些不足之處大大的阻礙了檔案信息化建設(shè)成長的腳步。更有過分的，大量的高職院校只是象征性的安排一些連計(jì)算機(jī)基本操作都不懂的閑職人員。這些情況更是數(shù)不勝數(shù)。對院校檔案管理工作的不重視，信息化建設(shè)在這樣的學(xué)校豈不是空談。其次，也就是學(xué)校的設(shè)備落后，檔案也是不足，技術(shù)就更不要提了。更有的學(xué)校連文件檢索和管理檔案信息與一體的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)也沒有。

3.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)不足。

高職院校檔案管理的信息化建設(shè)為檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)帶來了方便，與此同時(shí)也就存在了安全性的問題。高職院校的檔案本來就有一定的機(jī)密性，所以就要防止黑客入侵。有的院校并不重視，只要機(jī)密性的文件被有目的的侵害，也只能去找開發(fā)商幫忙來解決問題，帶來的不僅是工作上的麻煩 ，更重要的是給院校埋下了顆不定時(shí)的炸彈，隨時(shí)，學(xué)生的人身財(cái)產(chǎn)安全都可能受到侵害。

4.數(shù)據(jù)質(zhì)量。

高職院校檔案管理的信息化建設(shè)剛剛形成不久。管理人員需要整理學(xué)生原來錄入的資料，比對分析后，管理人員不難會(huì)發(fā)現(xiàn)學(xué)生的資料有模糊不清或者是丟失的情況。這種情況對院校檔案管理和信息篩選等情況增加了困難。這也就是在錄入學(xué)生資料前期管理人員的馬虎和工作不認(rèn)真導(dǎo)致的結(jié)果。這就可以一定程度上反映了院校檔案管理信息采集的不足，所以，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)過程中，管理人員一定要對資料的錄入足夠的重視。

三、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的舉措

1.重視教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值。

院校檔案作為院校的成長足跡和未來發(fā)展的指路燈。開始建設(shè)高職院校檔案信息化建設(shè)，一定要重視對高職 院校信息資源合理開發(fā)利用，深化高職院校教學(xué)質(zhì)量的改革，強(qiáng)化院校教學(xué)水平的管理，提高教育教學(xué)水平。比如，把有價(jià)值、質(zhì)量高的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、課件等刻錄成光盤存放起來，為以后年輕老師的學(xué)習(xí)提供條件，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，也可以為學(xué)校自主編發(fā)精品課程軟件奠定基礎(chǔ)。高職院校信息化建設(shè)中，利用好互聯(lián)網(wǎng)也是必要的，讓資源的最大運(yùn)用、檔案公開，這樣可以讓高職院校教職員工跟上創(chuàng)新腳步成為可能。除此外，也要利用好遠(yuǎn)程協(xié)助服務(wù)。

2.更新觀念。

高職院校檔案管理的信息化建設(shè)是以現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)，如若不讓高職院校建立起來先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)成為一種擺設(shè)，就需要主管者不斷地從根本上更新觀念。由此可鑒，高職院校檔案管理人員一定要更新觀念，不斷加強(qiáng)對高職院校檔案管理信息化建設(shè)重要性和必要性的整體認(rèn)知，不斷去學(xué)習(xí)接受變化的新科學(xué)知識，這樣就可以使高職院校檔案管理的信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)成為可能。

3.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，復(fù)合型人才。

院校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要上級與下級共同努力。上級檔案部門需要為下級提供培養(yǎng)人才的條件，而下級就需要自己付出不斷的努力去學(xué)習(xí)。舉個(gè)例子，院校就應(yīng)該多弄些活動(dòng)，或者建個(gè)檔案管理信息化建設(shè)知識輔導(dǎo)班，同時(shí)，為了培養(yǎng)出專業(yè)人才，還需要建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)的制度提升檔案管理工作人員的信息化能力，讓具有現(xiàn)代信息意識、現(xiàn)代信息素質(zhì)和信息管理能力的高職院校檔案管理人員出現(xiàn)成為可能。這是其一，其二就是對于信息化建設(shè)十分熟練，而且還要了解高職院校檔案的管理工作的復(fù)合型人才也是必須要有的。不但需要這類人才，還需要對能夠掌握新技術(shù)、新知識，具備現(xiàn)代信息素質(zhì)，還擁有院校檔案管理信息技術(shù)的這類復(fù)合型人才重點(diǎn)培養(yǎng)。

4.提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是必不可少的步驟，就需要院校多方面籌集資金，對檔案管理投入更多的資金，為引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)、管理軟件奠定基礎(chǔ)。才能更好地滿足檔案管理信息化要求，提升檔案管理的科技含量。

5.提升檔案信息化程度。

現(xiàn)在，隨著電子產(chǎn)品的普及，帶動(dòng)了檔案管理的要求逐漸提高，越來越多的高職院校中很多文件都采取了電子文件。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理方式缺乏靈活性、準(zhǔn)確性，信息共享程度非常低，查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以已無法滿足需求，逐漸的用的越來越少。所以檔案部門應(yīng)該采用查詢簡單便捷的信息化電子檔案。如果采用計(jì)算機(jī)搜索，豈不是準(zhǔn)確度更高，速度更快。

四、結(jié)束語

綜上所述，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)極其重要，不但要保證教學(xué)質(zhì)量優(yōu)越性，還要有效的提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率和提升專業(yè)化技能的培育。不但是這樣，保障高職院校自身權(quán)益方面深受著高職院校檔案管理的信息化建設(shè)的影響，也起著至關(guān)重要的作用。然而，由于高職院校檔案管理的信息化建設(shè)工程建設(shè)不是個(gè)輕松的工作。因此就需要檔案管理人員和相關(guān)部門發(fā)揮其重要的作用，例如，不斷地更新觀念，提高管理意識，做好自己的本職工作等等。將自己的力量和能力貢獻(xiàn)給院校檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李輝. 關(guān)于高職院校檔案管理信息化的可行性分析[J]. 科技視界，2014，11：210.

[2]馮志丹. 淺談高職院校人事檔案管理信息化[J]. 黑龍江史志，2015，13：96.

[3]童俊，李征珍. 高職院校檔案管理信息化建設(shè)初探[J]. 經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2015，08：203.

[4]王田榮. 高職院校教務(wù)檔案信息化管理的探索與研究[J]. 南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2016，01：90-93.

[5]王強(qiáng)波. 高職院校檔案管理信息化建設(shè)探討[J]. 理論視野，2012，04：68-69.