檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的幾點問題及探索

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校，黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的幾點問題及探索

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校，黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術(shù),將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料,通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上,并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。

檔案數(shù)字化；建設(shè)；問題及探索

1 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

(1)安全性問題。數(shù)字化檔案離開了計算機及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復制等特點，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。

(2)常見的業(yè)務(wù)問題。紙質(zhì)檔案在進行數(shù)字化操作的過程中，會遇到一系列的業(yè)務(wù)問題。一般來說，在原檔案進行數(shù)字化之前要進行鑒定工作，以確定數(shù)字化的范圍、操作順序等等。例如，有些單位在界定數(shù)字化掃描范圍時，將正本、定稿、草稿等不同版本的檔案定為：只掃描正本,如果沒有正本的,掃描定稿,無正本無定稿的,掃描草稿。

(3)憑證價值問題。檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。然而由于認識上、技術(shù)上、管理制度上等諸多問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。首先，數(shù)字檔案必須依賴特定的計算機設(shè)備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑，畢竟數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。其次，數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題；它具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。因此，要確認數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正接受數(shù)字化檔案，確認其憑證價值，可能還需付出更多的努力。

(4)數(shù)字化過程中的其他問題。檔案數(shù)字化建設(shè)乃至數(shù)字檔案館建設(shè)完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有檔案數(shù)字化建設(shè)，更沒有數(shù)字檔案館。然而也正是高新技術(shù)給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)密集，諸多技術(shù)問題成為制約的難點。事業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵，要培養(yǎng)一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才隊伍，才能真正推動檔案信息化建設(shè)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案的雙套保存(即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存)。雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。因此，雙套制應(yīng)有其存在的必要性和合理性，這將成為未來檔案館館藏結(jié)構(gòu)的一大特點。其次，我們還可以采用“異地備份”的存儲方式。一個檔案館所有的館藏檔案都保存于一個地方，方便管理和利用，但是安全性不夠。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態(tài)顯得十分重要，如遇到大地震等自然災(zāi)害，檔案館就有可能遭受重創(chuàng)，一些受損嚴重的檔案是無法修復的。因此國家檔案局要求：各級國家檔案館應(yīng)建立異地備份庫，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份。再次，檔案案卷(件)的拆裝應(yīng)視情況而定,基本原則是能不拆的不拆,能不裝訂的不裝訂。裝訂費時費力，既然檔案已經(jīng)變成電子數(shù)據(jù)，以后檢索閱覽在計算機上進行即可，檔案案卷及原件無需裝訂,只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可，減少檔案出現(xiàn)字跡退化或紙張老化破損，也便于保密。

總之，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗。

2016-11-12

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：1008-3383(2017)06-0211-01