廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊建設(shè)情況的調(diào)查分析與若干思考

王彩虹　管先海

廣州地鐵工程建設(shè)投資大，項目周期長，參建單位廣，涉及工程專業(yè)和產(chǎn)生檔案數(shù)量多。以一條線路為例，統(tǒng)計如下：建設(shè)投資4億～5億元/公里，建設(shè)周期5年，工程專業(yè)40多個，主參建單位100多個，產(chǎn)生檔案數(shù)量12000多卷。

地鐵項目檔案是地鐵工程建設(shè)的項目成果，是項目專項驗收和審計的依據(jù)，也是地鐵日后運(yùn)營管理的重要支撐。要做好地鐵項目檔案，確保項目檔案質(zhì)量，除了要對項目檔案進(jìn)行全過程管理、加強(qiáng)對形成文件的管控、建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范業(yè)務(wù)外，還要加強(qiáng)項目檔案人才隊伍的建設(shè)。

廣州地鐵集團(tuán)公司建立了“一體化、集中式”的檔案管理架構(gòu)。一是設(shè)立專門決策機(jī)構(gòu)，成立公司檔案管理委員會，協(xié)調(diào)解決檔案業(yè)務(wù)的重大問題。二是設(shè)立檔案管理專職機(jī)構(gòu)，由集團(tuán)公司辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。三是設(shè)立專業(yè)驗收機(jī)構(gòu)，由驗交管理、工程建設(shè)、檔案管理等多個專業(yè)共同組成檔案驗收專業(yè)組，專門負(fù)責(zé)工程項目檔案驗收。同時建立了廣州地鐵集團(tuán)公司、各部門、參建單位三級檔案人員組成的地鐵項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的全覆蓋。本文以廣州地鐵一條在建線路為例，對廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊建設(shè)情況進(jìn)行了調(diào)查分析，并引發(fā)了幾點(diǎn)個人思考。

1 廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊的基本情況

目前廣州地鐵集團(tuán)公司有專職檔案人員38人（其中集團(tuán)辦公室檔案資料部 18人，建設(shè)總部檔案資料部 10人，運(yùn)營總部檔案資料部 7人，房產(chǎn)總部檔案室 3人），在建線路參建單位有專職檔案人員200人，合計238人。

從檔案團(tuán)隊人員學(xué)歷方面統(tǒng)計，主要包括碩士研究生以上、本科學(xué)歷人員、大專及以下人員等，其中碩士研究生以上20人，占8.4%；本科學(xué)歷人員120人，占50.4%；大專及以下人員98人，占41.2%。

從檔案團(tuán)隊人員職稱方面統(tǒng)計，主要包括高級職稱、中級職稱、初級職稱、無職稱等，其中高級職稱15人，占6.3%；中級職稱65人，占27.3%；初級職稱90人，占37.8%；無職稱68人，占28.6%。

從檔案團(tuán)隊人員專業(yè)方面統(tǒng)計，主要包括檔案專業(yè)、工程類專業(yè)、經(jīng)濟(jì)及行政文秘專業(yè)、其他專業(yè)等，其中檔案專業(yè)20人，占8.4%；工程管理專業(yè)110人，占46.2%；信息管理專業(yè)30人，占12.6%；經(jīng)濟(jì)及行政文秘專業(yè)20人，占8.4%；其他專業(yè)58人，占24.5%。

從檔案團(tuán)隊人員年齡方面統(tǒng)計，分布在60后至90后，其中廣州地鐵集團(tuán)公司年齡分布均勻，老中青結(jié)合；參建單位以80后、90后居多。具體情況是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。

從檔案團(tuán)隊人員性別方面統(tǒng)計，無論是廣州地鐵集團(tuán)公司，還是參建單位，女性偏多。具體情況是：男性檔案人員85人，占35.7%；女性檔案人員153人，占64.3%。

2 廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊現(xiàn)狀分析

2.1 廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊優(yōu)勢分析。

2.1.1 業(yè)界領(lǐng)先。廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊人員規(guī)模在全國地鐵行業(yè)中處于領(lǐng)先地位，目前全國地鐵行業(yè)大發(fā)展，各個城市的地鐵建設(shè)單位都很重視地鐵項目檔案工作，配備了專門的機(jī)構(gòu)、人員、庫房，但廣州地鐵經(jīng)營20多年來，已開通運(yùn)營9條線路，在建11條線路，一直是“一體化”的經(jīng)營模式，在建設(shè)、運(yùn)營、經(jīng)營的過程中積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗，檔案人員無論從規(guī)模、人員素質(zhì)等方面都處于業(yè)界領(lǐng)先水平。同時依靠廣州地鐵咨詢公司、設(shè)計院、培訓(xùn)學(xué)院等子公司，為同行單位提供地鐵項目檔案管理經(jīng)驗知識輸出，創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟(jì)效益，也鍛煉了檔案團(tuán)隊，提高了業(yè)務(wù)水平。

2.1.2 知識傳承。廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊配備檔案、工程等專業(yè)人員，搭配相對合理；人員年齡結(jié)構(gòu)相對均勻，基本實現(xiàn)業(yè)務(wù)的“傳幫帶”，老員工帶新員工，師傅帶徒弟。廣州地鐵檔案管理團(tuán)隊傳承企業(yè)“陽光文化”理念，提出“陽光地鐵，智慧檔案”的宣傳語，激勵檔案團(tuán)隊用智慧的頭腦，在陽光、公開的氛圍中推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.1.3 團(tuán)隊協(xié)作。個人的成長源于企業(yè)的平臺，依賴于團(tuán)隊成員相互支持、協(xié)作，近年來，廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊不斷開創(chuàng)新業(yè)務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)地完成了亞運(yùn)6條線路專項驗收工作，連續(xù)有7條線路獲得廣東省重大建設(shè)項目檔案“金冊獎”；同時，組織建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等共同編制檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城市軌道交通工程文件歸檔要求與分類標(biāo)準(zhǔn)》，創(chuàng)新性地提出了地鐵檔案分類規(guī)則及編碼體系，規(guī)范了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)全國地鐵行業(yè)檔案管理人才隊伍。

2.2 廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊劣勢分析。

2.2.1 檔案管理團(tuán)隊整體素質(zhì)有待提升?！皩W(xué)習(xí)猶如逆水行舟，不進(jìn)則退”，雖然配備各專業(yè)人員，很多也是檔案管理、信息管理、工程管理等專業(yè)員工，但是隨著地鐵工程新技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化的發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，比如現(xiàn)在的BIM技術(shù)的運(yùn)用，檔案應(yīng)如何實現(xiàn)歸檔，需要檔案人員不斷地去學(xué)習(xí)，更新知識結(jié)構(gòu)，拓展知識面，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念、新思維、新方法、新工具，才能應(yīng)對新業(yè)務(wù)帶來的挑戰(zhàn)。

2.2.2 檔案專業(yè)人員不足，團(tuán)隊職稱偏低。從統(tǒng)計分析中可看出，檔案專業(yè)人員配置不足，不到10%，工程專業(yè)和其他專業(yè)人員比較多，這對工作的開展存在一定的影響，特別是參建單位人員，以技術(shù)為主，檔案人員學(xué)歷不高，往往忽視對檔案的收集整理，造成后期組卷、移交的不及時。另一方面，職稱總體偏低，初級職稱和無職稱占60%以上，主要是參建單位檔案人員，不是檔案相關(guān)專業(yè)，又忙于工程管理，往往在工程建設(shè)的同時，忽視工程文件的收集，會對后期檔案的整理質(zhì)量產(chǎn)生影響。

2.2.3 企業(yè)管理方面的人員欠缺。地鐵項目檔案是為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)的，在檔案管理團(tuán)隊中，也需要配置熟悉企業(yè)運(yùn)作的業(yè)務(wù)人員，比如合同管理、法律管理、經(jīng)營管理等專業(yè)人員，在檔案的收集、歸檔、利用中植入企業(yè)經(jīng)營的因素，檔案在今后企業(yè)經(jīng)營中會發(fā)揮更大的作用，同時企業(yè)管理人員更熟悉企業(yè)各項業(yè)務(wù)管理，對歸檔文件的形成更為了解，特別未來更多是電子文件歸檔，檔案與企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展更緊密，如果檔案團(tuán)隊中有這類人員的加入，對業(yè)務(wù)的發(fā)展及檔案團(tuán)隊的管理必將會有一定的促進(jìn)作用。

2.2.4 復(fù)合型人才需要進(jìn)一步培養(yǎng)。在現(xiàn)有團(tuán)隊成員中，有些員工是單一的工程管理專業(yè)、信息管理專業(yè)，但缺少檔案專業(yè)知識，檔案專業(yè)的人員又缺少信息管理、工程管理、企業(yè)管理方面的知識；同時，地鐵檔案來源廣，收集工作量大，需要協(xié)調(diào)的部門、人員較多，除了專業(yè)技術(shù)能力外，對綜合協(xié)調(diào)能力要求也比較高。地鐵項目檔案團(tuán)隊人員的知識結(jié)構(gòu)，除了檔案專業(yè)，還要學(xué)習(xí)企業(yè)管理、項目管理、工程管理、信息管理等知識，需要培養(yǎng)復(fù)合型人才。復(fù)合型人才要有一定企業(yè)管理知識，善于溝通和協(xié)調(diào)，善于帶領(lǐng)和激勵團(tuán)隊，善于正面激勵和引導(dǎo)，充分發(fā)揮員工的特長和優(yōu)點(diǎn)，并帶領(lǐng)團(tuán)隊完成目標(biāo)任務(wù)，這類人才目前在檔案團(tuán)隊中比較稀缺，需要進(jìn)一步培養(yǎng)。

2.2.5 參建單位檔案人員的素質(zhì)有待提升。參建單位檔案人員主要存在流動、分散、素質(zhì)參差不齊、易更換等特點(diǎn)，而且他們的檔案意識也不均衡，有些單位，比如設(shè)計單位，檔案工作比較規(guī)范，而且信息化程度比較高；而有些單位，基本的人員、設(shè)施、設(shè)備都沒有配備，很容易因檔案意識、檔案認(rèn)識的原因，造成檔案的丟失、破損等，所以說檔案人員意識是非常重要的。同時，參建單位檔案人員很多不是檔案專業(yè)，也需要加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

2.2.6 男性較少。地鐵項目檔案的管理需要經(jīng)常到工地一線檢查、驗收、指導(dǎo)，而且隨著館藏的增加，庫房的安全檢查、調(diào)卷、上架管理都需要男性同時承擔(dān)，當(dāng)前團(tuán)隊成員中，女性比例較高，在男女結(jié)構(gòu)方面需要盡量平衡一些。

3 幾點(diǎn)思考

3.1 多吸收檔案專業(yè)人員，強(qiáng)化職稱申報。

3.1.1 多引進(jìn)檔案專業(yè)管理人才。針對檔案專業(yè)人才偏少的情況，無論是地鐵項目建設(shè)單位，還是參建單位都要多招檔案管理專業(yè)人才，目前國內(nèi)40多個城市都在建設(shè)地鐵，急需地鐵項目檔案人才。結(jié)合地鐵工程的特點(diǎn)及信息化發(fā)展的趨勢，從團(tuán)隊的搭配和組合上來分析，地鐵項目檔案團(tuán)隊需要檔案專業(yè)人才、信息管理專業(yè)人才、工程管理專業(yè)人才互相組合，才能做好地鐵項目檔案工作，所以非常需要檔案專業(yè)人才和其他專業(yè)人才的組合搭配，以提升項目檔案團(tuán)隊的整體合力和凝聚力。

3.1.2 鼓勵團(tuán)隊成員積極申報職稱。地鐵建設(shè)單位和參建單位一般都是屬于企業(yè)單位，對職稱非硬性要求，但是作為從事檔案專業(yè)的人員，應(yīng)該積極地去申報職稱，作為對本身從事工作專業(yè)的一種認(rèn)可與肯定。專業(yè)職稱也是地鐵項目檔案團(tuán)隊成員業(yè)務(wù)水平提升的一個方面，在完成工作的同時，及時總結(jié)，發(fā)表論文，也是不斷提升自我素質(zhì)的一種方式，參與職稱評審后，有了一定的職稱，對團(tuán)隊成員的職業(yè)生涯拓展有一定的促進(jìn)作用。

3.2 打造團(tuán)隊凝聚力，建立團(tuán)隊文化。

3.2.1 建立地鐵項目檔案管理文化。廣州地鐵的管理理念是“文化引領(lǐng)，戰(zhàn)略驅(qū)動”，運(yùn)用到檔案管理，尤為適用，地鐵項目檔案管理需要文化來引領(lǐng)，需要設(shè)定戰(zhàn)略目標(biāo)，以保持業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展；檔案管理的文化內(nèi)涵展現(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)中，體現(xiàn)在每個檔案工作者的精神中。廣州地鐵的項目檔案管理文化內(nèi)涵應(yīng)包含協(xié)同、服務(wù)、創(chuàng)新、傳承，同時要貫徹“陽光地鐵、智慧檔案”的檔案管理理念。

3.2.2 建立員工對檔案工作的認(rèn)同感。團(tuán)隊的凝聚力需要員工的價值認(rèn)同，需要員工對企業(yè)、對部門有歸屬感。檔案工作也是這樣，需要檔案員工對本職工作認(rèn)可、認(rèn)同，才能充滿熱情、充滿激情地工作。培養(yǎng)員工的認(rèn)同感，需要檔案團(tuán)隊確認(rèn)共同的目標(biāo)、共同的工作方向，對工作充滿自豪感，而且通過工作平臺能夠?qū)崿F(xiàn)人生的自我價值，要員工明白檔案工作的使命，為檔案工作的使命而奮斗。

3.2.3 建立地鐵項目檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)。建立每條地鐵線路項目檔案協(xié)作組，協(xié)作組成員由廣州地鐵和參建單位組成，協(xié)作組定期組織業(yè)務(wù)交流，調(diào)研學(xué)習(xí)，并組織合作共建，通過樹典型，樹標(biāo)桿，以示鼓勵，并號召向先進(jìn)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)項目檔案業(yè)務(wù)人員團(tuán)隊，促進(jìn)每條線路參建單位檔案業(yè)務(wù)水平均衡發(fā)展，提高項目檔案的質(zhì)量。建立每條線路檔案人員的微信群，定期在微信群推送最新的檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)等，也可隨時解答參建單位檔案人員提出的問題，特別是目前線路較遠(yuǎn)，不能及時到工地現(xiàn)場培訓(xùn)，通過微信可以及時解決問題，其他人員看到，也可以避免同類問題產(chǎn)生。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提升團(tuán)隊業(yè)務(wù)水平。

3.3.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。國家、省市檔案局和高校有很多檔案專業(yè)的培訓(xùn)班，可結(jié)合業(yè)務(wù)的需要和團(tuán)隊成員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，參加不同課程的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平；針對參建單位的人員，定期舉辦培訓(xùn)，并頒布建設(shè)單位的上崗證，定期舉辦協(xié)作交流。目前廣州地鐵每周五固定為培訓(xùn)時間，舉行培訓(xùn)，分土建、機(jī)電、系統(tǒng)、設(shè)計、拆遷等幾十個專題和電子檔案、聲像檔案專題，進(jìn)行循環(huán)培訓(xùn)。

3.3.2 輪崗培養(yǎng)。目前輪崗培養(yǎng)是比較常用的一種方式，不同崗位的員工定期輪崗，能使員工快速全面掌握業(yè)務(wù)，在不同的崗位得到鍛煉，也培養(yǎng)員工換位思考能力、全局觀能力和主人翁的責(zé)任意識，對檔案團(tuán)隊整體素質(zhì)的提高有很好的促進(jìn)作用，更有利于業(yè)務(wù)工作的開展和業(yè)務(wù)的提升。

3.3.3 跟崗學(xué)習(xí)。跟崗學(xué)習(xí)，主要是對新員工的一種培訓(xùn)、培養(yǎng)方式。新員工要到各個業(yè)務(wù)相關(guān)部門進(jìn)行跟崗學(xué)習(xí)，以全面了解公司業(yè)務(wù)；同時在對同行單位的培訓(xùn)中也是常用的一種方式，比如廣州地鐵對昆明地鐵、石家莊地鐵的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對方是派檔案業(yè)務(wù)人員到廣州地鐵進(jìn)行跟崗學(xué)習(xí)，包括日常管理和項目檔案的檢查、驗收等，通過培訓(xùn)交流，也促使廣州地鐵項目檔案團(tuán)隊快速成長。

3.3.4 學(xué)習(xí)先進(jìn)。定期組織檔案部門人員“走出去”，學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗、優(yōu)秀做法和業(yè)務(wù)流程，以開拓思維，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提升業(yè)務(wù)水平。比如，可以去地鐵建設(shè)規(guī)模較大的北京地鐵、上海地鐵學(xué)習(xí)項目檔案管理；可以去大型企業(yè)如電力、石油、兵器檔案館等學(xué)習(xí)檔案綜合管理；也可以去各省市先進(jìn)標(biāo)桿單位去學(xué)習(xí)，多吸收不同單位的經(jīng)驗做法，提升團(tuán)隊檔案業(yè)務(wù)管理水平。

3.3.5 專門進(jìn)修。很多高校都有進(jìn)修班，比如中山大學(xué)資訊管理學(xué)院開設(shè)的檔案專業(yè)在職碩士班，可以提升學(xué)歷，學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識，提升檔案專業(yè)業(yè)務(wù)能力；中山大學(xué)管理學(xué)院、嶺南學(xué)院都開設(shè)短期管理進(jìn)修課程，對于走向工作崗位的檔案人員，可以去進(jìn)修，選擇性地去學(xué)習(xí)一些管理類的課程，比如團(tuán)隊管理、績效考核、溝通管理和項目管理等，對檔案管理專業(yè)也是一個互補(bǔ)，特別是從事地鐵項目檔案工作的人員，由于地鐵行業(yè)的特殊性，一般都是企業(yè)的運(yùn)作模式，更有必要去系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)一些企業(yè)管理知識，以擴(kuò)充自己的知識結(jié)構(gòu)，提升自己的綜合素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)管理水平。

（作者單位：王彩虹，廣州地鐵集團(tuán)有限公司；管先海，濮陽市檔案局 來稿日期：2016-11-29）