基于民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制現(xiàn)狀研究

朱思霖　張林華

摘 要：伴隨社會(huì)民主化進(jìn)程的推進(jìn)，政府職能逐漸由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，政府行政模式開始更加體現(xiàn)公民本位思想，國(guó)家檔案局提出了檔案工作向服務(wù)民生轉(zhuǎn)變的一系列改革策略。近年來(lái)，上海、長(zhǎng)春、嘉興、天津等地紛紛開展了民生檔案“就地查詢，跨館出證”的檔案創(chuàng)新服務(wù)，本文對(duì)當(dāng)前民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)中館際聯(lián)動(dòng)的開展途徑、實(shí)現(xiàn)舉措、實(shí)施成效進(jìn)行了分析，并做出相關(guān)策略思考

關(guān)鍵詞：民生檔案；遠(yuǎn)程服務(wù)；館際聯(lián)動(dòng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，一系列惠民政策相繼出臺(tái)。為了使檔案工作更加符合時(shí)代要求，檔案部門本著服務(wù)為上，民生為重的精神，積極探尋檔案利用便民新途徑，努力創(chuàng)建讓群眾滿意的民生檔案共享平臺(tái)，開啟民生檔案跨館查詢服務(wù)。國(guó)家檔案局2016年4月1日發(fā)布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，要深化和拓展檔案利用服務(wù)，提高檔案公共服務(wù)能力，推動(dòng)轄區(qū)檔案資源跨館利用、跨館出證工作。將檔案工作融入民生領(lǐng)域，不斷加強(qiáng)檔案服務(wù)民生的能力，是落實(shí)群眾路線的惠民舉措。當(dāng)前，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)館際聯(lián)動(dòng)已在全國(guó)開展起來(lái)，并取得了良好的社會(huì)效益。

1 館際聯(lián)動(dòng)的開展途徑

1.1 區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)。區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)，即在市轄區(qū)（縣、市）各綜合檔案館之間、綜合檔案館與專業(yè)檔案館之間，依托共享平臺(tái)開展民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的共建，通過(guò)簽訂遠(yuǎn)程利用協(xié)議，實(shí)現(xiàn)館際之間民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的互查共享。由于市轄區(qū)（縣、市）各檔案館之間規(guī)模大體相當(dāng)，開展民生檔案共建共享具有天然優(yōu)勢(shì)，在市檔案行政部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各館可更好實(shí)現(xiàn)互通有無(wú)、取長(zhǎng)補(bǔ)短。目前，該項(xiàng)創(chuàng)新服務(wù)已在全國(guó)多省市開展，并被逐步推廣。2009年，長(zhǎng)春市啟動(dòng)區(qū)域內(nèi)館際檔案信息共享工程，在長(zhǎng)春市轄區(qū)內(nèi)綜合檔案館之間開展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，利用區(qū)域內(nèi)網(wǎng)共享檔案信息。[1]據(jù)筆者調(diào)研，上海市于2010年9月正式啟動(dòng)“就地查詢，跨館出證”館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制。次年4月，上海市檔案局啟動(dòng)“一站式檢索系統(tǒng)”連接全市各級(jí)檔案館（室）和基層檔案利用部門，全市通用的面向社會(huì)公眾的檔案服務(wù)平臺(tái)逐步建成，首批14個(gè)區(qū)縣開始跨館合作。此外，嘉興、天津、濟(jì)南、福州等地的區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)也開展得如火如荼。

1.2 跨區(qū)域館際聯(lián)動(dòng)?？鐓^(qū)域館際聯(lián)動(dòng)，即利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)本地區(qū)檔案館與其他地區(qū)檔案館全部或者部分民生檔案資源的共建共享，它是基于各地館藏檔案數(shù)字化不斷推進(jìn)的一種創(chuàng)新與嘗試。近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，群眾異地查檔的需求越來(lái)越大。為了提高檔案服務(wù)效能，已有少數(shù)城市檔案館率先開啟跨區(qū)域遠(yuǎn)程合作，共享民生檔案資源。2013 年，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨區(qū)域利用服務(wù)協(xié)議，邁出了民生檔案跨區(qū)域查詢服務(wù)的第一步。此后，其又與浙江省杭州市、四川省成都市、北京市朝陽(yáng)區(qū)等多家檔案館開展了民生檔案跨區(qū)域利用服務(wù)。黃石市檔案館與“武漢城市圈”部分城市開通了檔案跨區(qū)域查詢服務(wù)，共建互享檔案信息。[2]廣東省檔案館與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂合作協(xié)議，在全省率先建立跨館查閱利用系統(tǒng)，向公眾推出“就地查詢，跨館出證”服務(wù)方式。[3]

2 館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)現(xiàn)舉措

2.1 管理層面：統(tǒng)一指導(dǎo)，協(xié)同合作。

2.1.1 上層推動(dòng)，基層落實(shí)。創(chuàng)建民生檔案館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制，僅有倡導(dǎo)單位的積極性是不夠的，它需要逐層開展和推廣，走自上而下的道路。目前各地普遍由上級(jí)檔案主管機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際情況依法制發(fā)一系列規(guī)范性文件指導(dǎo)下級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐。上級(jí)檔案局館需要定期召開專項(xiàng)工作會(huì)議，對(duì)資源建設(shè)、數(shù)據(jù)收集等重要問(wèn)題進(jìn)行部署，制定實(shí)施方案，明確任務(wù)、落實(shí)責(zé)任，并積極協(xié)調(diào)各區(qū)縣（市）檔案館參與平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)“一站式”服務(wù)進(jìn)程。各區(qū)縣（市）檔案館則在上級(jí)檔案局館的領(lǐng)導(dǎo)下，遵守共享服務(wù)公約，統(tǒng)一組織模式、利用理念等。如上海市檔案局和各區(qū)縣檔案局簽訂《上海市國(guó)家綜合檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)承諾書》 等規(guī)范性文件，在全市范圍內(nèi)加緊建設(shè)遠(yuǎn)程利用服務(wù)體系。

2.1.2 擬定制度，編制流程。統(tǒng)一的制度規(guī)范是保證民生檔案共享平臺(tái)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。為做好民生檔案跨館查檔工作，檔案主管部門需要制定一系列的規(guī)章制度，確定檔案利用流程、操作方式等，并對(duì)檔案證明的法律效力、檔案利用審批權(quán)的歸屬等問(wèn)題進(jìn)行商討和處理，確保遠(yuǎn)程服務(wù)在管理流程上的暢達(dá)。上海等地通過(guò)統(tǒng)一簽署《民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)責(zé)任書》《遠(yuǎn)程服務(wù)業(yè)務(wù)手冊(cè)》等文件，明確服務(wù)形式和內(nèi)容，履行服務(wù)職責(zé)。紹興市檔案局館在全市6個(gè)綜合檔案館設(shè)立查閱點(diǎn)，出臺(tái)查閱利用工作規(guī)定、數(shù)據(jù)管理規(guī)定等，規(guī)范共享平臺(tái)運(yùn)作。[4]相關(guān)人員都應(yīng)遵循統(tǒng)一的查詢、審批、出證流程開展民生檔案跨館查詢服務(wù)工作，保障服務(wù)質(zhì)量。

2.1.3 統(tǒng)一培訓(xùn)，定期交流。開展民生檔案遠(yuǎn)程共享服務(wù)需要檔案主管部門對(duì)下級(jí)檔案館工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)和定期交流，以幫助他們拓寬專業(yè)視野、掌握操作流程，并在此基礎(chǔ)上建立起培訓(xùn)、交流機(jī)制，使館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)施具備充足的人力資源。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)的使用方法、檔案利用服務(wù)的操作流程、具體業(yè)務(wù)的辦理方式等。如上海市檔案局館對(duì)各區(qū)縣檔案接待人員進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，并形成定期的培訓(xùn)機(jī)制，保障跨館查檔順利開展。長(zhǎng)春市檔案局館舉辦遠(yuǎn)程利用檔案培訓(xùn)會(huì)，介紹檔案信息共享新思路、新方法、新問(wèn)題，以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和使用方法等相關(guān)事宜，為遠(yuǎn)程利用工程的展開奠定基礎(chǔ)。[5]

2.2 技術(shù)層面：構(gòu)建平臺(tái)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。跨館查詢主要是依托遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)開展的，該平臺(tái)基于政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)民生檔案資源整合、在線接收移交及查詢利用為目標(biāo)，滿足檔案管理與利用的需要。為保證館際聯(lián)動(dòng)順利進(jìn)行，各級(jí)政府、檔案局館不斷加大軟硬件投入，為服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提供物質(zhì)保障和技術(shù)支撐。在硬件方面，檔案局館領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格按照所擬方案要求為服務(wù)平臺(tái)中心機(jī)房購(gòu)置服務(wù)器等硬件設(shè)備，全力支持民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的硬件建設(shè)。如濟(jì)南市檔案局館積極協(xié)調(diào)、籌措資金，重點(diǎn)抓實(shí)硬件建設(shè)。[6]在軟件方面，多地檔案局館采用公開招標(biāo)的形式確定合作商，共同開發(fā)服務(wù)平臺(tái)。如廣東省檔案局館通過(guò)政府采購(gòu)招標(biāo)方式，委托珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)，最終完成跨館檔案查閱利用系統(tǒng)。[7]

鑒于民生檔案數(shù)量多、種類雜等特點(diǎn)，跨館查檔工作在技術(shù)層面必須重視標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)劃軟件適用標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)等，以保證相關(guān)檔案部門工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。如天津市建設(shè)了包括民生檔案資源建設(shè)和平臺(tái)系統(tǒng)功能建設(shè)在內(nèi)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，出臺(tái)民生檔案共享數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，各區(qū)縣檔案館展開民生檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在信息化環(huán)境下，遠(yuǎn)程服務(wù)的信息安全也是不容忽視的一個(gè)重要問(wèn)題，在進(jìn)行遠(yuǎn)程共享時(shí)必須確保檔案信息的絕對(duì)安全。為此，檔案局館也在不斷提高自身檔案安全保障技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息安全監(jiān)管水平，積極應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的挑戰(zhàn)。

2.3 服務(wù)層面：擴(kuò)展范圍，創(chuàng)新服務(wù)。2011年國(guó)家檔案局制發(fā)的兩批《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》中，與民生有關(guān)的專業(yè)檔案有40多種。[8]民生檔案資源是檔案資源體系的重要內(nèi)容，檔案局館需要不斷加強(qiáng)對(duì)民生檔案資源的收集，調(diào)整館藏資源建設(shè)思路，突出建設(shè)重點(diǎn)，有序擴(kuò)展建設(shè)內(nèi)容。目前，多地檔案館積極部署館藏資源建設(shè)任務(wù)，不斷擴(kuò)大民生檔案跨館查詢服務(wù)領(lǐng)域，讓檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)惠及民生。2014年，上海全市范圍可供聯(lián)網(wǎng)查詢的種類在原先5類民生檔案基礎(chǔ)上增加到8 類。據(jù)調(diào)查，天津?qū)崿F(xiàn)了市及各區(qū)縣檔案館的包括婚姻、知青等多達(dá)11個(gè)門類共享目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的 “一站式”查詢利用全覆蓋，正致力于繼續(xù)增加學(xué)籍等多個(gè)門類數(shù)據(jù)庫(kù)。

民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)以服務(wù)民生為宗旨，以人民群眾的滿意度為衡量工作好壞的最終指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)館際“一站式”服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)手段，是檔案館開展遠(yuǎn)程服務(wù)工作的重要一環(huán)。當(dāng)前，各地大多將服務(wù)事項(xiàng)納入受理中心一門受理作為建設(shè)方向，群眾可在任一就近的檔案館查詢保存在本區(qū)域任一綜合檔案館的民生檔案，并當(dāng)場(chǎng)免費(fèi)獲取檔案證明。為加快推進(jìn)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)館際聯(lián)動(dòng)建設(shè)，檔案館秉持方便群眾的理念，通過(guò)實(shí)施一系列規(guī)范模式，開啟對(duì)跨館查詢服務(wù)的優(yōu)化升級(jí)。如福州市檔案館為實(shí)現(xiàn)查詢服務(wù)人性化，開啟“周末無(wú)休”新服務(wù)，完善“多元服務(wù)”新模式，滿足不同查檔需求。[9]

3 館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)施成效

3.1 打破區(qū)域界限，群眾受惠。民生檔案是群眾參與社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，對(duì)于解決群眾生活中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題具有直接的憑證作用，關(guān)系著人民群眾的現(xiàn)實(shí)利益。開展民生檔案跨館查詢服務(wù)是檔案部門關(guān)注民生、改善民生的一項(xiàng)重要舉措，其工作初衷是讓群眾少跑一點(diǎn)，不出遠(yuǎn)門，就近查檔。通過(guò)這項(xiàng)服務(wù)，群眾無(wú)需往返奔波，到就近的檔案館就能查閱到自己所需要的檔案資料，為查檔帶來(lái)便利。據(jù)了解，2011年上海市閔行區(qū)檔案館通過(guò)民生檔案館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制，與浦東新區(qū)檔案館聯(lián)手，為其所轄浦江鎮(zhèn)1000多戶居民解決了股權(quán)分紅憑證問(wèn)題。這充分顯示出民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制的便民高效。

3.2 搭建數(shù)字平臺(tái)，管理高效。進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)，搭建數(shù)字平臺(tái)，是檔案部門適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展要求的體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)館際聯(lián)動(dòng)的基礎(chǔ)。面對(duì)大量的檔案資源，檔案館首先需要將建設(shè)重點(diǎn)鎖定在查閱量大、利用率高、涉及群眾切身利益的民生檔案上，優(yōu)先完成這部分檔案的接收進(jìn)館與數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)民生檔案資源的高效管理與利用。目前，開展民生檔案跨館查詢服務(wù)的檔案館紛紛開始加快自身館藏檔案資源的整合及數(shù)字化建設(shè)。如寧波市檔案部門建立各類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)100多個(gè)，條目380多萬(wàn)條，并建立了區(qū)域民生檔案電子目錄中心。[10]全國(guó)許多省、市檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)都已取得很大成績(jī)，為滿足群眾跨館查檔需求做好充分準(zhǔn)備。

3.3 融入智慧城市，發(fā)展提速?？琊^查檔是以館藏檔案資源為基礎(chǔ)的服務(wù)模式，它要求檔案館加快檔案信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)建民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這與構(gòu)建以信息化、智能化、人性化為特征的智慧城市十分相符，是融入智慧城市建設(shè)的一項(xiàng)創(chuàng)新性舉措。為確保檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，各級(jí)政府、檔案局館領(lǐng)導(dǎo)從人力、物力、財(cái)力等各方面加大保障力度，傾力開展跨館查檔工作。上海市浦東新區(qū)檔案館制定了存量檔案數(shù)字化五年計(jì)劃，該計(jì)劃由政府提供資金支持，將320萬(wàn)卷館藏檔案以外包形式進(jìn)行全文數(shù)字化。近日，《江西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，探索檔案工作區(qū)域發(fā)展模式，促進(jìn)館際合作，將信息化建設(shè)等經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。[11]這些都對(duì)提升檔案事業(yè)整體水平具有重大意義。

4 館際聯(lián)動(dòng)的策略思考

4.1 更新人員觀念。檔案人員是開展跨館查檔工作的主體，其服務(wù)理念、開放意識(shí)、協(xié)作思想等直接影響著服務(wù)工作的質(zhì)量與效果，并關(guān)系著社會(huì)群眾檔案信息需求的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)相關(guān)學(xué)者的問(wèn)卷調(diào)查，各部門的溝通協(xié)調(diào)問(wèn)題、觀念問(wèn)題是制約民生檔案資源共建共享的重要因素。[12]目前，檔案資源“地區(qū)所有、部門私化”思想仍然存在，這與公眾日漸增長(zhǎng)的檔案利用需求相違背。檔案館應(yīng)重視對(duì)檔案工作人員的選拔與培訓(xùn)，打造出一支專業(yè)素養(yǎng)高、協(xié)作能力強(qiáng)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，提高檔案利用服務(wù)的整體水平。此外，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)造一切有利條件，積極宣傳民生檔案信息共享平臺(tái)，讓群眾了解平臺(tái)、會(huì)用平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上探索服務(wù)新方式，開拓檔案服務(wù)新局面。

4.2 提升資源質(zhì)量。首先，推進(jìn)民生檔案基礎(chǔ)性工作。檔案館應(yīng)不斷豐富館藏，加大民生檔案接收力度，多類別、多手段收集，進(jìn)一步規(guī)范民生檔案歸檔工作，為跨館查檔提供資源保障。同時(shí)，檔案館還應(yīng)重視對(duì)個(gè)性化民生檔案信息資源的收集與整合，方便不同群眾查詢利用。其次，加強(qiáng)民生檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是跨館查檔的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，很多館藏民生檔案中只有部分檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化，其余民生檔案主要依靠電子目錄查詢，檔案館應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧的原則，解決民生檔案數(shù)字化程度不平衡、不統(tǒng)一的問(wèn)題，強(qiáng)化民生檔案全文數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)字檔案資源整合是檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)民生檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。

4.3 擴(kuò)大輻射范圍。人口流動(dòng)是現(xiàn)代社會(huì)中的常見(jiàn)現(xiàn)象，跨區(qū)域檔案利用需求逐年增加，創(chuàng)建不同地域間的民生檔案共享服務(wù)平臺(tái)，已成為社會(huì)的迫切需要。當(dāng)前，部分區(qū)域內(nèi)民生檔案跨館查詢服務(wù)工作成效顯著，民生檔案共建共享平臺(tái)建設(shè)已基本完成，這為開展更廣范圍的民生檔案共建共享奠定了基礎(chǔ)。檔案館可以根據(jù)館藏實(shí)際情況或相關(guān)歷史背景，在全面調(diào)研的基礎(chǔ)上，優(yōu)先選擇與自身規(guī)模相當(dāng)、往來(lái)密切的地區(qū)檔案館合作，發(fā)出民生檔案跨館共享服務(wù)倡議，并努力與之達(dá)成共識(shí)。館際間通過(guò)統(tǒng)一部署，不斷完善跨區(qū)域民生檔案共建共享體制、機(jī)制，逐步規(guī)范民生檔案共建共享平臺(tái)。與更多異地檔案館建立協(xié)同合作關(guān)系，可以推進(jìn)民生檔案跨區(qū)域查詢，使民生檔案共建共享服務(wù)進(jìn)入一個(gè)新階段，真正方便群眾。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系 來(lái)稿日期：2016-11-30）