報告審批電子化在3C檢測中的應用

王悅+李振

摘 要：本文論述了3C檢測報告電子化審批的流程及其作用和意義，探討了審批電子化的各種優(yōu)越性能，對電子化審批系統(tǒng)的設計要點進行了分析并給出部分解決方案，對建立適合本單位的審批系統(tǒng)有一定幫助。

關鍵詞：3C檢測；計算機應用；無紙化辦公

中圖分類號： TG394 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）32-157-2

1 檢測報告電子化審批的現狀

隨著環(huán)保意識的增強以及科技的發(fā)展，越來越多的公司、機關事業(yè)單位開始推行無紙化辦公系統(tǒng)。無紙化辦公借助計算機技術、網絡技術、數據庫技術以及數字簽名技術等，在提高辦公的效率的同時，減少紙張消耗，實現節(jié)能減排，使得辦公更為綠色環(huán)保。

部分認證機構已經不再要求各檢測機構將出具的檢測報告打印裝訂后郵寄過去，取而代之的是以電子版報告通過網絡上傳、審批的電子化流程，各檢測機構通過電子報告上報客戶端，將電子版報告打包上傳后即可完成，簡化了報告報送流程，降低了認證工作的工作強度。但是這也意味著各檢測機構現有的紙質報告審批流程已經無法與這些認證機構的電子化流程對接，各檢測機構的報告審批流程同樣需要轉為電子化。

2 報告電子化審批的流程設計

一個報告的電子化審批流程大致設計如下：

①基礎報告文件，基礎報告文件可以包含一些任務的基本信息，例如申請編號、報告編號、產品信息、廠商信息等。

②任務下達到檢測工程師處，基礎報告文件作為任務附件一并傳遞至檢測工程師，工程師將基礎報告文件下載至本地，依據檢測情況填寫檢測數據、條款判定等內容，完成報告，然后將完成的報告上傳系統(tǒng)，提交給審核工程師。

③審核工程師審核報告，不合格的報告退回給檢測工程師，檢測工程師修改后再次提交；合格的報告提交給授權簽字人，授權簽字人審批完畢后，轉給任務管理員，完成電子簽章手續(xù)后將格式轉為PDF，之后通過報告上傳客戶端，將報告上傳至CQC服務器，完成一個電子版報告的審批流程。

電子化審批流程的簡單活動圖如圖一所示。

3 電子化審批流程的設計要點

各檢測機構現在多已建立起基于B/S架構的任務信息管理系統(tǒng)或者類似的系統(tǒng)，報告的電子化審批程序可以以這些管理系統(tǒng)為基礎，在其上增加相應的電子報告流轉功能，在傳遞任務信息的同時，將電子版本的報告文件作為附件進行傳遞。

①流程記錄

電子化審批流程取消了原有的流程卡，改為通過數據庫記錄詳細的流程信息，相比于傳統(tǒng)的紙質流程卡，記錄的信息可以更加詳細，由于操作記錄數據均存放于服務器的數據庫中，大大降低了被篡改、偽造的可能性，同時，系統(tǒng)自動完成記錄過程，也避免了由于疏忽造成的遺漏現象。記錄信息可以包括操作時間、操作內容、操作人員等，甚至可以記錄操作所使用的設備編號、IP地址等信息，可靠的保證了任務流程的可追溯性。通過管理系統(tǒng)的界面將這些記錄在流程界面上顯示出來，方便檢測流程中的各個用戶查詢檢測任務的進度和狀態(tài)。

②身份驗證

傳統(tǒng)紙質報告的審批中，報告的編制、審核、簽發(fā)均通過手寫簽名的方式完成身份驗證，在電子化流程中，身份的驗證是整個系統(tǒng)設計的重點，可以通過多種方式實現，例如使用用戶賬號密碼登錄系統(tǒng)，輸入正確的賬號和密碼，即可認為身份驗證成功。賬號/密碼的方式原理很簡單，也易于實現，但是安全性較差，賬號和密碼容易被別人竊取導致身份被假冒，為了增強安全性，可以采用UKey等類似措施。

身份驗證通過后，系統(tǒng)記錄登錄者的信息、所進行的操作，作為流程操作記錄，根據流程規(guī)則將報告轉入下一道流程。對于需要在報告中簽名的人員例如檢測工程師、審核工程師、授權簽字人等，還需要將相應的簽名圖片放入報告中指定的位置。另外需要注意的是，雖然可以采用數字簽名等技術手段保證報告文件的真實性，但是對于閱讀報告的用戶來說，手寫圖片方式的電子簽名無疑更加直觀，因此通常仍然將簽名掃描成圖片放入報告的簽名位置。

③部分報告內容的自動完成

報告的電子化還可以自動完成報告的部分內容，例如將申請編號、報告編號、申請人信息等固定的信息插入報告中，這一功能，可以利用書簽完成，通過替換預先定義書簽的方式插入信息的方式實現，任務下達時系統(tǒng)讀取這些基礎信息，替換報告模板中的相應書簽，檢測工程師核實信息即可。這樣做避免了檢測工程師由于疏忽導致的錯誤，可以降低了出錯的概率，同時也節(jié)省了檢測工程師的時間。

④報告的流轉

報告的流轉指的是報告在整個流程中一步一步傳遞的過程，通過任務的不同階段標記來實現，對于后續(xù)人員有多種選擇的情況，后續(xù)操作人員可以由當前步驟的人員指定，例如由任務管理人員指定檢測工程師，將包含基礎信息的報告?zhèn)鬟f給指定的檢測工程，檢測工程師完成報告后選擇審核人員，將報告提交給對應人員進行審核、簽發(fā)。

針對審核和簽發(fā)，也可以采用不指定的具體人員的方式實現，簡單地將報告標記為“待審核”或者“待簽發(fā)”的狀態(tài)，審核工程師和授權簽字人根據各自的權限和分工，按照一定的規(guī)則選取需要審核或簽發(fā)的報告進行審核和簽發(fā)，這樣可以避免指定人員臨時缺席產生的問題。

4 檢測報告電子化審批的優(yōu)勢

4.1 提高檢測效率

在原有的紙質報告流程中，檢測工程師完成檢測后需要將報告打印為紙版，簽字后送交審核工程師審核，審核通過后再送交授權簽字人處簽發(fā)后再送交任務管理員打包寄送報告。而檢測、審核、簽發(fā)人員通常并不在同一辦公地點，報告送審需要在多個樓層甚至多個辦公樓之間奔波，費時費力，遇到人員不在的情況，還要多次往返。報告的寄送通常采用快遞的方式，同樣需要花費大量時間，這樣從報告完成到CQC收到報告，至少需要數天的時間，采用電子化審批，通過網絡傳遞報告，各相關人員只要坐在電腦前面輕點鼠標，即可完成上述工作，流程時間可以縮短至1天甚至幾個小時。

同時，電子化審批還可以解決人員不在的問題，紙質流程中，經常會遇到審核工程師或授權簽字人及其補位人員出差不在的情況，這種情況下只能等待他們回來，而電子化的流程基于網絡，即使人員出差，通過網絡仍然可以及時查看需要審核、簽發(fā)的報告，完成審核、簽發(fā)工作。而隨著移動辦公的日益流行，通過適當的客戶端，甚至通過手機、平板電腦等移動通信工具都可以完成報告的審批工作，這無疑使得報告審批變得更加靈活和方便。

4.2 減少紙張用量，實現綠色環(huán)保

一份檢測報告通常為十幾頁到幾十頁，打印兩份或者三份，再加上流程卡、寄送記錄、發(fā)放記錄等需要保存的流程記錄資料，一份報告常常需要用紙近百頁甚至數百頁，而采用電子化的審批，節(jié)約大量的紙張以及寄送報告的消耗，促進檢測工作實現綠色環(huán)保。

4.3 高可靠性和可追溯性

借助數字簽名技術，電子化的報告可以獲得很高的可靠性，在妥善保管密鑰的前提下，簽名后的報告很難被篡改和偽造，而利用數據庫系統(tǒng)的熱備份技術，降低了報告、流程記錄丟失的可能性。基于數據庫的流程記錄詳實準確，也為流程的追溯提供了詳細的依據。