加強(qiáng)信息化建設(shè)提升事業(yè)單位檔案管理時(shí)效

趙悅

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案數(shù)量與需求與日俱增，促使事業(yè)單的檔案管理工作邁上信息化時(shí)代的新臺(tái)階。信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，由于檔案管理工作模式的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的模式已在優(yōu)勝劣汰中被取代，新的模式簡(jiǎn)化了檔案使用流程，提升信息化管理，塑造優(yōu)質(zhì)、高效、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案工作更加便捷、快速地開(kāi)展。本文展開(kāi)了如何加強(qiáng)信息化建設(shè)來(lái)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理，對(duì)提升檔案管理工作有積極有效的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：信息化；建設(shè)；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)： F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）32-41-2

0 引言

檔案信息化是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，通過(guò)信息技術(shù)可以激發(fā)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子辦公，加強(qiáng)信息管理水平。傳統(tǒng)的方式都是通過(guò)工作人員手工操作完成，從檔案的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)到提取、查詢(xún)、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，工作煩瑣量巨大，隨著信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的攝入，工作人員終于可以解脫不用那么辛苦勞累，利用電子計(jì)算機(jī)的形式對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)上搜索，既沒(méi)有時(shí)間限制，也便于各個(gè)部門(mén)上報(bào)，還不受空間局限，這樣更直接、高效。電子文檔存儲(chǔ)方式能夠快速查找，并且對(duì)于至關(guān)重要的文件或有保存價(jià)值的文件可以留作備份，以便重要的文件或者數(shù)據(jù)不被丟失，通過(guò)對(duì)電子文檔的關(guān)鍵詞、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度進(jìn)行輸入編寫(xiě)，可以迅速查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，同時(shí)，還能夠迅速、有效、多角度的整序，免去了傳統(tǒng)人工式的手動(dòng)查找，不用像紙質(zhì)文件那樣分類(lèi)整理，節(jié)省了大量時(shí)間。在這個(gè)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)成了佼佼者，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的任何事情，都能夠順利輕松解決。因此，只有把握好信息化建設(shè)的重要性，才能夠增強(qiáng)檔案工作管理水平，才能夠在實(shí)踐中見(jiàn)實(shí)效出成績(jī)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀與重要性

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境現(xiàn)狀及特點(diǎn)

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案以紙張為主，紙質(zhì)檔案容易受天氣的影響，在潮濕的環(huán)境下極易發(fā)霉，如果紙張發(fā)霉就會(huì)影響原有檔案信息。有的在存儲(chǔ)和保管過(guò)程中還需要防蛀，對(duì)環(huán)境的濕度要求特別嚴(yán)格，一旦紙張變黃，特別是對(duì)歷史悠久的紙質(zhì)檔案，就會(huì)對(duì)字跡產(chǎn)生影響，造成模糊不清或損壞的問(wèn)題，遇到空氣中的氧氣，紙張就會(huì)變薄且脆，給檔案保管帶來(lái)極大困擾。因此，電子文檔是信息化檔案的主要表現(xiàn)形式，電子文檔的內(nèi)容補(bǔ)充一方面是通過(guò)紙質(zhì)文本輸入轉(zhuǎn)變成電子文檔形式，有的紙質(zhì)文檔還要將其進(jìn)行掃描變換成電子檔案，之后對(duì)它封存起來(lái)，以免紙張?jiān)诓檎曳喌耐瑫r(shí)接觸灰塵與空氣中的水分，從而加速紙張老化，如果需要查找可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)用電子檔案搜索。另一方面事業(yè)單位對(duì)新的檔案可以直接在計(jì)算機(jī)上錄入形成電子檔案，并直接留存即可。備份的數(shù)據(jù)可以通過(guò)光盤(pán)、硬盤(pán)存儲(chǔ)，以這類(lèi)設(shè)備為載體的話(huà)，它的存儲(chǔ)環(huán)境比紙質(zhì)文檔方便得多，既簡(jiǎn)單而且只需要無(wú)磁場(chǎng)干燥的環(huán)境即可。

1.2 檔案使用、查詢(xún)現(xiàn)狀及特點(diǎn)

在傳統(tǒng)模式下，檔案的查詢(xún)、借閱非常煩瑣，首先要提出申請(qǐng)，然后等到得到準(zhǔn)許后才能進(jìn)入檔案室進(jìn)行人工查閱，由于紙質(zhì)檔案量巨大，查閱時(shí)需要一項(xiàng)一項(xiàng)、一頁(yè)一頁(yè)逐一查看，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易打亂編好的先后順序，給檔案管理造成困擾。信息化管理沒(méi)有那么復(fù)雜，可以不用到檔案室申請(qǐng)查詢(xún)，可以直接上網(wǎng)查詢(xún)，減去了檔案使用流程，利用電子文檔進(jìn)行瀏覽，這樣準(zhǔn)確又快捷。電子文檔不會(huì)打亂順序，查閱完后關(guān)閉即可，更不會(huì)對(duì)文檔造成損壞。因此，這種是一種非常優(yōu)勢(shì)的遠(yuǎn)超傳統(tǒng)的方式。

在這個(gè)信息化的現(xiàn)代社會(huì)，事業(yè)單位也應(yīng)該牢牢抓住時(shí)機(jī)，讓辦公和事業(yè)單位信息化管理見(jiàn)實(shí)效。檔案工作人員利用信息化處理檔案更加高效，在節(jié)約辦公室經(jīng)費(fèi)與空間的同時(shí)，進(jìn)一步提高檔案處理的速度，方便事業(yè)單位工作人員查閱。總之，在這個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的新時(shí)代，事業(yè)單位要合理并且充分利用計(jì)算機(jī)，利用它的網(wǎng)絡(luò)資源，將其運(yùn)用到工作中，從而實(shí)現(xiàn)工作的信息化。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1 建立完善的檔案管理工作制度

檔案工作需要專(zhuān)業(yè)、科學(xué)來(lái)支撐，要開(kāi)展好檔案工作，就必須從歸檔制度的制定與落實(shí)抓起。制定標(biāo)準(zhǔn)的制度對(duì)事業(yè)單位檔案具有規(guī)范和約束的作用，為以后工作的開(kāi)展提供有力依據(jù)。事業(yè)單位應(yīng)就自身的實(shí)際情況制定適合單位性質(zhì)的歸檔制度，使之朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，并將其融入績(jī)效考核中，落實(shí)到個(gè)人，作為他們職稱(chēng)評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究的必備條件。從而，激發(fā)單位人員對(duì)工作的責(zé)任感、使命感，調(diào)動(dòng)大家的積極性，使其更好地為事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)。

2.2 要對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化合理規(guī)劃

根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略制定檔案管理信息化總體規(guī)劃，在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)之前，要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，制定檔案管理信息化的近期計(jì)劃與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，形成網(wǎng)絡(luò)管理模式，這樣才能使檔案信息化有效推進(jìn)。

2.3 要對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度不斷完善

事業(yè)單位檔案管理需要有效監(jiān)督制度保駕護(hù)航，這樣才能夠保證其過(guò)程得到制約和監(jiān)督。完善監(jiān)督制度才能調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提高信息化管理高效率。事業(yè)單位要內(nèi)部與外部監(jiān)管協(xié)調(diào)一致，相互合作，相互補(bǔ)充，及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)其過(guò)程中存在的隱患，并逐個(gè)排除，使整個(gè)事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)安全，促進(jìn)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4 要全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著檔案管理走向信息化、電子網(wǎng)絡(luò)化，我們現(xiàn)在的檔案工作都要求實(shí)現(xiàn)信息化，我們檔案工作人員要加強(qiáng)檔案意識(shí)、文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理人員要具備社會(huì)意識(shí)；然后，檔案管理部門(mén)要組織信息化學(xué)習(xí)，檔案管理人員要用科學(xué)的知識(shí)和方法武裝自己，熟練掌握計(jì)算機(jī)軟件技能，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要；還要增強(qiáng)工作人員的政治素質(zhì)；最后，要定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)技能，結(jié)合實(shí)際工作情況定崗定位，使檔案工作人員在工作上發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己一分力量。

2.5 建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息化網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在網(wǎng)站上建設(shè)的信息站點(diǎn)，它以交互式網(wǎng)頁(yè)的方式提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，使檔案信息能在網(wǎng)上咨詢(xún)、查找，方便實(shí)時(shí)歸檔，電子文件也能直接使用。以信息共享、方便群眾為目的，把檔案管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.6 要結(jié)合實(shí)際加強(qiáng)對(duì)建設(shè)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作也從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，將檔案實(shí)體保管引入信息化發(fā)展領(lǐng)域，通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的科技技術(shù)和手段，將檔案先分析再分類(lèi)處理，提升檔案管理工作實(shí)效，保質(zhì)保量的搜集、整理與儲(chǔ)存等。同時(shí)，檔案人員還可以根據(jù)不同的內(nèi)容、數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，使各種不同的檔案信息能夠有效快速又準(zhǔn)確，圖片和聲像類(lèi)的文檔資料歸檔可以通過(guò)掃描儀結(jié)合網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，這樣既節(jié)省了資金，又不占空間。

2.7 要逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是檔案信息數(shù)字化的前提和重要基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化是一種新的管理模式，以電腦存儲(chǔ)為主，是把紙質(zhì)文檔用掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)換，然后，再存儲(chǔ)到電腦中，通過(guò)電腦掃描、分類(lèi)、整合、修正的零散枝片數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)換為一個(gè)整體、完善的數(shù)字化檔案庫(kù)，還要對(duì)它進(jìn)行錄入全宗號(hào)、年份、目錄、卷宗號(hào)等的編寫(xiě)，以便日后好搜索查找和及時(shí)利用，為需要的人提供相應(yīng)服務(wù)。隨著數(shù)字化檔案的建立，傳統(tǒng)檔案并沒(méi)有取代，而是兩者相結(jié)合，各取其優(yōu)勢(shì)，這樣使他們?cè)谑聵I(yè)單位檔案管理中相互補(bǔ)充，相互依存。

3 總結(jié)

在信息化時(shí)代，信息化正如火如荼地進(jìn)行，并滲入到各個(gè)行業(yè)，同時(shí)，也成了事業(yè)單位對(duì)提升檔案工作的佼佼者，勢(shì)在必行。合理利用檔案資，對(duì)其資源共享，把檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等的方式轉(zhuǎn)換，便于用戶(hù)檢索查閱，不僅節(jié)省時(shí)間還減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，促進(jìn)事業(yè)單位的管理更加科學(xué)有效。事業(yè)單位的檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)掌握科學(xué)理論知識(shí)，將檔案工作推陳出新，巧妙運(yùn)用檔案先進(jìn)的技術(shù)發(fā)揮專(zhuān)業(yè)才能。時(shí)代在變，檔案也在不斷更新中，我們要將檔案工作引入規(guī)范化科學(xué)化的軌道，只有加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)才能夠提升事業(yè)單位管理的實(shí)效。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 王學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].華章，2013（02）：321-322.

[2] 程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].青春歲月，2013（03）：429-430.