提升學校檔案服務能力的探討

強亞娟

（浙江省桐鄉(xiāng)第二中學）

引言

隨著社會對教育工作的日益重視，學校檔案工作作為一項基礎性工作的重要性日益凸顯。同時，教育事業(yè)的快速發(fā)展對學校檔案工作也提出了更高的要求。學校檔案工作不僅僅是簡單的“收管用”，而是要融入學校發(fā)展的各領域各環(huán)節(jié)，為學校管理、教育教學、文化傳承等提供全方位服務。這就需要學校檔案部門從戰(zhàn)略層次來建設自身的核心能力——檔案服務能力。

一、學校檔案服務能力的內(nèi)涵和外延

（一）學校檔案服務能力的內(nèi)涵

服務是檔案工作的生命線，是學校檔案工作的出發(fā)點和落腳點。學校檔案服務能力是學校檔案部門控制并運用檔案資源，參與學校管理，融入教育教學，在服務教育事業(yè)發(fā)展中最大限度實現(xiàn)檔案價值的本領或力量。

（二）檔案服務能力的外延

1.保存學校信息資源的能力。保存保護好學校檔案信息資源，是學校檔案服務能力的基本功能。信息是發(fā)展必不可少的基本資源，檔案信息資源作為信息資源體系的重要基石，發(fā)揮著不可替代的基礎支撐作用。學校檔案承擔著保護學校信息資源的重要使命。學校的檔案信息資源在整個檔案信息資源中有著特殊的地位，這些在學校管理和教育教學中形成的記錄是極為寶貴的信息資源，是學校持續(xù)發(fā)展必不可缺的基礎資源，是學校的寶貴財富。

2.傳承學校歷史記憶的能力。記錄學校歷史、傳承學校記憶是學校檔案服務能力的重要功能。20世紀90年代，聯(lián)合國教科文組織倡議的“世界記憶工程”項目走進信息時代發(fā)展的隊伍當中。隨著這一項目的開展，“記憶”成為檔案學領域獨特的研究視角。學校檔案資源作為學校記憶的一種重要體現(xiàn)，可以為師生提供“根源感、身份感、地方感和集體記憶”。特別是學校檔案陳列室可以用大量原始客觀真實的手稿、資料、圖片等素材，生動形象地展現(xiàn)學校的辦學歷史、學術積淀、辦學特色、精神內(nèi)涵等。當校友參觀檔案陳列室時，基本都是笑著進去，熱淚盈眶地出來，滿滿地都是青春回憶。

3.服務學校教育教學的能力。服務教育教學是學校檔案工作最主要的任務。教育教學類檔案在學校檔案中占很大比重，對促進教育教學研究，提升教育管理水平，提高教學質(zhì)量具有重要促進作用。教育教學檔案具有歷史記錄屬性，能幫助學校領導、教師掌握第一手教育教學沿革的原始資源，借助現(xiàn)代信息技術，對各類數(shù)據(jù)資料信息進行深入綜合分析，幫助教師教學科研。教育教學檔案同時也是教師進行教學創(chuàng)新的基礎，能最大程度上拓寬教師獲得最新教學信息和前沿科研成果的渠道。學校檔案部門可以充分利用教育教學資源，收集最新的教學信息和前沿成果資料，利用信息分析技術進行深層開發(fā)，生成有益于教育教學的檔案資料信息，提供給教師參考。這種教育信息的自動生成轉(zhuǎn)化，可以為教師節(jié)省篩選信息的時間，提高教師接收信息和吸收成果的效率，最終轉(zhuǎn)化成教育教學水平的提高。

4.維護學校師生權益的能力。檔案的原始性、真實性使其在維護師生權益方面具有不可替代的重要作用。特別是畢業(yè)生的學籍資料、教師的業(yè)務資料等檔案，涉及師生切身利益，在維護個人權益方面可以發(fā)揮獨特的作用。如學生因畢業(yè)證遺失到學校開畢業(yè)證明、因出國需要提供在校期間學習成績證明，老師因職稱、工資等問題需要原始證明，都能在檔案室找到憑證、維護權益。我校一位調(diào)離多年的教師，在評高級職稱時發(fā)現(xiàn)由于自己保管不慎，許多必需的資料遺失了，最終學校檔案室?guī)退榈搅怂栀Y料，順利評上了高級職稱。

5.塑造弘揚校園文化的能力。檔案是珍貴的文化財富，學校檔案是傳承發(fā)展校園文化的重要載體。檔案文化具有信息來源的真實性與可靠性、知識層面的廣泛性和綜合性、文化價值的創(chuàng)新性和拓展性。檔案文化獨特的價值屬性可以在校園文化建設中發(fā)揮重要作用。作為學校的一名檔案工作者，要站在學校發(fā)展的高度，積極思考和探索新時期檔案文化的內(nèi)涵、特征、功能及其在校園文化建設中的重要作用，努力形成檔案工作與校園文化的互動格局，開辟檔案文化服務校園文化新途徑。

二、制約學校檔案服務能力提升的因素

（一）檔案服務意識淡薄

一些學校檔案部門主動服務意識比較淡薄，主要還是在檔案室等人上門，有用戶提出要求才提供服務，用戶不找上門，一般不主動提供服務。近幾年雖然有了一定的改善，但遠遠不能適應學校發(fā)展的要求和師生需求。

（二）檔案服務資源不足

由于學校中一些領導和教師歸檔意識不強，現(xiàn)實中還一定程度存在“誰形成、誰保管”的問題，不少應由學校綜合檔案館（室）集中統(tǒng)一保管的檔案資料，仍散落在各科室和有關人員手中，歸檔率低，一些重要的材料未收集或收集不夠齊全，特別是日常工作中形成的具有一定價值的照片、實物、聲像等特殊載體的檔案收集不全。一些學校檔案部門主動收集、積極征集的意識不夠強，優(yōu)質(zhì)檔案資源較少。總體來看，館（室）藏檔案數(shù)量不多，內(nèi)容不夠豐富，結構不夠合理，存在文書檔案多、實物檔案少，近期檔案多、早期檔案少，一次文獻多，二、三次文獻少的問題，真正滿足師生需要的檔案資源不多，服務基礎薄弱。

（三）檔案服務內(nèi)容單一

學校檔案服務內(nèi)容還是以提供查詢有關文件、照片為主，如查閱以前的上級文件、畢業(yè)生的學籍資料（畢業(yè)證明）、教職工業(yè)務資料、校園活動資料等。檔案服務意識的淡漠與資源的不足在一定程度上造成了檔案服務內(nèi)容比較單一，僅限于被動的查證服務，直接服務教育教學一線很少，在師生中的影響力非常有限。

（四）檔案服務方式落后

不少學校仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化滯后于教育事業(yè)發(fā)展，滯后于教育信息化。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化推進緩慢，網(wǎng)絡環(huán)境下軟硬件設施不完備，師生獲取檔案信息不方便、不快捷，很多還是停留在傳統(tǒng)的手工檢索、調(diào)卷、查閱等，嚴重影響服務質(zhì)量和效率。

（五）人員專業(yè)水平不高

檔案人員是檔案事業(yè)中最活躍的因素，是檔案服務能力建設的首要資源。由于不少學校的檔案工作者很多都是教師轉(zhuǎn)行，屬于半路出家，真正檔案專業(yè)人才較少，專業(yè)水平不高，制約了學校檔案服務能力的提升。

三、提升學校檔案服務能力的對策

（一）增強檔案服務意識

學校檔案人員要把服務作為檔案工作的出發(fā)點與落腳點，樹立“以人為本”的檔案服務理念，更好地為廣大師生服務。要強化服務意識，從被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變，注重服務的針對性、有效性，努力為師生提供精準的檔案服務。要樹立創(chuàng)新意識，包括檔案收集上的創(chuàng)新、編研上的創(chuàng)新、利用上的創(chuàng)新等，從而更好地提升檔案服務能力。

（二）強化服務資源保障

1.從單一到多樣，擴大檔案收集種類。豐富的檔案資源是檔案服務的重要基礎。要樹立資源為王的思想，在擴大收集種類上下功夫。認真制定收集范圍和歸檔期限表，拓展收集范圍，除文書類和教育教學類檔案外，還應注意會計類、科技類檔案的收集；除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案外，要重視電子檔案和實物檔案的收集。順應檔案資源多媒體復合型發(fā)展趨勢，加強聲音、圖像、電子數(shù)碼等多媒體檔案信息資源建設，對于檔案服務具有很好的效果。根據(jù)人的心理特征和認知特征，人們對各種載體的敏感度表現(xiàn)為實物＞圖片＞文字，因此，提升檔案服務能力，多收集有意義的實物檔案是一條有效途徑。

2.變被動為主動，創(chuàng)新檔案收集方式。實行超前控制，確保歸檔材料的齊全、完整、準確和規(guī)范。檔案工作者要做一個“有心人”，及時獲取信息，及時收集文件材料，做到“眼勤、手勤、心細”。要拓寬收集渠道，除按規(guī)定收集上級和學校本身產(chǎn)生的檔案外，還可以向校外征集，如向知名校友征集優(yōu)秀事跡材料、照片等，豐富檔案服務資源。

（三）豐富拓展服務內(nèi)容

除發(fā)揮檔案查證憑證作用外，還要不斷豐富拓展服務內(nèi)容。

1.信息匯總挖掘。對學校檔案中豐富的信息資源進行二次加工，最大限度地挖掘檔案信息資源價值。例如，我校曾做過一個各年代的學生畢業(yè)照片專題，對學校的老照片進行翻拍整理。半個多世紀的跨度，使得這一系列的內(nèi)容非常豐富。學生生動的表情，各個年代的服飾，反映了整個學校乃至整個社會的發(fā)展。每個看過這個專題的人都受到很大的震撼，解讀到了檔案的語言，感受到了檔案的魅力。又如，我校的會計檔案保存得非常完整，利用這個優(yōu)勢，我們做了一個七十年教師工資發(fā)展變化之路的信息匯總工作。當數(shù)據(jù)整理完畢，大家都震驚了，七十年翻天覆地變化，特別是近十幾年的飛速增長，彰顯了教師地位的提高，顯示了國家對教育的重視。發(fā)黃原始憑證上的數(shù)據(jù)比任何材料更具說服力，每一位看過這個報告的老師都深深感動于祖國對教育對教師的尊重，增強了職業(yè)自豪感。

2.管理經(jīng)驗分析。習近平總書記指出，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。學校檔案中含有大量學校管理方面的信息。隨著教育改革的不斷深入，學校職能部門對管理方面的信息需求越來越廣泛。檔案人員要多研究檔案，通過縱向橫向比較方法，為學校各職能部門管理提供數(shù)據(jù)分析等服務。學校檔案中有詳細的教師與學生信息，在政教處每學年安排班主任，教務處每個學段安排教師任課時，檔案部門都會根據(jù)相關職能部門的需要，提供非常詳細的信息，并且對信息進行匯總、比較分析，協(xié)助政教處為班級配備最合適的班主任，協(xié)助教務處為學生配備最為合適的任課老師。

3.輔助領導決策。決策學告訴我們，一個正確的決策需要對各種信息資源進行反復論證與研究。學校檔案中蘊藏著豐富的信息資源，可以輔助領導進行科學決策。我校是有著七十年歷史的普通高中，新高考帶來的教學改革是全新的。在制定學校的新高考方案時，檔案部門提供了建校以來能查到的歷次教學改革的方案，包括大量的背景信息、具體的改革內(nèi)容，以及改革后的成敗得失。在整理學生七選三報名時，我們匯總了學生從入校以來的大小考試成績，包含各式數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，并分發(fā)給每一位任課老師，幫助任課老師對每一位學生的優(yōu)勢了如指掌，在充分尊重學生自主選擇的基礎上，提出建設性的意見，幫助學生在新高考中最大程度地彰顯自己的優(yōu)勢。2017年是新高考實施的第一年，我校取得了非常理想的成績，其中檔案發(fā)揮了重要作用。

（四）創(chuàng)新服務方式手段

1.創(chuàng)新檔案編研方式?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“要多渠道開發(fā)檔案資源，不斷向社會推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動?！蓖ㄟ^創(chuàng)新編研工作，完善檔案服務機制，適應師生的需求，更好發(fā)揮檔案功能，提升服務層次?？梢酝ㄟ^調(diào)查問卷、學校網(wǎng)絡平臺各模塊的訪問量大小，整理出師生感興趣的熱點主題，從而探索新的編研內(nèi)容與形式，提升學校的檔案服務能力。

2.建設學校檔案陳列室。學校檔案中蘊含著豐富優(yōu)質(zhì)的教育資源。建立檔案陳列室，充分挖掘檔案深厚內(nèi)涵，為學校教育提供豐富的校本教材，成為學校教育的新陣地。要圍繞教育主題，對檔案資源進行精心篩選，傳承弘揚獨特的精神內(nèi)涵和校園文化精髓。要注重展現(xiàn)實物檔案的魅力，通過大量實物，再現(xiàn)學校發(fā)展歷史。例如各個時期的?；?，取得的獎狀獎杯錦旗，校友的個人著作、榮譽證件等，使一個個展品后面的故事鮮活起來。在對這些實物檔案進行陳列時，注意更新陳列形式，給學生以一定的視覺沖擊。適當?shù)剡\用色彩、燈光變化等方式營造適合教育主題的意境，烘托主導展品，引導學生參觀路線；用盡可能少的文字說明，強化展品與所述內(nèi)容之間的相關性，讓展品說話。采用“復原陳列”的方法，適當復原當時的生活場景以替代冗長的文字說明，不僅能使整個展覽豐滿立體起來，而且更容易引起學生的理解和共鳴。如歷史悠久的學?？梢躁惲懈鱾€時代校門，讓學生走進時間的隧道，仿佛穿越時空，真實感受到學校的變化，更懂得珍惜今天的幸福生活。

3.建設信息化服務平臺。通過信息化平臺可以實現(xiàn)方便快捷的檔案服務。以學校網(wǎng)站為依托，以校園網(wǎng)平臺為載體，網(wǎng)絡技術為保障，以主頁方式提供相關信息和服務，構成校園信息網(wǎng)絡的一個節(jié)點，打造學校檔案信息利用中心，提供檔案信息資源管理、發(fā)布和交流服務。學校檔案服務平臺的建設要以人為本，用戶至上，功能設置要有利于公眾利用和用戶操作，自主查詢的平臺要力求提示明確、操作。

（五）提升人員專業(yè)素質(zhì)

根據(jù)檔案人員的不同層次、不同需求開展多形式、多類型、多層次的檔案教育，全面提高檔案工作人員的素質(zhì)。學校的檔案工作人員，不僅要精通本專業(yè)的知識，還要掌握教育這個行業(yè)的專業(yè)知識以及業(yè)務流程，提高自身為檔案利用者提供及時、優(yōu)質(zhì)檔案服務的能力。加強計算機應用和網(wǎng)絡技術知識學習，適應信息化發(fā)展需要。

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