淺論房地產(chǎn)上市公司檔案服務(wù)創(chuàng)新工作
——以杭州濱江房產(chǎn)集團(tuán)股份有限公司為例

宣 莉

（杭州濱江房產(chǎn)集團(tuán)股份有限公司）

房地產(chǎn)企業(yè)檔案的工作很重要而關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)就是檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)。所謂的檔案服務(wù)，從狹義的來講，主要指企業(yè)檔案管理部門以室藏檔案為基礎(chǔ)，以滿足利用者的需要為目的，通過一定的方式和各種途徑主動為利用者提供服務(wù)。檔案工作創(chuàng)新是指檔案職能部門適應(yīng)信息化發(fā)展變化，適應(yīng)外部環(huán)境需要，形成新的結(jié)構(gòu)、流程等服務(wù)方式。創(chuàng)新與服務(wù)模式是有別于以往傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，但是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，檔案部門以及檔案工作者應(yīng)該具有前瞻性，改變傳統(tǒng)的工作方法，不斷探索、創(chuàng)新服務(wù)方式。

一、檔案服務(wù)創(chuàng)新是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的必然要求

創(chuàng)新是企業(yè)利用檔案信息的需求。隨著房地產(chǎn)市場競爭的日趨激烈，企業(yè)對信息的需求量也愈來愈大，檔案開發(fā)利用工作的重要性日益凸顯。為使房地產(chǎn)檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)等服務(wù)，為社會提供全面的綜合服務(wù)，就需要在各方面進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)要想有長足的發(fā)展，檔案服務(wù)創(chuàng)新是新的引擎，只有創(chuàng)新才能更好地提高管理水平，增強(qiáng)競爭實(shí)力，擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，取得良好的社會效益。

杭州濱江房產(chǎn)集團(tuán)股份有限公司成立于1992年，是一家多年來立足杭州，深耕浙江的本土房地產(chǎn)企業(yè)。具有建設(shè)部一級開發(fā)資質(zhì)，全國民營企業(yè)500強(qiáng)，中國房地產(chǎn)企業(yè)50強(qiáng)，長三角房地產(chǎn)領(lǐng)軍企業(yè)。2008年5月29日在深圳證交所成功上市，成為該年度唯一一家國內(nèi)A股IPO上市的房地產(chǎn)企業(yè)。2016年位列中國房地產(chǎn)百強(qiáng)榜第28位，其中盈利性指標(biāo)位列全國top 10。近年來吹響了進(jìn)軍一線城市的號角，并進(jìn)軍美國，布局海外。在產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方面，以房地產(chǎn)開發(fā)為主體，服務(wù)業(yè)和金融業(yè)并重。

公司在創(chuàng)建之初就著手檔案的記錄和積累工作。明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，建立公司綜合檔案室，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，歸口公司辦公室管理，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，配備了專職檔案管理人員和必要的庫房等設(shè)備。到目前積累了二十五年的室藏檔案，成立了數(shù)個企業(yè)文化館。

二、房地產(chǎn)檔案工作創(chuàng)新舉措

（一）在弘揚(yáng)企業(yè)文化、企業(yè)文化建設(shè)方面的創(chuàng)新

企業(yè)檔案是一個企業(yè)發(fā)展的記錄，記錄了企業(yè)的成長和發(fā)展歷程，為企業(yè)文化建設(shè)提供了寶貴的材料。因?yàn)樘N(yùn)藏于企業(yè)檔案中的信息是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動力。房地產(chǎn)企業(yè)正趕上了改革的深化階段，大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大好時期，企業(yè)的檔案見證了企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)的文化建設(shè)提供了保障。

1.集團(tuán)宣傳方面的創(chuàng)新。今年正是公司成立25周年。為紀(jì)念這一里程碑，公司綜合檔案室提供了大量一手原始檔案材料制作成周年慶特刊，主動提供各項(xiàng)服務(wù)，參與媒體的合作宣傳，這些舉措不僅提高了企業(yè)自身的企業(yè)文化，而且提高了企業(yè)的知名度，并增強(qiáng)了廣大員工的向心力。廣大業(yè)主也會定期收到公司的各種刊物，了解企業(yè)的發(fā)展情況。公司向社會各界傳播了企業(yè)文化，提高了在市場競爭中的地位。

2.員工成長方面的創(chuàng)新。企業(yè)文化建設(shè)的檔案信息會對每年的新員工培訓(xùn)主動提供服務(wù)，讓他們了解企業(yè)的發(fā)展歷史，參觀企業(yè)文化館，各種陳列更直觀地教育了新人，激發(fā)了員工的自豪感和主人翁精神。冰凍三尺非一日之寒，企業(yè)文化的積淀，檔案的積累幫助員工更好地了解企業(yè)，融入團(tuán)隊(duì)。

3.教育培訓(xùn)方面發(fā)揮的作用。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，合作項(xiàng)目、代建項(xiàng)目增多。檔案兼職人員人數(shù)擴(kuò)大，形成網(wǎng)絡(luò)小組，平時加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，定期參加行業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平。

（二）檔案歸檔開發(fā)利用上的創(chuàng)新

房產(chǎn)檔案主要產(chǎn)生于規(guī)劃、勘察、設(shè)計、建設(shè)、管理和施工單位，它積累形成的質(zhì)量將直接影響城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)對檔案的有效利用，而且還是解決建設(shè)糾紛的重要依據(jù)。房產(chǎn)檔案工作的重要性越來越被全社會所認(rèn)識和重視，檔案的作用越來越凸顯。

1.在收集檔案形成方面的創(chuàng)新。隨著建設(shè)水平的快速提高和發(fā)展，新的施工工藝不斷呈現(xiàn)和政策法規(guī)的更新出臺，對檔案工作人員提出了更高的要求。想要充分滿足社會各界對房地產(chǎn)檔案的需求，不僅要拓寬檔案收集渠道，擴(kuò)充信息儲備量，更要提高檔案質(zhì)量。公司在交付的樓盤項(xiàng)目上對竣工檔案質(zhì)量從聲像資料到技術(shù)資料實(shí)行全程跟蹤，責(zé)任到人。而且積極推廣“提前介入”的服務(wù)模式，集團(tuán)檔案室指導(dǎo)和協(xié)助項(xiàng)目工程的檔案管理，解決在資料收集、整理、歸檔過程中存在的問題，爭取做到及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，使工程檔案收集整理工作和工程建設(shè)的進(jìn)度同步進(jìn)行，這樣不僅能更好保證資料在形成過程中的質(zhì)量，而且也配合了整個工程的竣工交付進(jìn)度，確保了商品房的交付時間。

2.服務(wù)物業(yè)方面的創(chuàng)新。因?yàn)槲飿I(yè)公司是集團(tuán)公司下屬的單位，也是房產(chǎn)商亮給社會的一張金名片，因此我們有一套竣工檔案直接交物業(yè)公司保管使用，并且集團(tuán)總部派專業(yè)檔案人員上門輔導(dǎo)培訓(xùn)，建立一系列檔案保管利用規(guī)章制度，提高了使用率，更主動地接近用戶，以用戶為中心。業(yè)主在使用過程中收到了良好的效果。

3.為領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員等開發(fā)利用者提供創(chuàng)新服務(wù)。近年來，公司開發(fā)的房產(chǎn)得到市場的充分認(rèn)可，不僅讓本土的“濱粉”對戶型和裝修的滿意度大幅提高，更是在上海等地確定了優(yōu)勢，這得益于公司在檔案管理上的綜合利用。將用戶的反饋意見和調(diào)研成果收集歸檔，工程技術(shù)人員借閱查檔頻繁，不斷完善戶型結(jié)構(gòu)和細(xì)節(jié)管理，供領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策形成濱江特色的開發(fā)模式，使產(chǎn)品獲得市場的高度認(rèn)可。提供完善的檔案資料更是獲得合作單位的認(rèn)可，合作、代建市場得到快速發(fā)展，成為公司利潤新的增長點(diǎn)。

（三）服務(wù)手段上的創(chuàng)新

積極改變被動、手工式的檔案利用方式，采用更為主動、現(xiàn)代化的技術(shù)手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解放出來，更加有效地利用檔案信息資源。檔案的數(shù)字化建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)，公司通過將室藏紙質(zhì)檔案全面電子化，形成圖片和影像電子文檔，分類建檔管理并全面實(shí)現(xiàn)電子檢索。

隨著公司局域網(wǎng)的建立，檔案工作者積極組織上傳數(shù)據(jù)和信息，利用公司辦公自動化平臺，將數(shù)字化的檔案植入日常辦公平臺，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索、授權(quán)和共享。設(shè)立不同權(quán)限，方便不同用戶對檔案的利用，調(diào)動各方力量協(xié)助做好公開的歸檔前文件以及檔案的數(shù)字化工作，成為電子文件流轉(zhuǎn)中心，方便利用。使異地項(xiàng)目更能及時有效地共享檔案資源，提高辦事效率。

同時，加強(qiáng)檔案信息安全工作，得到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的大力支持，定期做好更新和維護(hù)。數(shù)字化檔案室的工作任重而道遠(yuǎn)，公司剛剛處于起步狀態(tài)，需要在實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，加強(qiáng)同行間的交流，不斷提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段上的創(chuàng)新。

三、結(jié)束語

總之，檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新是未來檔案利用的必然趨勢，創(chuàng)新是時代的主題，我們必須清楚地意識到，如何開發(fā)利用好房地產(chǎn)的檔案信息資源，充分發(fā)揮好房地產(chǎn)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，面向大眾，服務(wù)社會，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新是一個艱苦探索的過程，也是一個不斷實(shí)踐的過程。努力探索，創(chuàng)新服務(wù)，不斷提高專業(yè)知識水平，帶動檔案工作信息化建設(shè)，為企業(yè)的長足發(fā)展服務(wù)。