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      不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與利用的難點(diǎn)與管理對策

      2017-02-15 08:48:16茹方娟
      關(guān)鍵詞:紹興市統(tǒng)一檔案管理

      茹方娟

      (紹興市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心)

      一、引言

      2013年11月,國務(wù)院總理李克強(qiáng)主持召開國務(wù)院第31次常務(wù)會(huì)議,提出由國土資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé),基本做到登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺(tái)“四統(tǒng)一”。

      2015年3月1日起,《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》在全國正式施行,不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作全面鋪開,作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要基礎(chǔ)的檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合工作,直接關(guān)系到登記工作能否順利開展,檔案信息能否方便查詢利用。多年不變的管理模式和檔案利用方式也將面臨新的考驗(yàn)。

      那么,如何管理好檔案、利用好檔案是我們不動(dòng)產(chǎn)檔案工作面臨的兩大問題,管好檔案是利用的基礎(chǔ),發(fā)揮檔案利用價(jià)值是管好檔案的最終目的。筆者就紹興市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心為例,對不動(dòng)產(chǎn)檔案整合問題及利用作了初步研究和探討。

      二、不動(dòng)產(chǎn)檔案整合的必要性

      (一)原有的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是開展不動(dòng)產(chǎn)登記工作的基礎(chǔ)和依據(jù)

      不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記過程中形成的,包括不動(dòng)產(chǎn)登記簿、登記機(jī)構(gòu)登記審核過程中形成的材料和申請人提交的原始憑證。離開不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,物權(quán)登記就是無源之水,無本之木。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一后,登記職責(zé)整合到一個(gè)部門,實(shí)行高效、快捷的登記服務(wù),離不開不動(dòng)產(chǎn)檔案的整合、集中保管。

      (二)有利于統(tǒng)一提供不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用

      國家整合不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé),建立不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度,其目的就是要方便群眾辦事。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的主要作用就是為物權(quán)歸屬提供依據(jù),為社會(huì)提供不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證明,發(fā)揮“定分止?fàn)帯钡淖饔?,從而保護(hù)權(quán)利人的物權(quán),維護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益。不動(dòng)產(chǎn)檔案在數(shù)量和查詢率上,都高于其他檔案。例如:紹興市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心于2015年成立以后,專為檔案查詢利用開設(shè)6個(gè)服務(wù)窗口,到2016年底,僅一年時(shí)間提供不動(dòng)產(chǎn)檔案利用服務(wù)99749卷次,主要用于不動(dòng)產(chǎn)發(fā)證、交稅、明確權(quán)屬、案件訴訟、證件補(bǔ)辦、市政府課題調(diào)研、組織部查詢等,遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出全市其他檔案的查詢量。如果這些檔案不整合、不集中,仍然存放于原登記部門,各個(gè)部門查詢口徑、標(biāo)準(zhǔn)不一,檔案管理水平參差不齊,那么群眾查檔就勢必會(huì)因各種各樣的原因多頭跑、來回跑,從而產(chǎn)生負(fù)面情緒,激發(fā)各種不必要的矛盾。因此,有必要將分散在多個(gè)部門的土地、房屋、草原、林地、海域等登記檔案整合,集中保管,便于查詢利用。

      (三)不動(dòng)產(chǎn)檔案的整合,是檔案工作本身的要求

      散存于國土、房屋、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等部門的登記檔案,都是物權(quán)登記的成果性資料。隨著登記職責(zé)的整合,這些檔案顯然不適合存放在原登記部門,更不利于檔案的統(tǒng)一管理和有效利用。因此,必須對分散在各部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合并實(shí)行統(tǒng)一的集約化管理。這樣不僅可以提高服務(wù)效能,還可以節(jié)約成本,減少重復(fù)投入。

      三、不動(dòng)產(chǎn)檔案整合與利用的難點(diǎn)及管理對策

      (一)整合前,不動(dòng)產(chǎn)檔案整理、質(zhì)量問題突出,庫存壓力巨大

      原不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分散在各部門,涉及國土、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務(wù)檔案,不同機(jī)構(gòu)在檔案管理水平、規(guī)范程度上發(fā)展不平衡,有些甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到歸檔要求,將這些檔案進(jìn)行一一核對、清點(diǎn)、交接無疑是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的大工程。

      同時(shí),這些檔案種類多,數(shù)量大,也給現(xiàn)有的庫存帶來巨大壓力。

      (二)整合中,不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的業(yè)務(wù)銜接較為困難

      不動(dòng)產(chǎn)登記檔案業(yè)務(wù)分類復(fù)雜,時(shí)間跨度長,關(guān)聯(lián)難。檔案數(shù)據(jù)對接整合過程中,由于原不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化程度不同,數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)互不銜接,數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一,存在土地坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯(cuò)登,身份信息、門牌信息缺失等問題。比如已經(jīng)拆遷數(shù)年的房子數(shù)據(jù)仍顯示正常狀態(tài),或者房屋登記屬正常狀態(tài)的數(shù)據(jù)顯示已注銷,又或已抵押注銷登記的房屋數(shù)據(jù)顯示還是抵押狀態(tài)。這些都嚴(yán)重影響到今后不動(dòng)產(chǎn)登記工作開展及檔案的管理利用。

      (三)整合后,不動(dòng)產(chǎn)檔案利用需求和服務(wù)水平的矛盾日益突出

      各類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范自成體系,在歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、編目規(guī)則、查詢利用甚至專業(yè)術(shù)語等方面不盡相同,缺乏統(tǒng)一的利用標(biāo)準(zhǔn),利用服務(wù)水平不一,數(shù)字化水平參差不齊,有些還需要傳統(tǒng)的手工查詢,信息化服務(wù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于人們對于檔案高效、便捷、安全利用的服務(wù)需求。

      (四)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理力量薄弱,專業(yè)水平低,知識(shí)老化

      大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案知識(shí)培訓(xùn),對不動(dòng)產(chǎn)檔案的重要性、管檔要求不熟悉,檔案收集意識(shí)淡薄,出現(xiàn)受檔案高等專業(yè)教育程度低,高技術(shù)職稱人員比例低,年齡偏高的“兩低一高”現(xiàn)象,與檔案工作現(xiàn)代化信息化快速發(fā)展呈現(xiàn)出矛盾。紹興市不動(dòng)產(chǎn)服務(wù)中心檔案人員隊(duì)伍中,真正由檔案專業(yè)畢業(yè)的僅6%,有檔案中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的僅12%。大部分檔案人員年齡偏高。隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案工作改革的不斷深入,計(jì)算機(jī)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用,檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快,這樣的人才結(jié)構(gòu)明顯不相適應(yīng) 。

      四、不動(dòng)產(chǎn)檔案整合與利用的管理對策

      (一)整合前措施

      筆者認(rèn)為要將國土、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案整合集中統(tǒng)一保管,需要強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào),審定工作方案,并負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。做好前期充分調(diào)研,理順關(guān)系,摸清分散檔案的具體情況,理清檔案資料,分門別類,制定詳細(xì)、易操作的實(shí)施方案。明確各種出現(xiàn)問題的可能性,并提出相應(yīng)的解決方法。

      同時(shí),登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將建設(shè)大面積、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房列入議事日程,以解決即將面臨的庫容壓力。就筆者從事的國土檔案來說,土地管理活動(dòng)中產(chǎn)生大量的土地管理檔案,尤其在地籍管理工作中形成了土地利用調(diào)查、地籍調(diào)查、登記發(fā)證等檔案。紹興市國土資源局原有庫存檔案約45萬卷,庫房面積700多平方米,140列密集架,2015年底紹興市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心成立后,市房管處約57萬卷檔案也全部移交入庫。為此,將庫房面積擴(kuò)大到1200多平方米,新增密集架132列。但是,隨著不動(dòng)產(chǎn)登記工作的全面展開,每年約有4—5萬卷檔案產(chǎn)生,現(xiàn)有庫房面積依舊非常緊張,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案日益增長的需要。

      (二)整合中措施

      第一步,做好檔案分類。既要保留原有的分類,又要新增不動(dòng)產(chǎn)檔案類別。如紹興市不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心,在原有國土檔案A綜合類、B財(cái)務(wù)類、C地籍類、D規(guī)劃類、E建設(shè)用地類、F監(jiān)察類、G科教類、H聲像類、I地礦類等9大類的基礎(chǔ)上,新增兩個(gè)大類,即J不動(dòng)產(chǎn)登記類和L原市房管處移交的檔案。

      第二步,根據(jù)登記簿和登記檔案,導(dǎo)入對應(yīng)的電子信息,與登記機(jī)構(gòu)登記系統(tǒng)對接,同時(shí)導(dǎo)入不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái),并且利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子登記信息形成關(guān)聯(lián),俗稱“配號(hào)”。

      第三步,每個(gè)案卷都必須進(jìn)行掃描,建立影像檔案,上傳數(shù)據(jù)庫。對于缺漏部分,要及時(shí)補(bǔ)錄、補(bǔ)掃,方便不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)核查、對比,也方便檔案查詢利用。

      (三)整合后措施

      首先,建立統(tǒng)一的查詢制度。各類不動(dòng)產(chǎn)檔案信息均有相關(guān)的法律、法規(guī),查詢標(biāo)準(zhǔn)和程序,由于各部門管理機(jī)制、信息化水平不一,在執(zhí)行查詢規(guī)范上有所不同。因此,迫切需要建立統(tǒng)一的查詢制度,既利用好寶貴的檔案信息資源,又維護(hù)好權(quán)利人合法權(quán)益。

      其次,重視數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包含了大量個(gè)人敏感信息,一旦泄露將會(huì)產(chǎn)生許多不必要的社會(huì)影響。因此,查詢系統(tǒng)應(yīng)完善權(quán)限管理,明確有權(quán)申請查詢單位范圍和操作規(guī)范,明確查詢用途,加強(qiáng)對查詢?nèi)藛T的監(jiān)督管理,避免超權(quán)限查詢。同時(shí),根據(jù)不同的查詢需求,有針對性地展開查詢服務(wù)。

      (四)加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng),提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)

      隨著不動(dòng)產(chǎn)檔案工作改革的不斷深入,計(jì)算機(jī)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用,檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快,急需培養(yǎng)一批年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化、科技化的優(yōu)秀檔案管理人才。高度重視優(yōu)秀檔案人才的培養(yǎng),采取切實(shí)有效措施,有計(jì)劃地選派素質(zhì)較高的檔案專業(yè)技術(shù)人員接受各種教育培訓(xùn),通過走出去的辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)考察,參加國內(nèi)、省內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)檔案學(xué)術(shù)交流等多種方式,加強(qiáng)高層次人才隊(duì)伍建設(shè),帶動(dòng)整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

      隨著不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案信息資源的整合,不動(dòng)產(chǎn)檔案作為重要的信息資源,必將更加為社會(huì)各界認(rèn)識(shí)和重視,我們應(yīng)積極開拓進(jìn)取、不斷創(chuàng)新,提高檔案管理水平,適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢,為社會(huì)各界提供高效、優(yōu)質(zhì)的不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù),為維護(hù)正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

      [1] 賴俊峰.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理[J].中國檔案,2014(2).

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