新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的問題與對策

鄭少君

（杭州市城東新城建設投資有限公司）

檔案作為企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)發(fā)展中具有重要的價值和作用。企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個有效手段，既是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù)，也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能適應新形勢新要求，檔案管理信息化成為新時期檔案管理的發(fā)展趨勢。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性

（一）推進企業(yè)檔案管理信息化，是提高企業(yè)市場競爭力的迫切需要

決策科學、管理高效，企業(yè)才能具有較強的競爭力。而完整可靠的信息資源以及快速準確的綜合分析，又是科學決策、高效管理的基礎。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于不少企業(yè)各部室業(yè)務相對分割，缺乏有效的互聯(lián)互通，容易形成“信息孤島”，檔案信息無法有效發(fā)揮應有的作用。通過推進檔案管理信息化，建設企業(yè)檔案管理信息化網(wǎng)絡，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，對電子檔案及時歸檔，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成豐富的數(shù)字化信息資源及具有企業(yè)特色的知識儲備，使檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，使檔案庫成為企業(yè)發(fā)展的“智囊?guī)臁?，為企業(yè)提供發(fā)展動力，提高企業(yè)的市場競爭力。創(chuàng)新是發(fā)展的第一動力，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與電子檔案管理的普及，檔案工作必須實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，探索更高效便捷的檔案管理模式，在促進科技項目開發(fā)、保護知識產(chǎn)權(quán)等方面實現(xiàn)更大價值，發(fā)揮獨特的不可替代的作用。

（二）推進企業(yè)檔案管理信息化，是提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的現(xiàn)實需要

檔案信息化管理可以實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，為提高企業(yè)管理效率提供基礎支撐。通過信息化手段將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及音頻、視頻資料等原始檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源，建立檔案數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一進行保存管理，并將其納入企業(yè)局域網(wǎng)的建設，結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，建立文檔一體化管理體系，建立配套的授權(quán)查閱機制，讓企業(yè)各級員工按自身的崗位職責及各自的權(quán)限設置在檔案管理系統(tǒng)中查閱所需的資料，可以加強各部門各工作環(huán)節(jié)的溝通交流，打破傳統(tǒng)“閉關自守”的消極狀態(tài)，促進資源共享，簡化工作流程，節(jié)約人力、物力、財力資源，降低經(jīng)營成本，進一步提高企業(yè)經(jīng)營管理效率。

（三）推進企業(yè)檔案管理信息化，是提升企業(yè)檔案管理水平的內(nèi)在需要

檔案信息化可以為檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變提供支撐，促進檔案信息資源合理配置、科學管理，更好地為企業(yè)和社會提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。推進企業(yè)檔案管理信息化，也有利于保證檔案資料的完整性。檔案信息化管理能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的有價值的電子文件進行歸檔管理，保留其審批修改流程，提高資料保存的完整性。各部門可通過信息化系統(tǒng)上傳需由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一保管的檔案資料。檔案管理部門可以對檔案存儲數(shù)據(jù)庫進行分層管理，劃分企業(yè)檔案庫與部門檔案庫，給各部門一定的電子檔案存儲空間，由各部門自行管理，保存部門資料，從而使資料的完整性得到進一步提升，促進企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標準化。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）對檔案管理信息化建設認識不足

很多企業(yè)只是簡單將檔案管理信息化視為一種檔案存儲、使用方式的改變，而不是一種企業(yè)檔案管理理念的改變。只是著眼于電子檔案的收集、保管，而沒有考慮到建立一個綜合性的檔案管理信息化系統(tǒng)。在工作實踐中，僅是在辦公自動化系統(tǒng)的使用過程中被動實現(xiàn)檔案管理信息化的部分功能，即通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、無紙化辦公來進行一些電子文檔的處理、傳遞，往往還只是作為工作流程的改變和節(jié)約辦公成本的手段，沒有將檔案信息化建設作為一個綜合系統(tǒng)工程來考慮、來建設。

（二）檔案管理信息化建設水平有待提高

隨著信息技術(shù)在企業(yè)發(fā)展各領域各環(huán)節(jié)的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式和技術(shù)手段已無法適應企業(yè)發(fā)展的需求。在推進企業(yè)信息化建設進程中，軟件開發(fā)公司對企業(yè)特點、業(yè)務流程、個性化需求等缺少專業(yè)了解，往往照搬套用，方案論證過程缺乏系統(tǒng)的需求分析，實施過程中缺乏適合自身的二次開發(fā)能力，往往使得所建的檔案管理信息化系統(tǒng)缺乏針對性和實用性。

（三）檔案信息安全存在風險

現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理活動日趨復雜，注重細節(jié)、強調(diào)過程管理，為滿足日益復雜的經(jīng)營管理需要，需要大量的基礎性、過程性資料，并在工作中經(jīng)常重復使用，具有較高的保存價值。但由于其數(shù)量較大，將其全部納入企業(yè)檔案庫集中保管需要占用大量存放保管資源，且調(diào)閱不便，顯然并不現(xiàn)實，所以企業(yè)檔案管理部門通常只收集結(jié)果性資料及重要性較高的基礎性、過程性資料。對重要性相對較低的過程性、基礎性資料，通常的做法是由企業(yè)各部門或具體經(jīng)辦人自行保管使用。但企業(yè)各部門的資料保管人員缺少專業(yè)的管理能力和管理手段，而現(xiàn)代企業(yè)人員的流動性較大，隨著時間的推移，這些基礎性、過程性資料存在一定的流失風險，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展會產(chǎn)生一定的不利影響。在信息化深入發(fā)展的大背景下，檔案實體和信息安全都面臨挑戰(zhàn)，尤其是信息安全的問題更加凸顯。如我們公司作為一級開發(fā)建設主體，從土地征遷至后續(xù)出讓、建設等環(huán)節(jié)，檔案信息損毀、失泄密風險日漸突出，尤其是一線征遷工作，由于工作的特殊性，征收所用的時間少則幾個月、慢則幾年。在這一過程中，檔案安全處在事故“易發(fā)期”“多發(fā)期”。

（四）檔案管理人員素質(zhì)跟不上

檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網(wǎng)絡管理能力和信息技術(shù)處理能力，更要對企業(yè)工作流程有深刻的了解，而現(xiàn)有企業(yè)的檔案管理人員大多不具備這樣的綜合素質(zhì)。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設的對策

（一）提高對檔案管理信息化建設重要性的認識

使企業(yè)領導、各部門工作人員充分認識檔案管理信息化建設的意義所在，形成推動合力。特別是要提高領導層的認識，自上而下加大推進力度，發(fā)揮“關鍵少數(shù)”的關鍵作用?？梢酝ㄟ^組織檔案信息化建設培訓班，到外單位考察交流檔案信息化建設情況等方式，凝聚對檔案信息化建設的共識。將檔案信息化放在更加突出的位置，納入企業(yè)信息化規(guī)劃統(tǒng)籌考慮，強化人、財、物保障，與企業(yè)信息化同步實施。

（二）加快企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設

數(shù)字檔案館（室）是企業(yè)檔案信息化建設最重要的基礎平臺。加快企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設，是信息化條件下企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級，走向現(xiàn)代化的迫切需要，對提升企業(yè)檔案科學管理水平，推進企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。要按照浙江省 “兩辦”《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》要求，加快推進對紙質(zhì)、照片、音像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，結(jié)合企業(yè)實際，扎實推進電子文件歸檔與移交接收工作，力爭到2020年，縣級以上國有企業(yè)檔案館（室）全部建成數(shù)字檔案館（室）。

（三）強化企業(yè)檔案信息化管理制度建設

標準規(guī)范及規(guī)章制度是企業(yè)進行檔案信息化建設的基礎支撐。從數(shù)字檔案資源建設，電子資源的生成、開發(fā)利用與保管，信息化基礎設施建設到信息安全，都離不開健全的標準規(guī)范以及規(guī)章制度支撐。首先，要著力構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理制度體系。明確各部門的管理職責，強化信息管理責任意識，并制定相關的考核制度，加強對日常檔案信息化工作的約束。其次，要著力加強信息化管理制度體系的執(zhí)行力。加大監(jiān)督檢查力度，督促管理責任到位、措施落實，使企業(yè)檔案管理真正做到有規(guī)章制度可依、有規(guī)章制度必依，促進企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范化、科學化。

（四）加強企業(yè)檔案信息化配套建設

信息化配套建設是提高企業(yè)檔案信息化水平的重要基礎。要加強企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設，注重軟硬件設施的開發(fā)和建設，配備服務器、計算機、路由器、掃描儀、打印機等信息化必備設備，及時升級更新檔案管理軟件，加大力度實現(xiàn)檔案標準化、規(guī)范化、科學化。信息化管理系統(tǒng)建設，要充分體現(xiàn)可行性和可操作性，企業(yè)檔案工作者需結(jié)合適宜企業(yè)行政辦公及業(yè)務特點需求，尤其要針對目前企業(yè)檔案管理存在的問題，不斷深入軟件開發(fā)過程，建立規(guī)范統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息管理架構(gòu)，為信息資源的網(wǎng)絡檢索和共享提供更好的服務。

（五）注重企業(yè)檔案信息化安全管理

檔案安全是企業(yè)檔案管理信息化建設的生命線。要扎實開展檔案信息系統(tǒng)安全等級保護工作，針對企業(yè)檔案信息管理方面的安全要求，將檔案信息資源的安全需求和風險程度進行分類，明確規(guī)定各級別的安全要求，對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進行評估監(jiān)測，按要求抓好等級保護。要建立健全檔案信息安全機制。推進常態(tài)化安全管理，完善檔案信息安全技術(shù)操作規(guī)程，抓緊抓實日常管理，促進安全管理制度落實。要建立健全檔案信息系統(tǒng)災難應急處置機制。充分保障網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全，重點關注數(shù)據(jù)庫的自動備份、網(wǎng)絡系統(tǒng)的病毒防范、嚴格的查閱權(quán)限和安全的加密保護功能等問題。要加大檔案信息安全基礎設施投入，除按標準配備機房、服務器等基礎設施外，要根據(jù)網(wǎng)絡安全、檔案信息數(shù)據(jù)長期存儲安全等的需要，配足安全管理設施設備，強化硬件支撐。

（六）打造高素質(zhì)檔案管理信息化人才隊伍

人才隊伍建設是推進企業(yè)檔案管理信息化的重要保證。要立足企業(yè)實際，加快對專業(yè)性、復合型人才的培養(yǎng)，積極吸收高素質(zhì)的人才進入檔案信息化管理體系，著力培養(yǎng)兼具檔案管理、信息技術(shù)和企業(yè)管理多方面能力的復合型人才，以適應企業(yè)檔案信息化建設的需要。要加強對企業(yè)員工的培訓，掌握最新的管理技術(shù)和模式，使員工對檔案管理信息化系統(tǒng)能用、會用，并在工作中不斷提出改進意見，使檔案管理信息化系統(tǒng)得到持續(xù)的改進，更好地服務企業(yè)發(fā)展。

［1］ 陳洲，張彤.電子政務條件下檔案信息化建設的實踐與思考［J］.檔案與建設，2007（8）：55—56.

［2］ 孫乃光，耿華，胡曄.淺談企業(yè)檔案的信息化建設［J］.蘭臺世界，2006（5）：24.

［3］ 劉承智.信息不對稱條件下民營企業(yè)融資問題研究［J］.財會研究，2007（3）.

［4］ 于雅萍.淺析新形勢如何做好檔案管理工作［J］.Intelligence，2011（19）.