劉葉飛
(武義縣源口水庫管理處)
水利是農(nóng)業(yè)的命脈,“水利興,五谷豐”,新農(nóng)村建設(shè)也離不開興修水利。而水利檔案是在水利工程建設(shè)管理以及防汛工作中產(chǎn)生的,是記錄國家和地方有關(guān)水利各方面信息的系統(tǒng)載體。隨著水利建設(shè)的推進(jìn),對管理的要求越來越高,離不開檔案工作和檔案信息化的基礎(chǔ)支撐。以本單位武義縣源口水庫為例,該水庫位于浙江省金華市武義縣境內(nèi),錢塘江流域、武義江支流熟溪麻陽江中游的白姆鄉(xiāng)上宅村(白姆村)1.5千米處,控制流域面積105平方千米,年均徑流量1.2億立方米,總庫容2880萬立方米,正常庫容2200萬立方米,是一座以灌溉為主,結(jié)合防洪、城市供水、發(fā)電等綜合利用的重要中型水庫,其重要性不言而喻。而它的日常運(yùn)行和管理都與檔案工作息息相關(guān),迫切需要高效化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息化管理支撐。
水利檔案信息化管理,是指在水利檔案管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、高效化的管理。傳統(tǒng)水利檔案在管理過程中,容易造成檔案的損壞和丟失,還存在檔案存放秩序混亂的現(xiàn)象。特別是在防汛期間,查看水文資料的頻次加大,更加重了在管理方面存在的問題。通過開展水利檔案信息化建設(shè),將水利檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理、歸類和整合,從而打破時(shí)間空間的限制,使不同地域的水利資料可以在線共享,提高了檔案的利用效率,實(shí)現(xiàn)了更好的檔案信息資源服務(wù);同時(shí),也可以減少對實(shí)體檔案的直接利用,延長了檔案的壽命。
水利檔案信息化建設(shè)包括檔案信息有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案信息化人才培養(yǎng)等內(nèi)容,涉及面廣,工作要求高。但是,由于當(dāng)前水利檔案信息化建設(shè)中普遍存在思想觀念跟不上、重視力度不夠、管理手段落后、資源建設(shè)不規(guī)范、安全保障不足等諸多問題,給水利檔案信息化建設(shè)帶來了一定困難。
目前水利系統(tǒng)的信息化建設(shè)側(cè)重于防汛防旱資源、工程建設(shè)、管理工程建設(shè)方面,檔案信息化建設(shè)跟不上水利信息化的總體發(fā)展進(jìn)度。同時(shí),檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃不夠,缺乏全局性、綜合性、統(tǒng)一性的意識,存在各自為政現(xiàn)象。
部分專兼職檔案人員受到傳統(tǒng)檔案觀念的影響,思想觀念落后,習(xí)慣于按照以前的思路開展檔案工作,對于信息化、數(shù)字化建設(shè)缺乏概念。有的雖然也使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,但僅僅限于目錄檢索。
水利部門的數(shù)字檔案資源建設(shè)涉及各個(gè)方面和多個(gè)單位,其建設(shè)和整合問題日益突出。由于水利工程涉及社會(huì)各個(gè)方面,各單項(xiàng)工程的結(jié)構(gòu)功能復(fù)雜,導(dǎo)致了其檔案組成的復(fù)雜性,往往從設(shè)計(jì)初期就因?yàn)橥顿Y狀況、規(guī)劃走向、拆遷征地、群眾利益等因素不斷修改,甚至有時(shí)工程已開工,實(shí)際情況又與設(shè)計(jì)時(shí)情況不同,這些不確定因素加大了檔案收集整理的難度。同時(shí),不少水利單位檔案管理人員是兼職的,對水利工程檔案業(yè)務(wù)及管理缺少經(jīng)驗(yàn),致使驗(yàn)收資料整理不夠全面,只是被動(dòng)地從業(yè)務(wù)部門接收資料,對工程建設(shè)、驗(yàn)收的檔案要求不夠明確,出現(xiàn)整理不規(guī)范、不全面等現(xiàn)象。
水利部門在推進(jìn)檔案信息化過程中,各種安全風(fēng)險(xiǎn)日益突出,比如網(wǎng)絡(luò)化管理和利用的安全性,數(shù)據(jù)的丟失、更改和被誤刪除,這些風(fēng)險(xiǎn)因素都會(huì)直接影響檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。
檔案信息化專業(yè)人才的綜合素質(zhì)和技能,決定了檔案信息化建設(shè)的成敗和效果。目前水利檔案管理中的信息化專業(yè)人才普遍欠缺,已成為制約水利檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素,這在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)和水管部門中尤為突出。
要推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè),必須正視水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題和困難,制定切實(shí)可行的對策和措施,使檔案信息化建設(shè)更好地為水利工程建設(shè)、水利工程管護(hù)和水資源管理服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)是依托信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行“升級換代”、創(chuàng)新發(fā)展的重要抓手。要提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識,克服各種思想認(rèn)識上的誤區(qū),自覺學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的知識,與時(shí)俱進(jìn)地把水利檔案管理工作做好。
水利檔案涉及水利工作的各個(gè)方面,系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)部門,要通力合作把工作做好,避免單打獨(dú)斗。同時(shí),要對檔案信息化工作進(jìn)行總體規(guī)劃,科學(xué)確定長期目標(biāo)規(guī)劃和近期目標(biāo)計(jì)劃,并按照計(jì)劃,穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí),要加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子檔案管理規(guī)范、信息安全管理規(guī)范及數(shù)字檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)等;業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括檔案信息化處理規(guī)范等;技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和軟硬件建設(shè)技術(shù)規(guī)范等。
數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心,水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng),涉及管理門類廣,數(shù)字檔案資源建設(shè)必須從源頭上把好關(guān)。要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃,宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路,實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新;要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé),建立和完善檔案信息管理制度,明晰檔案信息管理流程,建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定,實(shí)現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,豐富室藏;加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu),檔案資源接收和整合非常重要,要健全檔案信息收集管理制度,確保各類檔案,如實(shí)物檔案、電子檔案、音像檔案以及技術(shù)檔案等進(jìn)行分門別類,收集完備。
加強(qiáng)配備檔案信息化建設(shè)所需的相關(guān)軟硬件設(shè)施,如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案防磁柜等,并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級改造,以滿足水利檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要。建立健全檔案信息安全各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案信息安全防范和管理,建立安全可靠的身份驗(yàn)證、防擴(kuò)散等安全機(jī)制,特別是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理,防止黑客進(jìn)入系統(tǒng)更改數(shù)據(jù),確保檔案信息安全。
一是要改變舊觀念,樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,檔案信息化建設(shè)要樹立大人才觀,針對在具體管理中對人才的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),立足于“人人皆才”“人人皆可才”的觀念,在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動(dòng)態(tài)觀念,這樣人才資源才不至于成為無源之水,人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。二是要通過各種渠道,加快引進(jìn)和培養(yǎng)信息化人才。在實(shí)際管理過程中,應(yīng)該熟練現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)技能,掌握數(shù)據(jù)處理、信息聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。同時(shí)把水利專業(yè)以及檔案管理結(jié)合起來,構(gòu)建綜合性的人才培養(yǎng)體系。對于邊遠(yuǎn)地區(qū)的水利部門檔案管理人員,重點(diǎn)要進(jìn)行幫扶式培訓(xùn),把人組織好,手把手地把檔案人員帶好。補(bǔ)充一點(diǎn),硬件建設(shè)也要跟上,與之匹配??刹扇n}講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式,使在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù),掌握新技能、新方法,探討新情況、新問題,及時(shí)提高其信息素養(yǎng)和信息技能,從而培養(yǎng)出適用型、普及型的檔案信息化人才。
加強(qiáng)水利檔案的信息化管理,是提高水利檔案管理整體水平的重要抓手,也是今后水利檔案工作的努力和發(fā)展方向。只有正視當(dāng)前水利檔案信息化管理中的問題和困難,并采取有效措施切實(shí)加以改進(jìn),才能推動(dòng)水利檔案信息化建設(shè)再上新臺階,使水利檔案工作更好地為水利建設(shè)事業(yè)服務(wù)。
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