企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與探索

胡美維

（浙江中國(guó)科技五金城集團(tuán)有限公司）

數(shù)字檔案室是充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)的新型檔案室，是企業(yè)辦公自動(dòng)化的重要組成部分，也是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。建設(shè)數(shù)字檔案室，已經(jīng)成為企業(yè)檔案以服務(wù)轉(zhuǎn)型來適應(yīng)企業(yè)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的重要途徑。

一、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)

（一）實(shí)施網(wǎng)上查檔工程，提供“查檔到桌面”的服務(wù)

企業(yè)實(shí)施檔案數(shù)字化、建設(shè)數(shù)字檔案室后，通過檔案數(shù)據(jù)的集中管理，檔案管理人員可直接在個(gè)人計(jì)算機(jī)上查閱、打印檔案數(shù)據(jù)；有局域網(wǎng)的單位還可將開放的檔案數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，使單位人員可以在個(gè)人計(jì)算機(jī)上在線查閱檔案和資料，提供“查檔到桌面”的服務(wù)。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的在線接收和集成管理

通過建設(shè)數(shù)字檔案室，通過與單位辦公系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能的無縫銜接，就能夠?qū)崿F(xiàn)本單位各類數(shù)字檔案資源的在線接收和集成管理，真正建成集成了企業(yè)各類有價(jià)值數(shù)字資源的檔案“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)”；同時(shí)，通過與數(shù)字檔案館的無縫對(duì)接，能夠及時(shí)通過政務(wù)網(wǎng)向檔案館移交和備份檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

二、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的主要任務(wù)

（一）建設(shè)覆蓋室藏所有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案利用、檢索的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案室在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)要求，設(shè)計(jì)統(tǒng)一、規(guī)范的目錄錄入標(biāo)準(zhǔn)，建立包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體檔案和專業(yè)（業(yè)務(wù)）檔案等在內(nèi)的完整檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)為方便檢索，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和利用頻率對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選導(dǎo)出和加工處理，分門別類地建立各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，例如人事任免、職稱評(píng)定、榮譽(yù)獎(jiǎng)牌專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等，提高檔案利用效率。

（二）建立室藏重要檔案的數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換主要針對(duì)室藏永久、長(zhǎng)期檔案，常用、珍貴檔案和有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、多媒體檔案等。在建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，不僅僅是局限于文書檔案，還包括業(yè)務(wù)檔案、有關(guān)編研成果等。

（三）加強(qiáng)企業(yè)各類電子文件的接收和歸檔

此外，隨著企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，企業(yè)產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件成為企業(yè)數(shù)字檔案資源的重要來源。一是對(duì)于OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，一般通過開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行每年定期導(dǎo)出到檔案服務(wù)器上，并導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行年度歸檔。二是對(duì)于生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件，一般通過開發(fā)專門的數(shù)據(jù)導(dǎo)出接口，結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)進(jìn)行歸檔或備份。三是對(duì)于其他賬外電子文件或數(shù)字資源，如上級(jí)或其他單位發(fā)來的未在OA系統(tǒng)上運(yùn)行的文件，一般在年度歸檔時(shí)一并歸檔。對(duì)于重要電子文件，目前一般采取紙質(zhì)、電子雙套歸檔的方式。

三、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的主要問題

（一）企業(yè)對(duì)檔案信息化不夠重視，資金投入不足

檔案數(shù)字化需要以巨額資金投入為基礎(chǔ)，如果沒有資金作為啟動(dòng)檔案數(shù)字化的前提條件，一切都無從談起。而且數(shù)字檔案室建設(shè)不是一次性投入就可以一勞永逸的，在它們的維護(hù)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所需要的費(fèi)用絕不亞于將其數(shù)字化的費(fèi)用，這就使得檔案數(shù)字化看起來像個(gè)無底洞。而另一方面，檔案數(shù)字化后能否提高利用率還是個(gè)未知數(shù)，這樣必然會(huì)產(chǎn)生投入與產(chǎn)出之間的矛盾，也就造成許多檔案室在建立了自己的網(wǎng)站后，沒有足夠的資金進(jìn)行檔案數(shù)字化，使數(shù)字檔案室成為一個(gè)空殼，毫無現(xiàn)實(shí)意義。

（二）管理機(jī)制不健全，電子文件接收與歸檔管理的工作意識(shí)不強(qiáng)

相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件接收與歸檔強(qiáng)調(diào)采取更加嚴(yán)格的管理措施和技術(shù)手段，要求徹底轉(zhuǎn)變檔案管理的工作思路與方法。然而，多數(shù)文檔管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員沒有充分意識(shí)到電子文件給檔案管理帶來的沖擊，對(duì)電子文件接收歸檔的認(rèn)識(shí)存在一定的模糊和偏差。開展數(shù)字檔案室建設(shè)的主觀意識(shí)不強(qiáng)，技術(shù)不過硬，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)格，且內(nèi)部組織及管理方式無法適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程。這些因素都導(dǎo)致了數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展速度緩慢。

（三）檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提高，信息安全存在隱患

檔案全文與目錄數(shù)據(jù)的掛接正確性不夠是當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)中比較普遍的問題，主要原因是在檔案數(shù)字化實(shí)施工作中，由于檔案數(shù)字化工作量大，工作人員的責(zé)任心參差不齊，再加上質(zhì)檢程序和監(jiān)理工作不到位，直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)掛接的差錯(cuò)率普遍較高，這將直接影響檔案數(shù)據(jù)的今后利用。這就要求我們必須在掃描階段嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量。

同時(shí)，信息安全問題也是當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)需要關(guān)注的，否則一旦出現(xiàn)問題，將可能造成企業(yè)無法彌補(bǔ)的重大損失。因此，在檔案管理軟件的設(shè)計(jì)中不僅要有密級(jí)限制、利用者身份認(rèn)證以及利用權(quán)限的限制，而且在檔案數(shù)字化實(shí)施階段也要做好安全管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行安全管理工作程序，確保檔案信息的絕對(duì)安全。

（四）企業(yè)檔案人員的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)跟不上要求

數(shù)字檔案室的建設(shè)包括硬件和軟件兩個(gè)部分，無論是硬件維護(hù)還是軟件操作，都離不開具備較高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的從業(yè)人員。但是，目前我國(guó)企業(yè)檔案從業(yè)人員普遍存在年齡偏大和知識(shí)結(jié)構(gòu)老化現(xiàn)象，只有很少人員是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，面對(duì)今后數(shù)字檔案室所必需的日常軟硬件使用、維護(hù)和數(shù)據(jù)管理工作，顯得力不從心。以目前企業(yè)檔案人員的年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)未來建設(shè)數(shù)字檔案室的要求，急需培養(yǎng)一批高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息化從業(yè)人員。

在教學(xué)實(shí)踐中，在條件允許的情況下，教師就可以帶領(lǐng)學(xué)生走出教室，讓學(xué)生走進(jìn)大自然中，在大自然中感受各種各樣的節(jié)奏，促使學(xué)生進(jìn)一步的感知到大自然所獨(dú)有的節(jié)奏美感，使其靜靜的品味律動(dòng)，使其的節(jié)奏感大大提升。這樣的教學(xué)方法更加有趣、生動(dòng)，與小學(xué)生現(xiàn)階段的學(xué)習(xí)特點(diǎn)相符合，使培養(yǎng)目標(biāo)得到真正的落實(shí)。

四、推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策和措施

（一）積極爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)提供有力保障

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及資金投入、設(shè)備配備、人員組織、部門協(xié)調(diào)等方方面面的工作，僅靠檔案部門是無法完成的。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，才能將檔案信息化納入到企業(yè)信息化建設(shè)中，才能推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

（二）完善檔案信息化相關(guān)制度，夯實(shí)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)

數(shù)字檔案室建設(shè)不僅要求檔案基礎(chǔ)管理制度健全，還要建立和健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種規(guī)范，例如，在啟動(dòng)數(shù)字化工作時(shí)，制定《檔案數(shù)字化建設(shè)方案》，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全等進(jìn)行規(guī)定;針對(duì)檔案掃描，編制《EXCEL表格導(dǎo)入檔案系統(tǒng)規(guī)則》《科技檔案目錄錄入規(guī)則》；針對(duì)網(wǎng)上利用，制定《檔案查詢系統(tǒng)使用說明》《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》《網(wǎng)上利用檔案流程》《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過程管理。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程管理和質(zhì)量控制，做好數(shù)據(jù)備份工作

數(shù)字化工作具體過程分為鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié)；明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，例如出入庫(kù)登記、掃描完后檢查完整性等等；規(guī)范掃描格式、質(zhì)量要求，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲(chǔ)等規(guī)范。結(jié)合檔案系統(tǒng)管理軟件的特點(diǎn)，制定目錄、原文掛接規(guī)則，建立檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的結(jié)構(gòu)和格式必須執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)范，全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)按國(guó)家規(guī)定的全文文件格式（tif、jpg、doc、txt），使檔案館在接收后的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)可讀、可供檢索、可導(dǎo)入本館數(shù)據(jù)庫(kù)。

掃描文件數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)掛接要加強(qiáng)核對(duì)。文件掃描后的數(shù)據(jù)要與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，才能真正建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行利用。掛接有專門的軟件可以應(yīng)用，速度相當(dāng)快。但在實(shí)際操作中差錯(cuò)較大，不僅影響了利用，而且找錯(cuò)修改相當(dāng)困難。因此，采取人工掛接方式，對(duì)照文件目錄逐條逐頁(yè)進(jìn)行，在掛接時(shí)不僅確保目錄與掃描文件的正確對(duì)應(yīng)，而且對(duì)著錄的文件目錄同時(shí)進(jìn)行校對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正，避免利用中出現(xiàn)文不對(duì)題的情況。

數(shù)字檔案要做好備份。檔案室對(duì)已經(jīng)建立好的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，不能單獨(dú)保存在計(jì)算機(jī)中，應(yīng)建立科學(xué)安全的保管存儲(chǔ)體系，及時(shí)做好備份。備份的方式可以另外保存在服務(wù)器或比較安全的計(jì)算機(jī)中，并再刻錄成光盤等耐久性載體進(jìn)行雙份保存。

（四）穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高檔案工作者綜合素質(zhì)和信息化管理水平

與傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案人員無須過問歸檔前文件的形成過程不同，管理電子檔案要求檔案人員必須了解電子文件形成過程中使用的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就應(yīng)了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生的背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式、相應(yīng)計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等，同時(shí)參與制定一系列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

現(xiàn)有的企業(yè)檔案人員結(jié)構(gòu)和素質(zhì)還遠(yuǎn)不能適應(yīng)數(shù)字檔案室的工作要求，而人的素質(zhì)問題不是一朝一夕能夠解決的，必須早做安排，做好現(xiàn)有人員的知識(shí)更新和培訓(xùn)工作。要把計(jì)算機(jī)操作和有關(guān)軟件使用作為檔案人員基本的技能和要求，納入到上崗培訓(xùn)中去，納入職稱評(píng)聘中去，納入到繼續(xù)教育中去，選派業(yè)務(wù)骨干參加上級(jí)舉辦的有關(guān)電子檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展。

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［2］ 羅亞琦.民營(yíng)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案室勢(shì)在必行［J］.浙江檔案，2011（8）.

［3］ 唐玲.數(shù)字檔案室建設(shè)［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2012（9）.