測(cè)繪生產(chǎn)電子文件歸檔管理探討

趙 佳

（浙江省河海測(cè)繪院）

一、測(cè)繪生產(chǎn)電子檔案形成和利用現(xiàn)狀

浙江省河海測(cè)繪院作為一家專業(yè)從事測(cè)繪生產(chǎn)的事業(yè)單位，業(yè)務(wù)范圍涵蓋海洋測(cè)繪、工程測(cè)量、海洋水文觀測(cè)、海底聲學(xué)探測(cè)、航空攝影測(cè)量、地理信息系統(tǒng)、水文水資源調(diào)查等多個(gè)領(lǐng)域，建院60年來形成了諸多的測(cè)繪生產(chǎn)檔案。

我院檔案室歸檔的測(cè)繪生產(chǎn)電子檔案，主要為測(cè)繪生產(chǎn)過程中形成的，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集整理、質(zhì)安科做技術(shù)審核、檔案室歸檔的電子文件。根據(jù)密級(jí)，分為涉密文件和非涉密文件，常用的1∶10000國家基本比例尺地形圖、大地控制點(diǎn)、4D數(shù)據(jù)等國家密級(jí)成果及生產(chǎn)衍生品為涉密文件，海圖、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、一般的測(cè)繪生產(chǎn)成果為非涉密文件。2000年以后實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔。圖1是2013—2016年紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱頻次統(tǒng)計(jì)。

很顯然，電子文件比紙質(zhì)文件更受使用者歡迎，利用率更高；2017年9月28日17：28，遂昌縣北界鎮(zhèn)蘇村發(fā)生山體滑坡重大自然災(zāi)害，我院應(yīng)急測(cè)繪小組于29日早上7點(diǎn)達(dá)到災(zāi)區(qū)，9點(diǎn)克服惡劣天氣因素率先傳回災(zāi)區(qū)視頻，所有的過程都依托了電子文件這個(gè)重要的傳播途徑，爭分奪秒為救援工作的開展提供技術(shù)支撐。電子文件存儲(chǔ)利用方便快捷的特性，已使其成為測(cè)繪生產(chǎn)過程中不可或缺的一部分。

二、測(cè)繪生產(chǎn)電子文件歸檔管理中存在的主要問題

（一）格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

國際檔案理事會(huì)《電子文件管理指南》（1997年）將電子文件生命周期分為三個(gè)階段：概念（設(shè)計(jì)）階段、形成階段和維護(hù)階段。測(cè)繪生產(chǎn)在第一、二階段需要應(yīng)用很多國內(nèi)外的儀器設(shè)備和專業(yè)軟件，這個(gè)過程中產(chǎn)生的電子文件一般都是開放性的，通常是一種程序或是幾種程序產(chǎn)生一個(gè)格式，而測(cè)繪生產(chǎn)中往往會(huì)用到許多種程序，這樣就產(chǎn)生了許多種格式，如文本程序一般生成的文件格式為txt，但文本程序能同時(shí)打開nav、csv、rtf等多種格式，甚至于在一些技術(shù)員的編程下，成千上萬種格式都可以用文本程序打開使用。第三階段，電子文件歸檔后，其利用需要使用該文件生成時(shí)的程序，但實(shí)際工作中，由于測(cè)繪生產(chǎn)應(yīng)用程序的更新快速，新的文件格式不斷產(chǎn)生，舊的文件格式就會(huì)被逐漸淘汰，電子文件的兼容性差，影響了電子文件的再利用程度。

（二）真實(shí)性不可控

電子文件的真實(shí)性指的是電子文件經(jīng)過各種傳輸、遷移、歸檔整理后，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等各種信息都與最初的原始狀態(tài)保持一致。電子文件的真實(shí)性與它運(yùn)行的環(huán)境有很大的關(guān)系，由于電子文件可以輕松地修改內(nèi)容和更換載體，這就使得其文件內(nèi)容面臨篡改和刪除的危險(xiǎn)，并且不留一絲痕跡，檔案人員在接收電子檔案時(shí)無法確定是否為最終版本。尤其是涉及清淤清污、水政巡查等項(xiàng)目案例，文件的原始真實(shí)性對(duì)實(shí)際工作會(huì)產(chǎn)生很大的利益糾紛，必須采取相應(yīng)措施，確保關(guān)鍵時(shí)段的電子文件真實(shí)性，促進(jìn)項(xiàng)目的廉潔與公正。

（三）安全隱患大

電子文件在其生命周期中歷經(jīng)多個(gè)部門、多臺(tái)計(jì)算機(jī)、多個(gè)利用者，安全隱患大。主要包括三個(gè)方面：第一，電子文件傳輸利用中存在的安全隱患。電子文件的利用傳播相對(duì)紙質(zhì)文件而言非常方便，而測(cè)繪生產(chǎn)中無法避免要傳輸和利用電子文件，一些涉密成果通過局域網(wǎng)以外的網(wǎng)絡(luò)傳輸，易造成泄密隱患，對(duì)國家和單位利益造成損害。第二，電子文件軟硬件依賴性及讀取工具帶來的安全隱患。測(cè)試生產(chǎn)電子文件的閱讀利用依賴于軟件工具，特別是在歸檔某些專有格式電子文件的過程中，必須同時(shí)歸檔相應(yīng)的閱讀程序，這就給一些病毒帶來了可乘之機(jī)。我們把所有通過操作系統(tǒng)的文件系統(tǒng)進(jìn)行感染的病毒都稱作文件病毒，所以這是一類數(shù)目非常巨大的病毒，主要通過感染計(jì)算機(jī)中的可執(zhí)行文件（.exe）和命令文件（.com），還有一些病毒可以感染高級(jí)語言程序的源代碼，開發(fā)庫和編譯過程所生成的中間文件，一旦計(jì)算機(jī)運(yùn)行該文件就會(huì)被感染，從而達(dá)到傳播的目的。第三，保存電子文件的物理環(huán)境及存儲(chǔ)介質(zhì)引起的安全隱患。當(dāng)電子文件在不適宜的濕度、溫度環(huán)境下，其載體也會(huì)隨之受到一定影響，標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)在16℃到20℃之間，濕度則為（40±5）%，而電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場或技術(shù)升級(jí)等問題極容易丟失或破壞。

（四）存儲(chǔ)容量大

近年隨著地理信息和“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的興起，筆者所屬的測(cè)繪行業(yè)更是受到了極大的沖擊，體現(xiàn)在檔案上，歸檔格式從傳統(tǒng)的doc、dwg為主的格式迅速拓展到了dem、dom、shape、mp4等多種格式。不僅對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的性能提出了很大要求，在數(shù)據(jù)日常使用和歸檔過程中更是耗時(shí)耗力，像浙江省灘涂資源調(diào)查僅DOM影像數(shù)據(jù)一種格式占用存儲(chǔ)空間1T多。

三、加強(qiáng)測(cè)繪生產(chǎn)電子文件歸檔管理的對(duì)策和措施

（一）通過制度建設(shè)促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都難免帶有隨意性，且不論從技術(shù)、人力和財(cái)力上，電子文件的長期保存都不是某個(gè)單獨(dú)部門就能實(shí)現(xiàn)的。因此，檔案部門需根據(jù)自身的實(shí)際情況加強(qiáng)制度規(guī)范建設(shè)，制定《檔案管理辦法》等指導(dǎo)性文件，將電子檔案的前期指導(dǎo)與控制納入各部門的工作職責(zé)，監(jiān)督協(xié)助歸檔部門按照統(tǒng)一電子文件格式歸檔。如：我院制定的《科學(xué)電子檔案管理辦法》對(duì)測(cè)繪生產(chǎn)資料的歸檔范圍、程序要求、保管借閱、檢查維護(hù)等各環(huán)節(jié)做了規(guī)定；針對(duì)項(xiàng)目成果，如測(cè)繪生產(chǎn)中利用率最高的dwg格式文件，規(guī)定了使用CAD、ARCGIS等軟硬件應(yīng)用平臺(tái)的說明、字庫、圖幅、格式，并對(duì)產(chǎn)生的電子文件數(shù)據(jù)類型、文件種類等都做了嚴(yán)格規(guī)定，輔之技術(shù)措施、責(zé)任制考核等來加強(qiáng)對(duì)電子文件的規(guī)范管理。

（二）做好電子文件形成前端的控制與過程管理

電子文件的管理應(yīng)遵循“前端控制”原則，在項(xiàng)目合同簽訂時(shí)就要明確版本及其支持軟件、數(shù)據(jù)格式；測(cè)繪生產(chǎn)中按照預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式生成和轉(zhuǎn)換；歸檔時(shí)歸檔部門和檔案管理部門都應(yīng)對(duì)電子文件的最后修改時(shí)間、文件種類與紙質(zhì)文件配套等要素進(jìn)行驗(yàn)證核對(duì)，并對(duì)驗(yàn)證結(jié)果進(jìn)行記錄和標(biāo)識(shí)；已完成歸檔的電子文件可設(shè)置為“只讀”模式，防止使用人員的修改保存；長期存儲(chǔ)載體，也可采取保密措施，保證使用人員只能讀取信息，而不能對(duì)其進(jìn)行任何修改，確保電子文件的真實(shí)性。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)，需從加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、軟件安全建設(shè)、物理環(huán)境建設(shè)和數(shù)據(jù)安全管理等方面著手。第一，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化信息技術(shù)儲(chǔ)備的專業(yè)人才，既要對(duì)本單位的檔案資料的形成有全面的了解，又要有處理電子設(shè)備的操作能力，還要對(duì)國家和本單位的保密規(guī)則熟練于心，確保在檔案接收和保管維護(hù)中保證其完整性和安全性；第二，加強(qiáng)軟件安全建設(shè)，配置安全性高的檔案歸檔管理軟件，有條件的單位可以引進(jìn)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，憑借數(shù)據(jù)庫自帶的流轉(zhuǎn)工具和殺毒軟件，做好文件的安全保護(hù)；第三，嚴(yán)格管控物理環(huán)境，首先要在存儲(chǔ)介質(zhì)上嚴(yán)格把關(guān)，生產(chǎn)單位常用的保存介質(zhì)通常為光盤、服務(wù)器、磁盤陣列等，應(yīng)保存于專用存儲(chǔ)空間，且定期進(jìn)行可讀性檢測(cè)和維護(hù)，必要時(shí)轉(zhuǎn)換相應(yīng)的電子文件格式，使其始終保持同新技術(shù)的兼容性，提高測(cè)繪生產(chǎn)電子文件的存活率；第四，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，及時(shí)做好備份。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)一式三套保存，一套本地離線存檔，一套異地保存，一套在線提供利用。服務(wù)器、磁盤陣列等大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)也應(yīng)及時(shí)備份，專人定時(shí)有效檢查數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的安全性和存儲(chǔ)安全控制日志。

（四）建立檔案數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)和長久保存系統(tǒng)

隨著數(shù)據(jù)的快速積累，存儲(chǔ)容量從TB級(jí)急速增長為PB級(jí)，甚至可能會(huì)達(dá)到EB級(jí)。為了存儲(chǔ)和使用的便捷性，檔案部門應(yīng)結(jié)合云存儲(chǔ)、磁盤陣列等技術(shù)，適時(shí)配備包括在線存儲(chǔ)、離線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)相結(jié)合的海量存儲(chǔ)系統(tǒng)，并根據(jù)不同類型數(shù)據(jù)對(duì)存儲(chǔ)的安全性、吞吐速率和存儲(chǔ)成本的不同需求，選擇不同的存儲(chǔ)策略。無論采用哪一種存儲(chǔ)策略，系統(tǒng)必須同時(shí)具備存儲(chǔ)安全、使用便捷、可拓展性高三個(gè)特點(diǎn)，市場中IBM、HP、浪潮、圣橋、華賽等企業(yè)都已研制出較為成熟的存儲(chǔ)產(chǎn)品。為達(dá)到電子文件安全長久保存的目標(biāo)，需要在過程中引入控制機(jī)制，全方位實(shí)施質(zhì)量控制、安全控制和環(huán)境控制，確保數(shù)據(jù)安全。

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