歸檔存記憶 留史鑒未來
——談構(gòu)建重大活動照片檔案管理新模式

葉亞芬

（湖州市吳興區(qū)檔案局）

照片檔案是經(jīng)濟社會發(fā)展中各種政治、經(jīng)濟、文化等重大活動檔案的重要組成部分，不僅是寶貴的歷史文化財富，而且在社會建設(shè)和發(fā)展中不斷發(fā)揮著重要的作用，日益受到社會的廣泛重視。2013年，吳興區(qū)檔案局以建區(qū)10周年為契機，重點對接區(qū)委辦、區(qū)府辦、區(qū)人大辦、區(qū)政協(xié)辦及區(qū)委宣傳部等相關(guān)職能部門，整合建區(qū)以來全區(qū)重大活動資源，建立重大活動照片專題數(shù)據(jù)庫。2014年，吳興區(qū)啟動綜合年鑒編纂工作，吳興區(qū)檔案局承辦“一年一鑒”至今，在征集全區(qū)重大活動照片素材的同時，持續(xù)更新重大活動照片專題數(shù)據(jù)庫資源，截至目前，共接收重大活動照片1.265萬張，16.2GB。重大活動照片檔案在豐富區(qū)檔案館館藏資源的同時，不僅為檔案局（館）舉辦專題展陳、宣傳教育、編史修志、藝術(shù)欣賞等提供了重要參考，而且為其他單位舉辦領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、重大會議、重要活動等提供經(jīng)驗借鑒。本文重點以數(shù)碼照片為載體，梳理在重大活動照片檔案管理中存在的問題，從而創(chuàng)新思維，探索構(gòu)建重大活動照片檔案管理新模式。

一、重大活動照片檔案管理中存在的主要問題

吳興區(qū)檔案局根據(jù)《浙江省重大活動檔案管理辦法》對重大活動的定義，梳理重大活動照片檔案的歸檔范圍，主要包括以下幾方面：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本區(qū)的公務(wù)活動；外國元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或是國際組織負責(zé)人、著名外國友人在本區(qū)參觀訪問；區(qū)委書記、區(qū)長的重要公務(wù)活動；在全區(qū)具有重大影響的政治、經(jīng)濟、社會、文化活動或者公益性活動；在全區(qū)產(chǎn)生重大影響的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會安全事件的處置活動；在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道以上行政區(qū)域具有重大影響的集會、會展等活動；其他在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道以上行政區(qū)域具有重大影響的活動（事件）。筆者在日常工作中發(fā)現(xiàn)，大多重大活動照片資源散存在各單位相機、相關(guān)人員的電腦里或是存儲在光盤、移動硬盤等不同介質(zhì)的設(shè)備里，對照片科學(xué)管理重視還不夠，建檔概念模糊，沒有系統(tǒng)性歸檔、集中統(tǒng)一保管?？偨Y(jié)重大活動照片管理過程的存在的問題，主要表現(xiàn)在：

（一）歸檔照片未能實現(xiàn)收集齊全與全方位記錄

主要原因有三：其一是活動攝影者對重大活動照片拍攝技巧掌握問題，致使第一手照片資料匱乏，未能全方位表現(xiàn)重大活動的主要內(nèi)容；其二是重大活動照片資料的形成主體相對集中（主要由相關(guān)媒體、主辦單位及承辦單位構(gòu)成），活動結(jié)束后拍攝媒體、攝影人及其他相關(guān)人員對照片管理各自為營，未能集中統(tǒng)一管理；其三是檔案員在對重大活動照片歸檔時業(yè)務(wù)技能掌握不夠嫻熟，對重大活動流程、主要內(nèi)容了解不全面，篩選不夠精準，歸檔照片未能翔實反映重大活動全過程。

（二）歸檔照片未能實現(xiàn)高效檢索與有效利用

重大活動照片是通過真實形象、現(xiàn)場紀實的方式過程性記錄重大活動的一種特殊載體檔案，是領(lǐng)導(dǎo)決策、宣傳推介、編史修志等的重要參考及重要史料，因此重大活動照片受社會各界的關(guān)注度越來越高。筆者在工作發(fā)現(xiàn)，面對與日俱增的重大活動照片，大多數(shù)單位雖有意識有保存，但沒能形成一套較好地與當下利用相適應(yīng)的科學(xué)管理模式，往往是因為檢索和利用率低，不能有效發(fā)揮數(shù)字檔案檢索便捷、查閱便利的優(yōu)越性。

（三）歸檔照片未能實現(xiàn)多套制備份與安全保管

重大活動照片一般是以數(shù)碼照片的形式呈現(xiàn)，保管照片檔案對保管場地、存儲介質(zhì)等有一定要求。然而大多數(shù)單位僅將照片檔案存放在電腦或移動硬盤，受人員流動、照片檔案存儲場所、介質(zhì)、管理機制等因素影響，沒有及時采取多套制備份，也沒有及時移交至檔案館，不利于照片檔案的長久保存和后期開發(fā)利用。

二、構(gòu)建重大活動照片檔案管理新模式的幾點建議

（一）建構(gòu)重大活動照片管理“新”陣營，有效落實照片資源收集工作

建構(gòu)與時俱進的重大活動照片管理新模式，首先加強收集，“巧婦難為無米之炊”，收集是重大活動照片檔案歸檔的第一步也是最為重要的一步。攝影者是照片產(chǎn)出的“第一手人”，第一時間收集照片要“日日清、事事清”，及時將重大活動照片資料交由活動組織、承辦單位。其次提升技能?！澳サ恫徽`砍柴工”，重大活動組織、承辦單位、新聞媒體等相關(guān)單位要定期對攝影人員進行攝影方面的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，著重加強動態(tài)畫面捕捉技巧，從源頭上確保照片的質(zhì)量，確保有檔可存、有檔可用。同時活動組織、承辦單位要加大對檔案員業(yè)務(wù)技能的提升，把握篩選照片的基本要求，即主題鮮明、事實清楚、影像清晰、曝光正常、色彩真實。

（二）完善重大活動照片歸檔“新”方法，有效落實照片資源整理歸檔

以《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）為標準依據(jù)，一是引用“卷”的概念，即一活動為一“卷”（一卷為一文件夾），若一個重大活動根據(jù)不同會場、日期等下設(shè)二級“卷”，同一“卷”照片形成一個集合，存放在同一文件夾內(nèi)，以起到有效集中整合照片的目的。二是增設(shè)關(guān)鍵字段。吳興區(qū)檔案局結(jié)合日常工作實際，探索與時俱進的著錄方法，目錄字段中除年度、照片組號、張?zhí)?、參見號、攝影者等基礎(chǔ)字段外，增加了活動類型、活動地點、重要人物、媒體錄用情況等字段，便于分類篩選，簡化檢索。三是照片文字說明充分體現(xiàn)重大活動的主要內(nèi)容情況，除包含時間、地點、人物、背景、事由、攝影者六要素外，其中重要人物說明要包括姓名、單位職務(wù)、座（站）次位置等。同時特別指出的是同一場景歸檔照片只對應(yīng)一個文字說明。

（三）構(gòu)建重大活動照片保管“新”舉措，有效落實照片資源安全保管

重大活動組織、承辦單位集合本次活動照片規(guī)范歸檔后，以“安全第一，預(yù)防為主”為原則，應(yīng)及時做好異質(zhì)多套備份，如光盤、硬盤（一式三套），存放于專用檔案柜中。鑒于大多單位重大活動照片檔案保管條件有限，照片安全管理存在一定風(fēng)險。為避免出現(xiàn)重大活動照片檔案損壞、遺失等現(xiàn)象發(fā)生，建議重大活動組織、承辦單位做到三及時：一是及時歸檔安全管理重大活動照片檔案，同時及時上傳重大活動照片檔案至數(shù)字檔案室，實現(xiàn)照片檔案數(shù)據(jù)共享。二是及時做重好大活動照片檔案登記與備份工作。重大活動照片檔案歸檔后，以一個活動一份數(shù)據(jù)包，集合數(shù)碼照片、目錄、說明等做好重大活動照片的登記備份，確保安全落地。三是根據(jù)《重大活動照片檔案管理規(guī)范》相關(guān)要求，重大活動檔案及照片檔案在活動結(jié)束后6個月內(nèi)交綜合檔案館歸檔。綜合檔案館根據(jù)各單位移交上來的重大活動檔案設(shè)立專題檔案，做好進館前照片檔案的質(zhì)檢，同時按備份要求，做好照片檔案的備份。

（四）發(fā)揮重大活動照片利用“新”格局，有效落實照片資源資政育人

科學(xué)管理重大活動照片檔案是為了更有效地為照片檔案的開發(fā)利用服務(wù)。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，重大活動照片檔案信息資源越來越豐富，為更有效體現(xiàn)照片檔案其本身的價值，應(yīng)以科學(xué)管理重大活動照片檔案為手段，以實現(xiàn)照片檔案的有效開發(fā)利用。在日常工作中，經(jīng)常會遇到為了找一張需要的原圖照片而大費周折，有時甚至?xí)絼跓o獲。鑒于此，吳興區(qū)檔案局于2013年建立健全重大活動照片專題數(shù)據(jù)庫，近年來，吳興區(qū)檔案局每年為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、區(qū)級部門和社會各界提供重大活動照片資料查詢、編研、宣傳、展陳等200余人次，利用照片2100余張。吳興區(qū)檔案局同時根據(jù)實際查檔的需要，分類匯總領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、公益活動、招商引資活動、重大事件等，不僅為綜合年鑒圖的編纂儲備了豐富的資源，更為主流媒體、新興媒體對外宣傳推介及各類展陳等提供了數(shù)據(jù)支撐。

［1］ 嵇秋紅.探索重大活動照片檔案的科學(xué)管理［J］.檔案與建設(shè)，2010（1）.

［2］ 錢章民.重大活動數(shù)碼照片歸檔［J］.中國檔案，2015（10）.