檔案庫房智能化應(yīng)用實(shí)踐的思考

陳 茜

（溫州濱海新城投資集團(tuán)有限公司）

如今，信息產(chǎn)業(yè)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)在不斷快速發(fā)展和進(jìn)步的過程中，已經(jīng)成為人類社會(huì)發(fā)展和變更的重要力量。隨著有形實(shí)體向數(shù)字化擴(kuò)展，工作環(huán)境由現(xiàn)實(shí)空間向虛擬空間擴(kuò)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理也開始向多元化發(fā)展。庫房智能化管理已經(jīng)開始向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化和高度集成化方向發(fā)展。檔案庫房作為保存檔案的基地，庫房的安全是檔案實(shí)體與檔案信息安全的必要前提。作為檔案保管最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房的安全直接影響到檔案實(shí)體與檔案信息的安全。這就要求檔案庫房的發(fā)展要充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展的辦法，不斷加強(qiáng)檔案的收集管理、維護(hù)保管等工作。

一、檔案庫房智能化對(duì)檔案安全的影響

（一）管理現(xiàn)狀

檔案庫房管理不僅是對(duì)檔案空間的維護(hù)和管理，而且還要對(duì)庫房進(jìn)行全面的保管工作。檔案庫房的管理是檔案實(shí)體保管工作的一種重要體現(xiàn)形式。主要內(nèi)容包含“維護(hù)秩序”和“保護(hù)實(shí)體”兩個(gè)方面。這兩個(gè)方面就是指對(duì)已經(jīng)整理好的檔案資料進(jìn)行入庫、上架并對(duì)檔案進(jìn)行日常維護(hù)和保護(hù)的工作。

檔案庫里收藏了很多珍貴的歷史文獻(xiàn)。作為保護(hù)和儲(chǔ)藏檔案的主要物理環(huán)境，檔案庫的質(zhì)量直接影響著檔案文件的保管質(zhì)量。智能化的檔案庫房通過采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段對(duì)庫房進(jìn)行控制，保證庫房既能保管好檔案又能為使用提供便捷，庫房的智能化管理，優(yōu)化物理環(huán)境，對(duì)庫房的各種環(huán)境和管理要素進(jìn)行高效、安全的控制。因此，加強(qiáng)庫房的智能化建設(shè)，有利于檔案資源的保護(hù)和開發(fā)利用。

（二）傳統(tǒng)庫房中存在問題

傳統(tǒng)庫房的管理工作基本靠人工來完成，面對(duì)大量的檔案資料，人力的工作模式會(huì)產(chǎn)生工作量大、館藏情況不透明、效率低、實(shí)體安全控制手段等一系列問題。庫房的管理人員每天都要對(duì)庫房進(jìn)行巡查，通過人工記錄庫房的一切狀況。檔案的存放、出入庫等問題，基本靠庫房管理人員的記憶或手工記錄。這會(huì)給檔案的利用和搜集造成很大的困難，使工作效率低下。

為了跟進(jìn)新時(shí)期信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)，檔案管理工作要滿足新時(shí)期的要求，要適時(shí)更新檔案庫房的管理模式。檔案庫房的安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)應(yīng)按照“十防”（防火、防盜、防鼠、防塵、防潮、防光、防霉、防高溫、防有害氣體）的要求來構(gòu)造。檔案庫房的管理模式，在新時(shí)期下要不斷發(fā)展，從被動(dòng)人工管理向科學(xué)化、智能化、人性化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。運(yùn)用智能的科學(xué)設(shè)備，通過在檔案庫房中設(shè)置計(jì)算機(jī)與空調(diào)、溫度記錄儀、除濕機(jī)或傳感器的聯(lián)機(jī)使用，對(duì)檔案庫房的溫度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。同時(shí)加上計(jì)算機(jī)與煙感探頭、煙霧報(bào)警器還有攝像機(jī)的聯(lián)機(jī)使用，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房安全的監(jiān)控。通過對(duì)庫房的智能化管理，加強(qiáng)庫房安全的檢測、報(bào)警和攝像記錄等活動(dòng)，增強(qiáng)庫房的安全性。

任何一門檔案都是其活動(dòng)的客觀記錄，同時(shí)檔案還是一種不可再生資源，具有原始性和唯一性的特點(diǎn)。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案資源的開發(fā)力度也越來越大。這就要求對(duì)檔案的保護(hù)要及時(shí)、有效，并最大限度地延長檔案的壽命。這些問題是檔案發(fā)展的過程中急需解決的問題。

二、檔案庫房智能化的主要功能

傳統(tǒng)的庫房管理主要靠人工進(jìn)行檔案的整理、分類上架，檔案整理的工作量大，效率低，現(xiàn)代庫房管理靠管理人員的力量很難有效地完成任務(wù)。智能化的庫房管理系統(tǒng)要解決這些問題，要采用模塊化的設(shè)計(jì)，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，通過對(duì)信息采集整理，加強(qiáng)對(duì)檔案的實(shí)體管理、加強(qiáng)溫度的自動(dòng)調(diào)控、自動(dòng)防火報(bào)警、消毒殺菌等，增強(qiáng)自動(dòng)化的管理方式，建設(shè)智能化、人性化的安全保護(hù)管理系統(tǒng)。

（一）出入自動(dòng)記錄管理功能

檔案庫房出入自動(dòng)記錄管理功能主要分為檔案管理人員出入記錄和檔案實(shí)體出入管理記錄兩個(gè)方面。

檔案管理人員出入記錄，即檔案管理人員通過特殊授權(quán)的接觸式磁卡在出入檔案庫房時(shí)產(chǎn)生的記錄。該功能自動(dòng)采集出入庫房人員的身份、時(shí)間，形成檔案庫房的人員出入情況記錄及對(duì)庫房異常情況告警等。

檔案實(shí)體出入管理記錄，通過采用條形碼及物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)，結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)，在實(shí)物檔案和卷（盒）上貼上唯一的二維條形碼標(biāo)簽。將其作為檔案的身份證，在檔案借閱、歸還、上下架時(shí)通過掃描標(biāo)簽信息自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案的出入記錄。

（二）自動(dòng)報(bào)警控制管理功能

安防報(bào)警作為檔案保護(hù)體系的重要組成部分，通過自動(dòng)防盜報(bào)警能夠防止檔案庫房被非法入侵。工作人員在日常的維護(hù)中，要結(jié)合安全隱患，及時(shí)填補(bǔ)漏洞，防止黑客入侵，防止資料的丟失。在庫房的關(guān)鍵位置，安裝紅外探測器，對(duì)一切在設(shè)防時(shí)段內(nèi)的非法入侵行為進(jìn)行監(jiān)控。并把入侵行為上報(bào)到中央控制臺(tái)，可通過電子地圖上的顯示，快速有效地解決入侵行為，為檔案的安全提供進(jìn)一步的保護(hù)。

（三）自動(dòng)溫濕度調(diào)節(jié)管理功能

庫房的物理環(huán)境對(duì)檔案的保存有著至關(guān)重要的影響。與傳統(tǒng)的人工管理模式相比較，面對(duì)繁復(fù)且大量的工作時(shí)，能夠進(jìn)一步做到科學(xué)、精確管理。而如何做到科學(xué)精確管理正是城建檔案館現(xiàn)代化發(fā)展中必須要解決的大難題。溫濕度主要控制微機(jī)收集各個(gè)庫房的溫濕度數(shù)據(jù)，同時(shí)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以生成庫房的日程表、曲線表、月報(bào)表等。利用溫濕度智能化系統(tǒng)，有利于更優(yōu)質(zhì)地進(jìn)行城建檔案保管工作。通過對(duì)數(shù)據(jù)的綜合分析，能夠下達(dá)各種指令到各控制器。

（四）自動(dòng)防火報(bào)警控制管理系統(tǒng)

在庫房內(nèi)必要區(qū)域安裝煙感探測器和溫度探測器，并在出口位置安裝聲光報(bào)警器等。在險(xiǎn)情發(fā)生時(shí)，能及時(shí)控制現(xiàn)場，并傳達(dá)信息。

（五）自動(dòng)消毒滅菌控制管理功能

由于檔案易受霉菌的影響，所以檔案管理要注意檔案卷宗表面附帶的霉菌和具有傳染性的病毒以及庫房空氣中存在的有毒氣體。自動(dòng)消毒滅菌設(shè)備能夠有效消滅霉菌，并降低活氧的濃度。低活氧濃度有利于凈化空氣。通過配置消毒設(shè)備模塊，由主控臺(tái)進(jìn)行遠(yuǎn)程控制，對(duì)庫房進(jìn)行監(jiān)控和凈化消毒。再配合通風(fēng)換氣、漏水檢測等模塊，智能化地對(duì)檔案庫房進(jìn)行管理，提高檔案管理的安全性。

三、檔案庫房智能化在實(shí)踐中應(yīng)注意的問題

（一）智能化庫房的基礎(chǔ)建設(shè)

在建立檔案庫智能化的過程中，最先進(jìn)的技術(shù)并不一定是最適合、最實(shí)用的，要把重點(diǎn)放在滿足用戶的需求上，而不是放在最先進(jìn)的技術(shù)上。所以，檔案庫房智能化管理系統(tǒng)開發(fā)的原則要以經(jīng)濟(jì)實(shí)用為基礎(chǔ)。

建立一套安全實(shí)用的管理系統(tǒng)，要從全局出發(fā)，靈活定制庫房、密集架信息、區(qū)域等。制定庫房安全應(yīng)急預(yù)案，在面臨檔案庫可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害等狀況，保證應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)急處理工作能有效快速地進(jìn)行，最大限度地減少災(zāi)害對(duì)庫房安全的影響。

（二）智能化庫房的管理制度建設(shè)

在硬件上加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)和安全設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況在軟件上建立健全檔案庫房安全制度，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，通過把制度落到實(shí)處并能執(zhí)行到位，有效地保護(hù)檔案安全。

（三）人工與技術(shù)相結(jié)合

庫房智能化與人工恰當(dāng)結(jié)合，具體漏洞，有具體的措施應(yīng)對(duì)。加強(qiáng)對(duì)庫房管理人員的智能化系統(tǒng)操作技能的培訓(xùn)，防止因人為造成庫房管理的異常。建立檔案庫房安全制度，加強(qiáng)防治結(jié)合，在重點(diǎn)部分安置恰當(dāng)?shù)闹悄芑K。檔案庫房智能化的管理模塊是隨著不同的物理環(huán)境而變化的，是具有常規(guī)性和一定的動(dòng)態(tài)性的。要想從根本上解決問題，保障庫房的安全，就需要滿足動(dòng)態(tài)性和常規(guī)性的要求，所以在智能化檔案庫房的設(shè)計(jì)應(yīng)用中，要積極適應(yīng)用戶需求的變化，使庫房管理系統(tǒng)具有可持續(xù)性和靈動(dòng)性。

四、結(jié)語

智能化的檔案管理方式具有很多優(yōu)點(diǎn)，與傳統(tǒng)人工檔案管理方式相比，更有利于優(yōu)質(zhì)的、安全的管理檔案。讓檔案能夠更好地服務(wù)群眾，才是每一個(gè)檔案工作者的目標(biāo)。檔案是國家的一份寶貴資料，而檔案安全則是檔案工作的生命線。每一個(gè)檔案工作者都要積極投身于檔案實(shí)體安全和檔案信息安全的保護(hù)工作中。檔案庫房作為檔案保護(hù)的主要研究內(nèi)容，智能化成為了庫房發(fā)展的必然方向。由于在我國智能化庫房管理還是新興的內(nèi)容，在發(fā)展的過程中，存在著許多問題和不足，難以保證智能化檔案庫房建設(shè)的質(zhì)量。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，經(jīng)過檔案工作者的努力，檔案庫房智能化的管理工作勢(shì)必會(huì)向更深更廣的方向發(fā)展，以確保檔案的安全。我國的檔案管理事業(yè)一定會(huì)再創(chuàng)新高。

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