城建檔案“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”控制的實踐思考

穆 琳

（杭州市城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)發(fā)展中心）

在當(dāng)今城市化進(jìn)程飛速發(fā)展時期，城市建設(shè)變化越來越吸引人們的注意力和媒體的關(guān)注度。城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)對城市品質(zhì)、城市形象、城市功能等至關(guān)重要，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)除滿足人們生活工作之外，更重要的是如何發(fā)揮它的功能作用，要發(fā)揮它的作用就要有城市維護(hù)。城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案可以構(gòu)筑留存整個城市的記憶痕跡，為城市維護(hù)和發(fā)展提供服務(wù)。

一、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的現(xiàn)狀

建設(shè)項目檔案的收集，就是豐富庫藏檔案資料，滿足檔案利用者的資料尋求。收集不僅能實現(xiàn)檔案的利用實效，而且保障項目檔案形成統(tǒng)一、系統(tǒng)化的整體，還能為檔案工作應(yīng)對大事、難事、要事發(fā)揮作用。以杭州市建設(shè)委員會為例，2015年市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)大力推進(jìn)，城市功能顯著提升?！笆濉逼陂g，軌道交通建成并投入使用82千米；“四縱五橫”快速路網(wǎng)建成57.2千米，其中快速路建成17千米，新建改造城市主次干道25千米，打通斷頭路9條，建成人行過街設(shè)施18處，極大緩解了城市中心區(qū)域交通壓力。截至2015年底，市區(qū)各家建設(shè)單位陸續(xù)移交至城建檔案館共有78萬卷檔案，具體包括城市基礎(chǔ)資料類、規(guī)劃類、建筑類、市政水利類、公用設(shè)施類、交通運輸類等18大類、110個屬類、390個小類城建檔案。隨著市區(qū)三改一拆、交通治堵、五水共治、保障房等各種建設(shè)鋪天蓋地而來，需要產(chǎn)生各種資料的收集、存檔或建檔，不斷地收集涉及建設(shè)項目的方方面面的資料，按程序和規(guī)范整理，嚴(yán)格歸檔，取舍收集有價值的檔案資料，為今后充分利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、抓好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案質(zhì)量控制的關(guān)鍵舉措

城建項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件是確保城建檔案質(zhì)量的三大關(guān)鍵環(huán)節(jié)。城建項目檔案質(zhì)量控制除了確保文件完整性外，還應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。準(zhǔn)確性是在保證資料原始面貌的同時，不得偽造、涂改資料，保持資料的真實性；系統(tǒng)性是在檔案員的協(xié)助下，從資料收集開始，按照分門別類、立卷、登目，統(tǒng)計好卷目，按照開工前、施工中、竣工后的排序時間整理。規(guī)范性是要求使用統(tǒng)一的格式文件，不得隨心所欲地使用不符合要求的規(guī)格。

（一）項目前期資料是檔案質(zhì)量控制的第一環(huán)節(jié)

前期項目文件有立項、審批、征地、拆遷、用地、規(guī)劃、施工許可、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設(shè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，如投資計劃經(jīng)營、總師辦、工程處，又有外部參加項目建設(shè)的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位，還有政府主管部門的規(guī)劃局、建設(shè)局、環(huán)保局等。而追溯源頭，梳理流程，明確責(zé)任，超前控制，則是保證建設(shè)項目檔案質(zhì)量之根本。

市政工程檔案是城建檔案中的重要組成部分，他與房建工程相比，不同之處在于市政工程的建設(shè)單位往往都不是產(chǎn)權(quán)單位，如建委直屬單位有專門的前期辦公室，負(fù)責(zé)辦理市政工程前期資料。市政工程一般都是有政府投資，代建單位作為建設(shè)單位履行基本建設(shè)程序，建成后再移交給使用單位投入運行和管理。還有一種特殊情況是，市政項目的建設(shè)單位是臨時設(shè)置機(jī)構(gòu)，經(jīng)常以某某區(qū)建設(shè)指揮部為名稱出現(xiàn)，促使著檔案收集工作帶來難度和困難。基于市政工程一般都是民心工程、政府工程，所以施工建設(shè)過程往往是突出一個時間緊、任務(wù)重、責(zé)任大的特點?？偸窃谖崔k完前期施工許可證的情況下，就已經(jīng)施工，即先開工后辦證，造成收集資料形成延后的現(xiàn)狀。特別是建設(shè)單位和代建單位的職責(zé)是分工合作的雙方主體，一方面由建設(shè)單位負(fù)責(zé)立項、用地、征地、拆遷、工程規(guī)劃許可證等前期手續(xù)的辦理；另外在前期手續(xù)辦理完畢后，將施工地塊交由代建單位后，也就是說初步設(shè)計階段作為兩家單位職責(zé)的分水嶺，之后由代建單位負(fù)責(zé)辦理施工圖審查、招投標(biāo)、施工許可證等等。

在這種代建項目中，檔案人員很難從一個單位就把資料收集齊全，必須明確資料辦理主體，責(zé)任落實，加強(qiáng)協(xié)同管理，確保外部參建單位資料交付控制管理。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內(nèi)部處室的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位和政府職能部門），有關(guān)建設(shè)項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協(xié)同管理、納入合同來制約，以確保技術(shù)資料的交付質(zhì)量。同時，明確相關(guān)職能部門負(fù)有對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控責(zé)任，檔案管理部門參與監(jiān)控、協(xié)同管理。通過電話催繳，及時掌握情況，有時還須親自登門收集資料。需要檔案管理人員有積極主動的態(tài)度和敬業(yè)精神，不能落下一份資料。特別是前期資料，有時還存在補(bǔ)辦不齊資料，還要做好登記，避免忘記漏掉。特別是工程施工早，但施工許可證遲遲未辦出的情況，要有長期作戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備。

（二）施工過程資料是建設(shè)檔案質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)

大部分的市政施工項目分屬兩大方面內(nèi)容：一類是市政工程主體項目中如道路工程，它的涉及面非常廣，簡單的建路工程又分為道路工程、地下排水工程、有時還會有橋梁工程（如高架橋、立交橋及人行天橋等工程）。另一類是道路建好后地上的配套設(shè)施施工資料，分成景觀綠化工程、交通設(shè)施標(biāo)志標(biāo)線工程、智能交通工程、涂裝工程、護(hù)欄工程等，或是項目涉及零星工程，如10KV電纜溝遷改、綠化遷移、臨時路燈等，一項工程中包含的配套設(shè)施層出不窮。

綜合檔案室實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式，在工程項目竣工驗收之前，根據(jù)計劃經(jīng)營處移交來的招投標(biāo)項目資料，可以從“發(fā)包方案”中看出所涉項目并進(jìn)行備案。也就是說，項目建設(shè)過程中招多少個項目、項目建成的有多少配套設(shè)施，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領(lǐng)導(dǎo)主持的工程例會（包括竣工驗收會），一方面能及時掌握施工進(jìn)展的動態(tài)信息，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度、節(jié)點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質(zhì)量關(guān)；另一方面，也將施工過程管理中的有關(guān)問題提請各職能部門協(xié)同解決。

對實施市政主體與配套設(shè)施建設(shè)的一體化管理模式，為實施過程監(jiān)控創(chuàng)造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得到很好的改觀。

施工竣工檔案移交檔案室后，其中對竣工文件審閱核查是一道重要工序。俗話說“書到用時方恨少”“未雨綢繆”，在嚴(yán)格控制檔案內(nèi)在質(zhì)量的同時，首先檔案管理部門設(shè)立專門小組負(fù)責(zé)對竣工文件的編制單位進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，對編制質(zhì)量進(jìn)行過程檢查，對歸檔文件進(jìn)行審核簽證。其中，對竣工文件編制質(zhì)量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓(xùn)指導(dǎo)工作的拾遺補(bǔ)闕，也是為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)、消除隱患。

例如檔案管理部門可以設(shè)立專門小組對竣工文件編制質(zhì)量檢查，不僅形式多種多樣，而且由檔案室的人員兼職到施工單位進(jìn)行實地檢查和答疑，或者對某一對口施工單位項目部的竣工文件進(jìn)行答疑。中心抽調(diào)相關(guān)處室，成立檔案檢查小組，會同工程部一起進(jìn)行定期的協(xié)同檢查，作為工程質(zhì)量大檢查的內(nèi)容之一，納入考核內(nèi)容。通過過程檢查，將這些竣工文件編制中的隱患消除在萌芽狀態(tài)，降低了整改頻率，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設(shè)項目檔案內(nèi)在質(zhì)量這一關(guān)。

（三）竣工驗收資料是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的必要環(huán)節(jié)

在辦理完成竣工資料后，整個項目還不能馬上畫上句號，因為還有竣工驗收資料的收集和整理。檔案管理部門要自始至終介入在工程進(jìn)展中，檔案部門也可以組織檔案員參與最后的竣工驗收會議，從會議中獲取建設(shè)小結(jié)、施工監(jiān)理總結(jié)及有五方主體單位簽字蓋章的竣工驗收證書。施工單位在辦理完所有單位工程的竣工驗收證書，施工、監(jiān)理、設(shè)計、勘察單位工程質(zhì)量合格證明后，在建設(shè)項目文件上蓋章，方能進(jìn)行財務(wù)決算。也就是說，檔案管理部門具有影響建設(shè)項目財務(wù)結(jié)算的一票否決權(quán)，這一票否決權(quán)也是公司賦予檔案管理部門的權(quán)利，同時也給予了檔案管理部門更重要的責(zé)任。

在財務(wù)結(jié)算之前，市政工程項目驗收后必須移交給使用單位，這時就產(chǎn)生了市政設(shè)施交接表、一年以后的質(zhì)量回訪表、保修書及建設(shè)單位付款證明，檔案人員在簽署工程結(jié)算審批表時，須慎重地審視檔案是否齊全完整準(zhǔn)確。為避免工程項目資料存在疏漏，而檔案人員沒有發(fā)現(xiàn)的問題，公司也將設(shè)立施工單位聯(lián)系人網(wǎng)絡(luò)名單，將施工、監(jiān)理及其附屬工程單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的電話留下，可以找到其本人的聯(lián)系方式及姓名，為預(yù)防日后有緊急情況。因此，這也是檔案自檢工作中必需的環(huán)節(jié)。另外，可以通過利用環(huán)節(jié)查找問題，利用時通過利用者的反映及工作實踐中碰到的問題，可以把問題舉一反三，全面整改，建設(shè)單位各職能部門和各參建單位共同把好了建設(shè)項目檔案質(zhì)量后期控制的一關(guān)。

［1］ 宋維佳，王立國，王紅巖.可行性研究與項目評估［M］.大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2010.

［2］ 邱國琳，王志新.工程項目質(zhì)量管理［M］.北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2005.

［3］ 謝秋芝.淺議項目成本的管理與控制［J］.科技信息，2009（31）.