《建設工程文件歸檔規(guī)范》實踐思考

鄭志斌

（衢州市城市建設檔案館）

為了加強城市建設檔案管理，提高案卷質(zhì)量，自2015年5月1日起實施《建設工程文件歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。該《規(guī)范》對工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求、工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交等做了明確的規(guī)定。

一、《建設工程文件歸檔規(guī)范》基本內(nèi)容

首先，《規(guī)范》內(nèi)容分為總則、術語、基本規(guī)定、工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求、工程文件的立卷、工程文件的歸檔、工程檔案的驗收與移交等七個方面兩個說明，結構嚴謹，內(nèi)容完整。其次，在建設工程文件歸檔范圍中，從工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五個方面加以明確，對工程立項到竣工交付使用的全過程都做了詳盡的規(guī)定。最后，將保管單位分成建設、施工、設計、監(jiān)理、城建檔案館五個主體，對每一份文件都在“永久、長期、短期”中加以定格，十分科學、完整。

二、本次新規(guī)范修訂的主要內(nèi)容

一是增加了對歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法。這是首次從國家層面明確了建設工程歸檔紙質(zhì)檔案時應同時移交一套電子檔案。這對今后推廣電子簽章認證，推進電子檔案歸集管理工作，加強城建檔案信息化建設提供有力依據(jù)。

二是對工程文件的歸檔范圍進行了規(guī)定。新國標把所有建設工程按照建筑工程、道路工程、橋梁工程、地下管線工程四個類別進行劃分，每一類別都詳細列明歸檔的范圍和內(nèi)容，這也是在國家標準層面明確地下管線的歸檔范圍和內(nèi)容，對我館開展地下管線歸集管理工作提供了清晰的工作思路。

三是對各類歸檔文件賦予了編號體系。

四是對各類工程文件提出了不同單位“必須歸檔”和“選擇性歸檔”的區(qū)分。

五是增加了關于立卷流程和編制案卷目錄的要求。從國家層面明確了立卷和編制目錄的具體做法和要求，加強規(guī)范城建檔案業(yè)務工作。

三、新規(guī)范與舊規(guī)范的對比及解讀

新版規(guī)范與舊版規(guī)范相比，首先在規(guī)范名稱上由《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）變更為《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）；其次在內(nèi)容方面增加了對歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法，對工程文件歸檔范圍進行了細分，對各類歸檔文件賦予了編號體系，對各類歸檔文件提出了“必須歸檔”和“選擇性歸檔”的區(qū)分，增加了關于立卷流程和編制案卷目錄的要求。

與舊規(guī)范相比，新規(guī)范中增加的內(nèi)容有：

（1）在規(guī)范中明確了不同的文件具有不同的保存價值，具有不同保存價值的文件，其保管期限不同。

2.0.17 永久保管 permanent preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案無期限地、盡可能長遠地保存下去。

2.0.18 長期保管 long-term preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。

2.0.19 短期保管 short-term preservation

工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存10年以下。

（2）3.0.2 工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。

工程檔案文件與工程建設同步形成，有利于工程檔案的真實性和完整性。

（3）3.0.3 每個建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機構。

該基本規(guī)定的存在，有利于文件的保存，若文件受到損傷或遭遇丟失，電子檔案便是查找文件的另一個方法。

（4）3.0.4 建設單位應按下列流程開展工程文件的整理、歸檔、驗收、移交等工作：5. 收集和整理竣工驗收文件，并進行立卷歸檔。

工程文件在竣工驗收后，直接進行立卷歸檔，可防止文件的丟失、缺少，保證文件的完整性和齊全性。

（5）3.0.8 工程資料管理人員應經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓。

對工程資料管理人員提出要求，需具有專業(yè)資格。

（6）4.1.3 聲像資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求應符合現(xiàn)行行業(yè)標準《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》CJJ/T 158的要求。

4.1.4 不屬于歸檔范圍、沒有保存價值的工程文件，文件形成單位可自行組織銷毀。

增加上述兩條歸檔文件范圍內(nèi)容，對有利用價值的文件進行有效的保管。

四、工作實踐中的一些思考

（1）2.0.15 歸檔 putting into record。

文件形成部門或形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案館管理機構移交的過程。與國標2001年版本比較，移交單位由城建檔案管理機構修改為本單位檔案室或向城建檔案管理機構，相對于檔案館而言，資料收集更加困難。

（2）4.2.7 工程文件的紙張應采用能長期保存的韌力大，耐久性強的紙張。

與國標2001年版本比較，刪除圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

想比較2001年版本規(guī)定更加詳細，建議保留圖紙一般采用曬藍圖，竣工圖應是新藍圖，后面內(nèi)容可以刪除，因為現(xiàn)場實際收集資料過程中有部分也是計算機出圖的復印件加蓋竣工章。

（3）5.1.6 案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm。

與國標2001年版本比較，分類進行規(guī)定，更具操作性，更加合理。

（4）5.3.4 案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：案卷封面的內(nèi)容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序。

與國標2001年版本比較，刪除了檔案館代號，將共幾卷、第幾卷的說法修改為本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序，表述更加準確。

（5）7.0.1 列入城建檔案管理機構檔案接收范圍的工程，竣工驗收前，城建檔案管理機構應對工程檔案進行預驗收。

與國標2001年版本比較，刪除建設單位未取得城建檔案管理機構出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。建議按國標2001年版本，有強制性條文的規(guī)定，可以提高施工和建設單位認識檔案資料收集的重要性，便于檔案的收集工作。