“違建”檔案管理實(shí)踐

王志梅

（紹興市綜合行政執(zhí)法局）

紹興市堅(jiān)持“屬地管理、市縣聯(lián)動(dòng)、多管齊下、依法整治、分類推進(jìn)、拆建同步”原則，通過(guò)開展“無(wú)違建”創(chuàng)建、“典型違建”拆違、“一戶多宅”清理、攻堅(jiān)克難整治、“四邊三化”整治、宗教場(chǎng)所違建整治等專項(xiàng)整治和行動(dòng)，拆違成效顯著。2013年以來(lái)，全市累計(jì)完成拆違面積5248.17萬(wàn)平方米。諸暨市已通過(guò)了省“基本無(wú)違建縣（市、區(qū)）”驗(yàn)收；越城區(qū)、柯橋區(qū)已通過(guò)省“無(wú)違建創(chuàng)建先進(jìn)縣（市、區(qū)）”驗(yàn)收；全市已創(chuàng)成“無(wú)違建創(chuàng)建先進(jìn)街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）”43個(gè)、“基本無(wú)違建鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）”43個(gè)，占全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的72.9%。

一、“違建”認(rèn)定與檔案作用

（一）違法建筑的認(rèn)定

違法建筑是指未經(jīng)規(guī)劃土地主管部門批準(zhǔn)，未領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證或臨時(shí)建設(shè)工程規(guī)劃許可證，擅自建筑的建筑物和構(gòu)筑物。違法建筑包括：（1）占用已規(guī)劃為公共場(chǎng)所、公共設(shè)施用地或公共綠化用地的建筑；（2）不按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)圖紙施工的建筑；（3）擅自改建、加建的建筑；（4）農(nóng)村經(jīng)濟(jì)組織的非農(nóng)建設(shè)用地或村民自用宅基地非法轉(zhuǎn)讓興建的建筑；特區(qū)內(nèi)城市化的居民委員會(huì)或股份合作公司的非農(nóng)業(yè)用地非法轉(zhuǎn)讓興建的建筑；（5）農(nóng)村經(jīng)濟(jì)組織的非農(nóng)業(yè)用地或村民自用宅基地違反城市規(guī)劃或超過(guò)市政府規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的建筑；（6）擅自改變工業(yè)廠房、住宅和其他建筑物使用功能的建筑；（7）逾期未拆除的臨時(shí)建筑；（8）違反法律、法規(guī)有關(guān)規(guī)定的其他建筑。

（二）“違建”檔案的作用

拆違檔案是反映拆違工作過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)、成果的重要信息資源。拆違檔案在拆違工作中發(fā)揮了重要作用。一是可以作為化解糾紛的工具，確保社會(huì)穩(wěn)定。違章建筑就是不合法的建筑，拆違也是群眾的呼聲，關(guān)系到絕大多數(shù)老百姓的切身利益。檔案是一種原始的真實(shí)記錄，通過(guò)查找當(dāng)事人的信息資料、宅基地相關(guān)信息，按照?qǐng)?zhí)法程序，做到合情合理、有法可依進(jìn)行拆違，打擊極少數(shù)人的違法行為，保護(hù)絕大部分人的利益，維護(hù)整個(gè)社會(huì)的公平正義。二是可以作為參考依據(jù)，盤活閑置土地、集約利用資源的有效途徑。一方面，土地資源稀缺，項(xiàng)目建設(shè)和土地指標(biāo)間的矛盾日益突出；另一方面，違法用地、違章建設(shè)現(xiàn)象屢禁不止，擠占有限的土地資源和發(fā)展空間，造成土地資源的閑置浪費(fèi)、低效開發(fā)。通過(guò)查找坐標(biāo)位置、土地性質(zhì)、審批情況等檔案信息，根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《紹興市城市總體規(guī)劃》，結(jié)合當(dāng)?shù)貤l件和群眾需要，在拆違后的區(qū)域開展公共設(shè)施建設(shè)、生態(tài)恢復(fù)等工作。因此，做好拆違檔案工作，不僅事關(guān)當(dāng)前拆違工作的依法有序開展，也是為今后管理、運(yùn)行和維護(hù)等相關(guān)工作留下原始依據(jù)，更是能夠充分發(fā)揮積極的宣傳作用，引導(dǎo)人民群眾主動(dòng)參與支持拆違工作，加快形成全民共治共享共保拆違成果的良好局面。

二、“違建”檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)資料不夠完備

檔案收集不完整和資源不足，主要表現(xiàn)在：一是檔案門類不齊全，結(jié)構(gòu)單一，聲像檔案、電子檔案缺少，部分鎮(zhèn)街農(nóng)村“一戶一檔”檔案中當(dāng)事人信息資料、宅基地相關(guān)信息等基礎(chǔ)資料缺失；城鎮(zhèn)“一幢一檔”檔案資料中，有關(guān)建筑調(diào)查匯總信息和違法建筑處置信息的材料不多；一些已啟動(dòng)執(zhí)法程序的案件無(wú)相關(guān)執(zhí)法文書；還有些鎮(zhèn)街“一幢一檔”檔案尚未全面建立，“一企一檔”工作整體滯后。

（二）要素信息不夠齊全

部分基礎(chǔ)資料中涉及當(dāng)事人的要素信息不齊全，對(duì)合法及違法建筑的坐標(biāo)位置、土地性質(zhì)、審批情況、違建類型、違建性質(zhì)等要素信息也登記不全，能直觀反映的信息量不夠大。

（三）文書制作不夠規(guī)范

部分已拆除的違建三態(tài)照片不齊全；因拍攝角度不一或缺乏相應(yīng)的參照，導(dǎo)致違建現(xiàn)場(chǎng)與臺(tái)賬資料不相符合；有些未作拆除處置的違建，符合相關(guān)條件的佐證資料搜集不齊全；對(duì)一些列入緩拆的違建未注明緩拆期限等。

（四）業(yè)務(wù)檔案收集不齊全

部分執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案在經(jīng)辦人手中，未及時(shí)整理，特別是個(gè)別辦案時(shí)間拖延較長(zhǎng)的案件或經(jīng)過(guò)復(fù)議、訴訟程序的案件，隨著時(shí)間的推移，機(jī)構(gòu)改革、經(jīng)辦人員的輪換使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時(shí)整理歸檔至檔案室，影響了執(zhí)法檔案的完整性。

三、“違建”檔案管理工作對(duì)策

（一）抓好檔案工作機(jī)制，完善管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、重要性的工作。健全控違拆違的各項(xiàng)工作機(jī)制，完善各項(xiàng)檔案制度要從基層做起。各區(qū)（縣、市）、市直開發(fā)區(qū)控違拆違辦應(yīng)成立違法建設(shè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）控違拆違辦為成員單位，分管領(lǐng)導(dǎo)為檔案管理工作的第一責(zé)任人，并指定專人負(fù)責(zé)各單位的違法建設(shè)檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案的收集、整理工作，保證檔案的齊全完整

按照“三改一拆”工作文件材料歸檔范圍和保管期限，根據(jù)實(shí)際進(jìn)行細(xì)化、補(bǔ)充，充分反映我市拆違工作各個(gè)階段的工作部署及取得的成就。一是文書類檔案的收集、整理。按照《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到歸檔要求。二是業(yè)務(wù)檔案的收集、整理。按照業(yè)務(wù)分類，對(duì)7類項(xiàng)目進(jìn)行收集，業(yè)務(wù)文件應(yīng)以原件歸檔。重點(diǎn)是存量、新增違法建筑處置；戶外廣告、兩路兩側(cè)整治；農(nóng)村“一戶多宅”清理整治；拆后土地利用；農(nóng)戶住房解困工作；舊住宅區(qū)、舊廠區(qū)、城中村改造；危舊住宅房屋治理改造。對(duì)于農(nóng)村“一戶一檔”整理：“一戶一檔”資料清單目錄；戶主（自然人）和共有人相關(guān)信息，包括姓名、身份證（復(fù)印件）等；建筑信息調(diào)查登記表，包括建筑照片、占地和建筑面積、土地性質(zhì)、建造年份、審批情況、違建類型、違建性質(zhì)、違建用途等及相關(guān)土地證（地契等）、宅基地審批表（附屬用房等其他審批材料）、宗地草圖（現(xiàn)狀測(cè)繪圖等）、相關(guān)買賣租賃調(diào)劑等證明資料。對(duì)違建做拆除處置的，須附三表三態(tài)及拆后利用照片，啟動(dòng)執(zhí)法程序的還需提供相關(guān)執(zhí)法文書和證據(jù)資料；對(duì)違建作其他處置的，需提供處置的依據(jù)和相應(yīng)的手續(xù)辦理資料。對(duì)于城鎮(zhèn)“一幢一檔”整理：“一幢一檔”資料目錄清單；建筑信息調(diào)查登記表，包括樓層數(shù)、戶主信息、門牌號(hào)、房屋面積、違建照片、違建面積、違建類別、違建結(jié)構(gòu)、違建用途等及相關(guān)的土地證（房產(chǎn)證）復(fù)印件等基礎(chǔ)資料。對(duì)違建的處置情況可參照上述農(nóng)村“一戶一檔”分類處置臺(tái)賬制作相關(guān)要求執(zhí)行。對(duì)于企業(yè)“一企一檔” 整理：“一企一檔”資料清單目錄；建筑信息調(diào)查登記表，包括企業(yè)名稱、法人代表、企業(yè)規(guī)模、占地面積、違建面積、違建結(jié)構(gòu)、違建用途等及相關(guān)土地證、規(guī)劃平面圖、房產(chǎn)證等基礎(chǔ)資料。對(duì)違建的處置情況可參照上述農(nóng)村“一戶一檔”分類處置臺(tái)賬制作相關(guān)要求執(zhí)行。三是特種載體檔案的收集、整理。電子文件、照片、聲像和實(shí)物等應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定整理，各類版式電子文件及表格，屬于永久保管期限的，原則上應(yīng)按規(guī)定輸出一套紙質(zhì)版本進(jìn)行保存。重點(diǎn)加強(qiáng)拆違照片拆前、拆后對(duì)比、拆違成果等各類文字、圖片、音像等檔案資料的收集和管理。

（三）建立執(zhí)法信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)檔案檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新；針對(duì)違法建設(shè)檔案管理的要求，全面收集綜合建設(shè)、規(guī)劃、城管、國(guó)土、水利、交通、環(huán)保等相關(guān)數(shù)據(jù)資料，建立基層執(zhí)法信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，共享巡查發(fā)現(xiàn)、衛(wèi)星遙感、案件辦理、驗(yàn)收備案等關(guān)聯(lián)信息，把各類信息以電子文件形式進(jìn)行歸檔管理。同時(shí)，把違法建設(shè)檔案工作與各部門（單位）的檔案工作結(jié)合起來(lái)，做到統(tǒng)一、規(guī)范、有序。并利用電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案資源的效能。