加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案管理工作的探索和實踐

楊 光

（浙江舟山醫(yī)院）

醫(yī)院科研成果檔案是指在科學(xué)研究活動中所形成的、具有保存價值并應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料。醫(yī)院科研成果檔案是醫(yī)療衛(wèi)生科技活動的真實記錄，是醫(yī)學(xué)科研人員智慧的結(jié)晶，是重要的科技信息資源和寶貴財富。醫(yī)院科研成果檔案作為醫(yī)院綜合檔案室室藏的重要組成部分，在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療管理水平。可以說，一個醫(yī)院科研檔案數(shù)量的多少、質(zhì)量的高低，從一個側(cè)面反映出醫(yī)院技術(shù)儲備的真實狀況。醫(yī)學(xué)科研具有涉及領(lǐng)域廣、涵蓋內(nèi)容多、學(xué)科性強(qiáng)和科研價值高等特點，要求醫(yī)院檔案管理人員必須認(rèn)真分析研究，加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案的歸檔管理，充分發(fā)揮其研究和查考價值。下面筆者結(jié)合工作實際，對醫(yī)院科研成果檔案管理工作進(jìn)行初步探討。

一、充分認(rèn)識醫(yī)院科研成果檔案工作的重要意義和作用

醫(yī)院科研成果檔案是醫(yī)院綜合檔案室室藏的重要組成部分，是醫(yī)院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫(yī)院科技事業(yè)發(fā)展的歷史見證。要充分認(rèn)識做好醫(yī)院科研成果檔案工作的重要意義和作用，它在一定程度上反映了一個醫(yī)療單位醫(yī)學(xué)和科研的綜合實力，同時也反映出一個醫(yī)療單位的管理水平。充分利用好醫(yī)院科研成果檔案，可以不斷提高單位的科研水平，提高病患救治能力，創(chuàng)造出更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，并為部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)管理和決策提供依據(jù)。

我院始終重視科研成果檔案管理工作，注重發(fā)揮其應(yīng)有的作用。科研成果檔案信息資源共享是醫(yī)院發(fā)展的必然需求，也是我院做好管理工作的一項舉措。醫(yī)院全面使用科研成果檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)以電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)作為檔案信息化整合的基礎(chǔ)，采用B/S三層體系結(jié)構(gòu)，目前已在我院職能部門和臨床科室全面部署應(yīng)用。該系統(tǒng)的查詢功能較大，可實現(xiàn)科研成果檔案的個人查詢、年份查詢、專業(yè)查詢、科研項目查詢等多渠道檢索。比如某位專業(yè)技術(shù)人員要晉升職稱，需要查詢所有的科研文章信息，只需在科研論文板塊中輸入姓名、工號，該人員歷年的科研論文就可以立即顯示；又如通過科研成果檔案查詢功能，可以幫助院領(lǐng)導(dǎo)分析醫(yī)院科研工作開展情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

二、當(dāng)前醫(yī)院科研成果檔案管理中存在的主要問題

（一）科研人員對檔案工作不夠重視，缺乏主動歸檔意識

科研人員存在重科研輕檔案的現(xiàn)象，重視科研課題的研究，重視科研成果的申報和評獎，對科研成果檔案的重要性認(rèn)識不足，存在檔案可有可無，檔案工作是檔案部門和檔案人員的事情，與科研人員無關(guān)等錯誤認(rèn)識?？蒲袡C(jī)構(gòu)的兼職檔案人員大多沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，對科研成果檔案歸檔的內(nèi)容不明確，對歸檔范圍把握不準(zhǔn)，主觀思想上忽視對檔案的管理，再加上科研技術(shù)人員還要承擔(dān)其他大量醫(yī)療實踐的工作，投入到科研成果檔案管理工作的時間有限，直接影響到科研成果材料歸檔的數(shù)量和質(zhì)量，影響到歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時，由于檔案管理人員與科研人員缺乏思想上的主動溝通，導(dǎo)致一些科研人員對提交科研成果的歸檔材料存在顧慮，誤認(rèn)為科研成果檔案歸檔后自己就失去了技術(shù)上的保密優(yōu)勢，把科研成果作為私有財產(chǎn)，課題完成后遲遲不愿歸檔，提交的材料往往是些一般性材料，導(dǎo)致科研成果檔案歸檔材料不夠齊全、不翔實，完整率和歸檔率低，從而降低了醫(yī)院科研成果檔案整體學(xué)術(shù)價值和應(yīng)用價值，給醫(yī)療單位帶來了學(xué)術(shù)、經(jīng)濟(jì)上的損失。

（二）科研成果檔案管理制度不健全，機(jī)制不夠完善

醫(yī)院對科研成果檔案歸檔工作缺乏完善的、系統(tǒng)性的管理制度。一方面，醫(yī)院相關(guān)部門未把科研成果檔案歸檔工作納入醫(yī)院管理工作，而且沒有完善的、切實可行的規(guī)章制度來保證醫(yī)院科研成果檔案歸檔的完整性、及時性和有效性。對醫(yī)院科研成果檔案何時收集整理、哪些文件應(yīng)該歸檔、出現(xiàn)意外情況如何補救等問題均缺乏全面的管理制度。另一方面，醫(yī)院雖有“三納入”“四參加”“四同步”的科研成果歸檔管理制度，但在實際操作上，由于部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，科研部門把工作重點放在立項、經(jīng)費及成果管理上，而科研成果檔案的管理往往因存在事務(wù)性、瑣碎性的特點而不被重視。檔案部門不是科研工作的主體，又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，對科研成果檔案的監(jiān)管力度甚微。因此，醫(yī)院管理部門對科研成果檔案管理工作缺乏有效的指導(dǎo)和約束，導(dǎo)致科研成果檔案歸檔工作無法順利有效地實施。

（三）科研成果檔案信息化管理手段落后，開發(fā)利用滯后

信息化管理是科研成果檔案規(guī)范化管理的重要手段。隨著社會和科技的發(fā)展，科研成果檔案載體正面臨著新變化，對科研成果檔案規(guī)范化管理帶來了新挑戰(zhàn)。在推進(jìn)科研成果檔案信息化管理時，數(shù)字檔案資源建設(shè)以及檔案信息化應(yīng)用水平的高低，是決定科研成果檔案規(guī)范化、高效化管理水平的關(guān)鍵因素。目前不少醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)信息化應(yīng)用水平較高，但科研成果檔案信息化管理水平普遍較低，科研成果檔案管理軟件建設(shè)應(yīng)用水平明顯落后于技術(shù)發(fā)展，沒有充分應(yīng)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)。隨著醫(yī)療科研成果檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及科研成果檔案利用需求的不斷增加，基于單機(jī)管理的科研成果檔案管理軟件已經(jīng)無法適應(yīng)形勢發(fā)展需求，迫切需要升級更新。同時，數(shù)字檔案資源建設(shè)及信息技術(shù)應(yīng)用水平滯后，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化率不高，大多未開展電子文件歸檔管理工作。

此外，信息化開發(fā)利用滯后也是阻礙科研成果檔案信息化管理的重要因素。一些醫(yī)院在科研成果檔案信息化管理中重建設(shè)輕應(yīng)用，沒有建立完善的科研成果檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作機(jī)制，使科研成果檔案信息化管理工作沒有很好地發(fā)揮作用，沒有為醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作開展提供有效服務(wù)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案工作的主要對策及措施

（一）重視科研成果檔案管理工作，提升全員檔案意識

加大科研成果檔案宣傳力度，抓住時機(jī)，注重方法，把科研成果檔案宣傳和影響醫(yī)院發(fā)展的重大事件結(jié)合起來，全面展示科研成果檔案的重要作用，提高全體職工對科研成果檔案工作重要性的認(rèn)識。在實際工作中，完善科研成果檔案的收集—整理—編目—保存—研究—再利用等每個環(huán)節(jié)。明確檔案管理部門各自的職責(zé)，責(zé)任到崗，責(zé)任到人，促進(jìn)科研檔案管理水平的不斷進(jìn)步。時常提醒醫(yī)院管理者重視科研成果檔案管理工作，定期召開科研成果檔案工作會議，層層傳達(dá)貫徹，增強(qiáng)全員檔案意識，使廣大職工對科研成果檔案工作有更加深刻的認(rèn)識，同時結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)文件批閱、項目審批、文件傳閱等工作，強(qiáng)調(diào)科研成果檔案工作的重要性，消除職工對科研成果檔案工作不理解、不支持、不重視的情況。消除科研成果歸檔時，部分兼職檔案員的抵觸情緒，應(yīng)付對待等現(xiàn)象，提高科研成果檔案案卷質(zhì)量，確?？蒲谐晒麣w檔的完整性、及時性，重視發(fā)揮科研成果檔案的作用，為科研成果檔案利用帶來便利。

檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)的管理人才隊伍。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總稱，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。反思我們的科研成果檔案信息化工作，我們深感：在檔案信息化建設(shè)中必須注重軟硬件工程建設(shè)并舉；注重檔案科技發(fā)展規(guī)劃和實現(xiàn)規(guī)劃措施的落實；加強(qiáng)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍。

（二）建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，完善工作機(jī)制

健全科學(xué)、系統(tǒng)、合理的科研成果檔案管理制度是醫(yī)學(xué)科研成果管理的根本保證。運用科學(xué)手段對科研成果檔案實行統(tǒng)一管理，使科研成果檔案歸檔工作各環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可查。一方面，要求檔案管理人員從科研成果檔案的整理、歸檔、保存、再利用等每個環(huán)節(jié)出發(fā)，規(guī)定具體明確的管理制度。比如，設(shè)立統(tǒng)一規(guī)范的檔案盒，存放每一項科技項目的申請書、合同書、成果證書、發(fā)表論文、專利等重要資料，并制作歸檔目錄，記錄項目歸檔材料，使檔案資料便于查找。另一方面，要明確職責(zé)，使檔案管理責(zé)任到崗、到人，明確歸檔日期、收集時間，促進(jìn)科研成果檔案管理水平的不斷提高。各級領(lǐng)導(dǎo)、科教部門及科技人員要高度認(rèn)識科研成果檔案管理工作的重要性，切實增強(qiáng)檔案意識和責(zé)任意識，開展科研成果檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確管理要求、職責(zé)，掌握檔案管理的相關(guān)知識，提升檔案收集整理的技能。

建立健全從部署、檢查、收集、管理到建檔的一整套管理程序，及時檢查督導(dǎo)，狠抓落實。科技人員要增強(qiáng)科研成果建檔觀念，提高自覺建檔歸檔的主動性。檔案管理人員加強(qiáng)對科研成果檔案的超前管控，樹立超前意識，提前介入科研工作，協(xié)助科研人員做好科技資料積累與建檔工作，確保歸檔材料的質(zhì)量。并建立課題歸檔資料袋，從立題論證到成果鑒定的詳細(xì)記載，均及時整理歸袋。采用“三掛、二嚴(yán)”的超前管控措施：提前與計劃管理、課題管理和成果管理部門掛鉤；嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格歸檔內(nèi)容，使歸檔管理工作更加科學(xué)化、制度化、常規(guī)化。把科研成果檔案管理工作納入醫(yī)院年度綜合考核目標(biāo)，從人力、財力、物力上提供有力保障。

（三）積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，推進(jìn)科研檔案數(shù)字化建設(shè)

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使科研成果檔案管理從傳統(tǒng)的人工方式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理過渡。醫(yī)院要著力加大信息化投入，及時更新設(shè)備或配備新設(shè)施，如電子計算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等，便于收集整理科研檔案以及實現(xiàn)科研資料的共享，如電子文檔、圖片和光盤等，逐步建立科研成果檔案的現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。

運用科學(xué)合理的信息技術(shù)，加強(qiáng)對不同載體科研檔案的積累、編錄、索引、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證歸檔的文件系統(tǒng)、完整和安全。同時規(guī)范制作數(shù)據(jù)與檢索標(biāo)識，提高科研檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和完整性，使利用者可以迅速準(zhǔn)確、多途徑、多角度地對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行檢索。

醫(yī)院可以利用內(nèi)網(wǎng)建立專門的檔案信息網(wǎng)站，實行科研成果新信息上網(wǎng)發(fā)布、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢服務(wù)和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)等。還可開展科研成果檔案信息的咨詢服務(wù)，為利用者提供定向、定題的交互式信息咨詢，同時運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對醫(yī)療科研成果檔案信息進(jìn)行深度加工、提煉和開發(fā)，不斷拓展醫(yī)院科研成果檔案的各項服務(wù)功能，提高科研成果檔案的服務(wù)功能。

四、結(jié)語

醫(yī)院科研成果檔案是傳遞、交流醫(yī)學(xué)科技信息和醫(yī)療技術(shù)信息的重要工具。作為從事醫(yī)院科研成果檔案的管理人員應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，積極主動地開展醫(yī)學(xué)科研成果檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作，通過提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的高質(zhì)量的科研成果檔案，實現(xiàn)以科研人員的利用來促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)和檔案事業(yè)共同發(fā)展的雙贏目的。