民營企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理實踐探索
——以傳化集團為例

王偉紅

（傳化集團有限公司檔案室）

工程檔案記錄了建設(shè)項目從前期報批、報建到施工、驗收及后評估的全過程，既是建設(shè)項目保質(zhì)保量完成的理論依據(jù)，也是企業(yè)資產(chǎn)合規(guī)性的重要保障。以傳化集團為例，隨著傳化集團全國化布局的快速推進，工程建設(shè)不斷進行，工程檔案越來越成為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也成為企業(yè)發(fā)展的重要信息資源。

一、目前企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀

分析大部分建設(shè)項目，尤其是民營企業(yè)建設(shè)項目中的工程檔案管理狀況，存在的主要問題是收集不完整、整理不規(guī)范、移交不及時等。究其原因：一是管理理念偏差，導(dǎo)致工程檔案管理不規(guī)范。縱觀民營企業(yè)工程項目建設(shè)，大多以追求進度、效益為目標，檔案管理滯后于項目管理，尤其是在竣工驗收階段，為了能順利通過驗收，往往突擊整理、編制工程檔案。諸如此類“重建設(shè)輕檔案”管理現(xiàn)象的存在，直接導(dǎo)致工程檔案收集不完整、移交不及時甚至缺失。二是管理不善，制度執(zhí)行力不強導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。工程建設(shè)一般周期長、施工單位多，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案類型多、數(shù)量大，由于現(xiàn)場管理不規(guī)范，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位之間對工程檔案管理的職責不明，造成資料填寫不準確、整理不規(guī)范，直接影響工程檔案質(zhì)量。三是檔案人員專業(yè)能力不強，導(dǎo)致工程檔案管理水平不高。從領(lǐng)導(dǎo)層面看，多數(shù)企業(yè)對工程檔案不夠重視，檔案人員調(diào)整頻繁，檔案管理缺位問題突出。從檔案管理人員層面看，因多數(shù)屬于臨時崗位調(diào)配，普遍缺乏專業(yè)知識，對工程檔案的真實性、齊全性等難以判斷審核；缺乏責任心，難以確保檔案的安全性，這些都將直接影響后續(xù)檔案的歸檔、保管以及利用。

二、規(guī)范企業(yè)工程檔案管理的實踐探索

由于工程檔案管理中存在的上述問題，給企業(yè)管理帶來諸多隱患，如企業(yè)資產(chǎn)合法性無法得到保障，給資產(chǎn)籌劃運營帶來困難；增添了企業(yè)在生產(chǎn)、改建、擴建中的不安全因素；給企業(yè)經(jīng)營管理與品牌防范帶來風險與損失等等。為規(guī)避這些隱患造成的風險，傳化集團經(jīng)過探索、總結(jié)，在規(guī)范管理工程檔案方面采取了以下做法：

（一）建立工程檔案管理工作機制，實施工程檔案督查與指導(dǎo)相結(jié)合，加強過程管控

結(jié)合集團三級管理原則，通過《集團工程檔案管理辦法》《異地企業(yè)檔案管理辦法》明確集團、產(chǎn)業(yè)、企業(yè)各層面職責并實時檢查，將企業(yè)管理的PDCA循環(huán)即計劃、執(zhí)行、檢查、糾偏模式引入工程檔案管理。如在項目建設(shè)過程中建立清單制與聯(lián)絡(luò)人制。清單制針對每個工程項目形成《新建項目歸檔清單》，幫助檔案管理人員在項目建設(shè)不同階段跟蹤相關(guān)文件的形成并及時收集歸檔；聯(lián)絡(luò)人制則由各專業(yè)技術(shù)人員組成并貫穿整個工程建設(shè)，配合檔案管理人員對工程檔案的真實性進行審核把關(guān)。同時，由集團、產(chǎn)業(yè)檔案專業(yè)人員組成督查指導(dǎo)小組，在工程前期根據(jù)集團、城建檔案館有關(guān)規(guī)定，明確工程檔案歸檔整理質(zhì)量、數(shù)量要求及移交時間約定，在過程中對總包及監(jiān)理檔案進行督查指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在問題，督促施工單位、監(jiān)理單位形成的施工資料與工程實際形象進度同步，保證工程順利推進。在竣工驗收期強調(diào)工程驗收、尾款支付檔案的參與審核，由此達到不同地域工程檔案規(guī)范化管理要求。

（二）將工程檔案管理納入項目管理與合同管理

一方面將工程檔案管理納入項目建設(shè)管理程序，做到與項目建設(shè)同步管理。建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責任制，將檔案工作納入項目建設(shè)考核機制，提高管理層重視程度與檔案意識；將工程檔案作為監(jiān)理例會必須匯報的內(nèi)容，強化檔案的跟蹤管理。另一方面在合同中將工程檔案規(guī)范化管理作為專門條款予以明確，如竣工文件的歸檔時間、份數(shù)都一一寫明，同時對工程款支付條件也做了明確規(guī)定，工程款支付至95%時，參建單位必須完成當?shù)爻墙n案館備案并取得備案證明，同時提交符合集團檔案室歸檔要求的工程檔案，并經(jīng)集團檔案室簽字認可方可付款。通過合同的法律約束實現(xiàn)對工程檔案的有效控制，提高了工程檔案的質(zhì)量和歸檔的及時性。

（三）強化工程檔案管理人員培訓(xùn)，將工程檔案管理水平與崗位考核相結(jié)合

針對工程檔案專業(yè)性強的特點，集團加強了檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員參加檔案局舉辦的培訓(xùn)班；借助集團內(nèi)部有經(jīng)驗的工程檔案管理人員資源開展內(nèi)部培訓(xùn)并滲透到平時的工作指導(dǎo)中。同時，將工程檔案規(guī)范管理納入月度績效考核，根據(jù)工程檔案質(zhì)量優(yōu)劣實施獎懲，鼓勵檔案人員自主提升工程檔案管理的實踐能力，通過考核、培訓(xùn)、指導(dǎo)相結(jié)合的方式增強檔案人員的責任心與業(yè)務(wù)能力，提高工程檔案規(guī)范化管理水平。

通過上述措施的組織落實，大大提高了集團工程檔案規(guī)范化管理水平，工程檔案與工程建設(shè)做到同步驗收，檔案歸檔與工程決算同步完成，檔案質(zhì)量與工程質(zhì)量100%達標，確保產(chǎn)權(quán)證按時辦理與資產(chǎn)合規(guī)，真正發(fā)揮企業(yè)工程檔案的作用，助推集團全國化布局。

［1］ 密玲.工程檔案精細化管理的有效途徑［J］.陜西檔案，2016（4）：43.

［2］ 董英.加強城市地下管線檔案管理之我見［J］. 浙江檔案，2017（1）：65.