技術(shù)機構(gòu)科技檔案的特點及利用途徑
——以浙江省計量科學研究院為例

陳敏雪

（浙江省計量科學研究院）

技術(shù)機構(gòu)的科技檔案是在履職過程及科技活動中形成的，具有保存價值的文字材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料，是全體科技工作者的勞動成果和智慧結(jié)晶。對技術(shù)型的檢測機構(gòu)來說，科技檔案一方面記錄了本單位各種科學研究活動的情況，為各項工作提供技術(shù)參考；另一方面，作為專業(yè)的技術(shù)機構(gòu)，科技檔案還記載著本行業(yè)科技發(fā)展的進程，因此對科技檔案的有效利用，能夠產(chǎn)生良好的社會效益，對社會經(jīng)濟發(fā)展和科學技術(shù)的進步有著重要意義。

一、技術(shù)機構(gòu)科技檔案的特點

技術(shù)機構(gòu)科技檔案的特點主要表現(xiàn)在四個方面。

（一）專業(yè)性

科技檔案最突出的特征是其在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域兩方面具有很強的專業(yè)性，特別是在技術(shù)機構(gòu)，基建、科研、設(shè)備作為科技檔案的任何一部分，都具有很高的保存價值?；n案，記錄著檢測實驗室設(shè)計、圖紙、環(huán)境要求等建設(shè)過程中產(chǎn)生的資料；科研檔案，記載著檢測項目立項、審核、研發(fā)方法及成果等；設(shè)備檔案則是采購、設(shè)備附件及定期校準、檢定等證書。正是這些明顯的專業(yè)特征，使技術(shù)機構(gòu)的科技檔案區(qū)別于其他檔案。

（二）準確性

檢測、校準、檢定等計量工作，都要用數(shù)據(jù)“說話”，完整、精確的數(shù)據(jù)是開展計量工作、出具相關(guān)報告、確保量值準確可靠的保障。只有真實、準確的數(shù)據(jù)才能真正反映技術(shù)機構(gòu)的科技成果與檢測過程，準確性是技術(shù)機構(gòu)科技檔案的“生命”。

（三）實用性

計量已成為國民經(jīng)濟的一項重要技術(shù)基礎(chǔ)，科學實驗、人民生活、工農(nóng)業(yè)發(fā)展、貿(mào)易結(jié)算、航天航空等行業(yè)都離不開計量。因此，技術(shù)機構(gòu)的科技檔案具有很強的實用性和很高的參考價值。

（四）多元性

技術(shù)機構(gòu)的科技檔案，很少是單一性質(zhì)的，往往科研中含有專用設(shè)備，基建中含有科研項目，許多材料交織在一起，具有多元性。

二、技術(shù)機構(gòu)科技檔案管理工作中存在的問題

（一）未建立有效考核機制，科研人員建檔意識薄弱

在浙江省計量科學研究院，具體的科技項目往往是跨部門完成的。例如，課題可行性研究立項在科發(fā)部，實驗過程、總結(jié)鑒定在實驗室，科研中涉及的設(shè)備資料在技術(shù)部，等等。目前機構(gòu)的績效管理中，還未將科技檔案管理工作納入考核范圍。因此，有些歸檔意識欠缺的科研人員就認為第一手資料應(yīng)歸自己保管，對科技檔案收集工作不配合，沒有認識到檔案在機構(gòu)整體管理與行業(yè)技術(shù)發(fā)展中的重要性，造成大量科技檔案因科研人員崗位調(diào)整、單位搬遷等原因而缺失，嚴重影響科技檔案的利用與作用發(fā)揮。

（二）檔案人員專業(yè)水平不高，管理手段落后

許多技術(shù)機構(gòu)沒有配備專職檔案員，檔案管理工作基本上由辦公室人員兼任，這些工作人員不具備檔案管理專業(yè)知識，也沒有足夠的時間和精力，對科技檔案進行科學管理。目前很多技術(shù)機構(gòu)在內(nèi)部管理上已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化，但大部分仍然只是應(yīng)用在行政工作上，有的雖然建立了檔案管理信息系統(tǒng)，卻與科技檔案管理工作實際狀況不符，再加上科技項目跨越時間長、責任部門多等原因，科技檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)為主，信息化程度不高，查閱不便，科技檔案管理水平和質(zhì)量一直難以提升。

（三）科技檔案開發(fā)利用程度不夠，作用沒有充分發(fā)揮

在檔案管理實際工作中，各單位往往只是機械地將檔案進行收集、整理、保管，而很少對收藏的檔案資源進行開發(fā)利用，許多檔案“長眠”于檔案室，再加上傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢、使用不方便，致使大部分科技檔案應(yīng)有的作用沒有得到充分發(fā)揮。

三、提高科技檔案利用效果的途徑

（一）提高科研人員歸檔意識，提升檔案人員專業(yè)水平

“巧婦難為無米之炊”，要想從根本上提升檔案管理水平，必須要提高科研人員的歸檔意識，從根源上加強科技檔案第一手材料的收集與整理。專、兼職檔案人員除要參加檔案業(yè)務(wù)知識的培訓外，還應(yīng)參加技術(shù)機構(gòu)相應(yīng)政策文件的學習，并加強與技術(shù)部門的溝通交流，詳細了解行業(yè)的發(fā)展與變化。專職檔案員還應(yīng)掌握本機構(gòu)科技檔案的室藏情況，建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，讓科技檔案切實成為科學研究的重要參考資料，發(fā)揮科技檔案的作用。

（二）借鑒現(xiàn)代信息技術(shù)，開展檔案管理工作

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使技術(shù)機構(gòu)的科技檔案管理方式和利用手段更加先進有效。通過開發(fā)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，以數(shù)字信息的形式實現(xiàn)檔案存儲、查找、檢索等，通過網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的途徑，加強科技檔案的利用。

（三）建立科技管理系統(tǒng)，打造檔案交流平臺

為加強科技管理工作，浙江省計量科學研究院啟動了科研項目管理系統(tǒng)建設(shè)，該系統(tǒng)將項目的孕育、科研、立項、研發(fā)、結(jié)題及成果轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)實行全過程管理，在方便機構(gòu)管理層監(jiān)管項目進程的同時，也便于科技資料的積累、收集和整理；同時，在不涉及泄密的情況下，允許在系統(tǒng)上公開科技檔案的全部或部分內(nèi)容，讓其他科技工作者在有需求時可以信手拈來，隨時利用。

（四）加強編研工作，促進科技檔案再利用

管理是手段，利用是目的。為了更好地利用檔案資源，技術(shù)機構(gòu)應(yīng)當對程序文件、質(zhì)量手冊、科技論文、各類標準等科技檔案信息進行收集、整理，并按照不同內(nèi)容的專題進行再加工、再創(chuàng)造，分類編輯成冊等，實現(xiàn)科技檔案信息的輸出。浙江省計量科研院在檔案整理的過程中，不僅對機構(gòu)的組織沿革、科技項目等檔案材料進行了收集、整理，使大家對機構(gòu)的歷史發(fā)展有了系統(tǒng)的了解，同時還將浙江省內(nèi)計量技術(shù)的發(fā)展史和所獲得的成果整理成冊。這些不僅確保了《浙江通志·質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督卷》各項工作的整體推進，還為廣大計量科技工作者開展研究提供了技術(shù)參考，有效提升了科技檔案的利用效果。

綜上所述，科技檔案與其他形式的檔案不同，收集保存的完整性與其后期開發(fā)利用的便利性息息相關(guān)。技術(shù)機構(gòu)一定要正視存在的問題，針對科技檔案固有的特性，利用現(xiàn)代化管理方式，制定行之有效的措施，不斷提高科技檔案利用率，使科技檔案真正為社會發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，發(fā)揮科技檔案的積極作用。

［1］ 李艾.新時期科技檔案的利用和服務(wù)途徑探討［J］.管理方略，2015（5）：55—56.

［2］ 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作［D］.成都：成都理工大學，2011.