學(xué)校檔案管理存在的問題及對策
——以永嘉縣教育系統(tǒng)為例

汪海港

（永嘉縣教育局）

檔案是學(xué)校各項工作的真實記錄，是學(xué)校在管理和發(fā)展中的重要信息資源，是學(xué)校的寶貴財富。檔案管理是學(xué)校整體工作中不可或缺的重要組成部分。抓好學(xué)校檔案管理，對于加強學(xué)校建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量、開展科學(xué)研究、推動學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展，都具有十分重要的意義。當(dāng)前，學(xué)校檔案工作還存在一些亟待解決的問題，需要我們采取切實有效的措施加以解決。

一、我縣學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）檔案工作意識比較淡薄

一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職工對檔案工作重要性認(rèn)識不足，檔案工作意識比較淡薄。通過對我縣有關(guān)學(xué)校的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少學(xué)校特別是山區(qū)學(xué)校的校長認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案部門只是一個“錦上添花”的部門，沒有太大的用處，對檔案管理工作也沒有太高的要求。檔案工作沒有納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作計劃，沒有與教育教學(xué)同步開展，不少學(xué)校沒有制定檔案工作計劃。無論是在資金的投入、人員的安排上，還是在接收、整理、利用、編研等方面，經(jīng)常不被重視。有的學(xué)校不重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案保管保存條件較差，大部分山區(qū)學(xué)校沒有專門檔案室，有的將檔案隨意放置在地上，檔案安全存在較大隱患。

（二）檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理制度化、規(guī)范化程度較低，不少學(xué)校檔案管理制度不健全，缺乏完整規(guī)范的檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等方面的制度。有的學(xué)校檔案工作規(guī)范不健全，檔案工作人員崗位職責(zé)不明確。一些規(guī)模較大的學(xué)校即使建立了一些制度，有的也只是寫在紙上、掛在墻上，缺乏有力有效的執(zhí)行和監(jiān)督機制，往往流于形式?？傮w上來看，檔案管理方式還比較落后，尤其是一些山區(qū)規(guī)模偏小的學(xué)校，未能制定具有針對性的管理方案。全縣學(xué)校檔案管理的機制不健全，管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理軟件各不相同，導(dǎo)致檔案信息難以融合、無法共享，影響了檔案功能發(fā)揮。

（三）檔案人員素質(zhì)不高

學(xué)校檔案人員隊伍數(shù)量不足、質(zhì)量不高，也不夠穩(wěn)定。不少學(xué)校沒有嚴(yán)格按照規(guī)定配齊配足檔案管理人員，大多為兼職，即使配了專職人員，大部分年齡偏大，學(xué)歷較低，知識結(jié)構(gòu)比較單一，創(chuàng)新意識不夠強，相當(dāng)部分是由其他崗位的人員轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏檔案專業(yè)背景，整體素質(zhì)不夠高。學(xué)校檔案工作人員參加各類業(yè)務(wù)性培訓(xùn)機會不多，影響了專業(yè)化建設(shè)。學(xué)校管理層對檔案人員重視和關(guān)心不夠，一定程度影響到檔案人員工作積極性的發(fā)揮。

二、加強學(xué)校檔案管理的對策

（一）思想上要高度重視

檔案工作是學(xué)校不可或缺的重要工作。首先是教育行政部門，特別是縣教育行政部門要重視學(xué)校的檔案管理工作，將上級檔案管理部門的政策要求嚴(yán)格落實到位，把檔案管理工作列入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的年終工作業(yè)績考核，建立檔案工作督導(dǎo)小組，經(jīng)常性地督查。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，從思想上高度重視檔案工作，把檔案工作列入學(xué)校工作規(guī)劃和計劃，納入工作目標(biāo)管理責(zé)任制檢查考核，促進(jìn)各部門人員重視檔案工作，認(rèn)真履行檔案工作職責(zé)。要加大投入，按標(biāo)準(zhǔn)配備檔案館（庫）和設(shè)施設(shè)備，為檔案工作提供條件保障。按規(guī)定設(shè)立學(xué)校檔案機構(gòu)，嚴(yán)格按編制配齊配足檔案管理人員，關(guān)心關(guān)懷檔案工作人員，激發(fā)其工作動力。加強檔案法制學(xué)習(xí)宣傳，增強全員檔案意識，充分認(rèn)識檔案工作在學(xué)校整體工作中不可或缺的重要地位，努力構(gòu)建人人重視、支持和參與檔案工作的良好氛圍。

（二）健全完善檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是學(xué)校檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要按照檔案法律法規(guī)和各級黨委政府及檔案行政管理部門、教育行政管理部門的部署要求，建立健全學(xué)校檔案管理制度，完善工作機制，推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。如制定人員職責(zé)類制度：《檔案室工作職責(zé)》《檔案室工作人員分工》《檔案人員工作職責(zé)》等；庫房管理類制度：《檔案室設(shè)施配備標(biāo)準(zhǔn)》《庫房“八防”規(guī)定》《檔案消毒制度》等；檔案管理類制度：《檔案利用制度》《檔案室借閱管理制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》等。結(jié)合學(xué)校實際編制檔案分類方案和保管期限表，使學(xué)校檔案工作的各個方面各個環(huán)節(jié)都能有章可循、有規(guī)可依，以制度化促進(jìn)檔案工作規(guī)范化。

（三）著力提高檔案服務(wù)水平

提高服務(wù)能力和水平，是學(xué)校檔案工作的永恒主題。一要強化主動服務(wù)意識。管理人員要做到主動服務(wù)，全方位了解師生需求，提供精準(zhǔn)服務(wù)，從而更有目的性、針對性地建立科學(xué)化的檔案管理模式。在平時的檔案管理工作中，要改進(jìn)服務(wù)方式，為全體師生提供方便、快捷的服務(wù)環(huán)境。檔案人員要圍繞學(xué)校的中心工作和各個時期的重點工作，及時提供歸檔范圍，定期了解檢查檔案收集情況，宣傳檔案知識，主動參與學(xué)校管理活動，及時為教育服務(wù)，為深化學(xué)校各項改革提供信息，使檔案部門真正成為學(xué)校工作的信息咨詢部門。同時要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。二要提高檔案服務(wù)能力。要將“死”檔案用“活”，最大限度地發(fā)揮檔案的價值。學(xué)校檔案工作者要有將學(xué)校各類檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閹熒枰挠行畔n案的能力，充分挖掘檔案的價值，推動學(xué)校各項工作的發(fā)展。如永嘉二中、楓林鎮(zhèn)中心小學(xué)，這兩所學(xué)校都是百年老校，辦學(xué)歷史悠久，文化底蘊較為深厚，歷史檔案保管齊全，學(xué)校充分挖掘檔案價值，建立“校友錄”，舉辦“百年校史展”，召集歷屆畢業(yè)生中的政界名人、企業(yè)家等成功人士，為學(xué)校的發(fā)展出謀劃策。三要加強檔案信息化建設(shè)。學(xué)校檔案工作的內(nèi)容、管理方式要順應(yīng)教育信息化深入發(fā)展的新形勢。要加強學(xué)校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，積極創(chuàng)建規(guī)范化、示范數(shù)字檔案館（室）。做好電子文件的歸檔、接收和移交工作。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔、照片、底片、影片、錄音、錄像等的基礎(chǔ)上，對電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料，按照要求歸檔保存，使電子文件的歸檔與管理成為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容。要積極利用信息化手段，搭建信息化平臺，促進(jìn)學(xué)校檔案信息資源共享，提供更加方便快捷的檔案利用服務(wù)，以信息化推動檔案工作現(xiàn)代化，提高師生對學(xué)校檔案工作的支持度和滿意度。永嘉中學(xué)檔案室利用創(chuàng)建“縣數(shù)字檔案室”的機會，大力改善了檔案室的軟硬件設(shè)施，促進(jìn)了信息資源共享，如今查找檔案方便快捷，在全縣教育系統(tǒng)起了示范作用。

（四）注重提升檔案人員素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案工作者是提高學(xué)校檔案管理水平的關(guān)鍵所在。一要持續(xù)弘揚和踐行“忠誠擔(dān)當(dāng)、創(chuàng)新開放、敬業(yè)守真、淡泊清廉”的浙江檔案人職業(yè)精神，使學(xué)校檔案工作者都能夠像教師熱愛教育事業(yè)一樣熱愛檔案工作，增強從事檔案工作的職業(yè)尊崇感。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。教師之所以被稱為“人類靈魂的工程師”“太陽底下最光輝的職業(yè)”，就是有著一種“愛生如子”的高尚品德，有著一種“蠟炬成灰淚始干”的崇高境界。作為學(xué)校的檔案工作者，始終是學(xué)校的管理者，必須體現(xiàn)自己在學(xué)校管理工作中的自身價值，必須體現(xiàn)在學(xué)校管理工作中的崇高形象，必須弘揚和踐行浙江檔案人職業(yè)精神，真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念。要敢于吃苦耐勞、埋頭苦干，甘為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)自己的一切。二要注重提升檔案專業(yè)能力。加強對檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理意識培訓(xùn)，使檔案管理者能夠適應(yīng)檔案管理科學(xué)化的要求。加強檔案人員業(yè)務(wù)建設(shè)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)能力。選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專（兼）職檔案管理員，運用現(xiàn)代化的管理知識和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上時代發(fā)展步伐，更好地為學(xué)校教育教學(xué)、科研和其他工作提供服務(wù)。

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［3］ 李麗玉.對國有林區(qū)森林資源檔案規(guī)范化管理的思考［J］.內(nèi)蒙古林業(yè)調(diào)查設(shè)計，2017（2）.