縣級圖書館檔案工作的問題及對策
——以新昌縣圖書館為例

王新利

（新昌縣圖書館）

圖書館是知識、信息、資源的中心，在全面建成小康社會中發(fā)揮著越來越重要的作用?？h級圖書館是我國圖書館體系中的重要組成部分，起著承上啟下的作用。圖書館檔案工作是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，具有重要的支撐作用。筆者以新昌縣圖書館（以下簡稱我館）檔案管理工作為例，談?wù)効h級圖書館檔案管理工作存在的主要問題，并提出對策建議。

一、縣級圖書館檔案工作存在的主要問題

（一）對檔案工作思想上不重視

縣級圖書館都比較重視圖書業(yè)務(wù)的管理，強(qiáng)調(diào)窗口一線對讀者的服務(wù)工作，著重于借還、閱覽及一些拓展延伸的講座、展覽等工作。由于檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，不少圖書館對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，沒有形成共識。就我館來說，檔案管理工作沒有列入工作規(guī)劃、年度計(jì)劃，檔案室面積狹窄，投入不足，檔案設(shè)施設(shè)備配置未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

（二）檔案資料收集不完整

一些該歸檔的文件材料沒有及時(shí)上交檔案室，存在流失現(xiàn)象。有些材料在當(dāng)年該收集時(shí)沒有出現(xiàn)，但若干年后卻又出現(xiàn)了，歸檔收集很不規(guī)范。檔案人員發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整去催討時(shí)，能積極配合的不多。檔案收集不完整，直接導(dǎo)致若干年后隨著館內(nèi)人員的流動，一些資料無處可尋，一些檔案無處可查。

（三）檔案查閱利用不規(guī)范

縣級圖書館檔案工作人員往往都是兼職，只提供一些最基本的檔案收集、整理、歸檔及查閱服務(wù)，對檔案的深度開發(fā)不夠，檔案價(jià)值得不到充分發(fā)揮。我館檔案查閱借用管理不夠規(guī)范。檔案員有時(shí)忙不過來，就讓查閱人員自行查找，也無須辦理登記手續(xù)。有一次，我館工作人員因工作需要，外借了檔案室的人事合同檔案去社保局辦事，很長時(shí)間沒歸還檔案室，兼職檔案員多次催還也沒有著落。后來檔案在社保局找到了，也沒有追究借用人的責(zé)任。

（四）檔案信息化相對滯后

檔案信息化滯后于圖書事業(yè)發(fā)展。從我館現(xiàn)有的檔案管理來說，沒有數(shù)字檔案室，紙質(zhì)檔案也基本沒有數(shù)字化，利用時(shí)只能按年逐項(xiàng)查找。館里有重大項(xiàng)目需各部門分工合作時(shí)，即使查閱相同的檔案資料，由于分工不同，人員也只能排隊(duì)查閱，煩瑣不方便。而且查閱好之后，檔案員還要檢查檔案的排列次序位置有沒有被打亂，頁數(shù)有沒有缺少。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足圖書事業(yè)發(fā)展的需求。

（五）檔案人員業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)

縣級圖書館往往重視圖書專業(yè)知識教育及繼續(xù)教育，檔案人員的專業(yè)知識教育及繼續(xù)教育沒有保證，有些基層館檔案人員甚至僅憑以往檔案人員口頭相傳就上崗，連歸檔立卷的基本規(guī)范都難以保證。檔案人員專業(yè)能力不高制約了圖書館檔案工作整體水平的提高。

二、優(yōu)化措施與建議

（一）強(qiáng)化全員檔案意識

圖書館檔案全面、系統(tǒng)、真實(shí)記錄了圖書館在各個歷史時(shí)期的工作，是圖書館各部門開展工作的依據(jù)和參考，是上級部門考核圖書館工作業(yè)績的可靠依據(jù)，是國家對圖書館評估定級的重要依據(jù)，完整的檔案可以為圖書館建設(shè)和管理提供系統(tǒng)的查考借鑒，發(fā)揮重要的支撐作用。圖書館應(yīng)把檔案同圖書資料一樣都作為寶貴的信息資源，思想上高度重視，將檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，納入考核內(nèi)容，增強(qiáng)全員檔案意識，齊心協(xié)力做好檔案工作。單位的領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”要重視檔案工作，了解掌握檔案工作現(xiàn)狀，及時(shí)幫助解決存在的困難和問題。加大投入，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配備檔案館（庫）和設(shè)施設(shè)備。

（二）加強(qiáng)檔案收集管理

加強(qiáng)制度建設(shè)，制定《圖書館文件材料收集范圍和檔案保管期限表》等比較完善的制度，對檔案的收、管、用等各環(huán)節(jié)做出明確規(guī)定，用制度來保障檔案收集齊全完整。建立健全檔案收集機(jī)制，嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和時(shí)限收集、整理和移交檔案。強(qiáng)化制度落實(shí)，對不嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，造成檔案丟失損毀的，要按照規(guī)定嚴(yán)肅處理。拿我館來說，在已有的《新昌縣圖書館文件材料收集范圍和檔案保管期限表》的基礎(chǔ)上，要嚴(yán)格按制度執(zhí)行落實(shí)。圖書館設(shè)專職檔案員，各部室可設(shè)兼職檔案員，每年的材料由熟悉各部室情況的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集完整，在規(guī)定的時(shí)間上交館檔案室統(tǒng)一保管。如設(shè)置“圖書館副館長—檔案室專職檔案員—部門兼職檔案員”的分級管理責(zé)任制，責(zé)任到人，層層負(fù)責(zé)，增強(qiáng)檔案收集力量，做到應(yīng)收盡收。

（三）積極推進(jìn)檔案利用

一要加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，深入挖掘館藏特色資源，彰顯檔案利用價(jià)值。如拿我館來說，尉健行同志將藏書捐贈家鄉(xiāng)圖書館，如何收藏好、使用好尉健行同志捐贈的藏書檔案就是檔案的開發(fā)利用工作。我館將把這批藏書納入圖書館公共資源，特設(shè)捐贈專柜安排存放在地方文獻(xiàn)部，組織專家學(xué)者深入研讀，引導(dǎo)廣大市民廣泛閱讀，使市民從中汲取精神食糧，塑造優(yōu)秀道德品格，將尉老的寶貴精神財(cái)富轉(zhuǎn)化為推動新昌發(fā)展的強(qiáng)大力量。讓新昌人民繼承尉老的遺志，把握形勢，搶抓機(jī)遇，力爭把新昌建設(shè)得更好。二要規(guī)范檔案借閱利用。我館現(xiàn)在進(jìn)檔案室查閱需辦理登記手續(xù)，外借則需根據(jù)檔案的重要性由負(fù)責(zé)檔案工作的副館長簽字批準(zhǔn)，辦理借用手續(xù)以后才能夠借出檔案室，在歸還時(shí)要進(jìn)行檢查核對。此舉提高了外借人員的檔案責(zé)任心，有力保障了檔案資料的完整性。

（四）加快檔案信息化建設(shè)

成立館檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，館長為組長，由主管檔案的副館長、信息部主管領(lǐng)導(dǎo)、信息技術(shù)人員、檔案人員等組成，制定工作計(jì)劃，明確職責(zé)分工，有序科學(xué)推進(jìn)。一要加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化步伐，可采取政府購買服務(wù)的形式，通過服務(wù)外包加快進(jìn)程，要注意數(shù)字化過程中的安全和質(zhì)量問題。二要加快建立數(shù)字檔案室。作為縣級圖書館，要緊跟《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》的時(shí)代步伐，加快建立數(shù)字檔案室，積極創(chuàng)建示范或規(guī)范化數(shù)字檔案室，為檔案管理現(xiàn)代化提供平臺支撐，為群眾提供方便快捷的檔案共享利用服務(wù)。三要促進(jìn)檔案信息化和圖書館信息化融合發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，提供全方位的信息化服務(wù)是圖書館工作的趨勢，圖書館檔案是為圖書館工作服務(wù)的，檔案的信息化是信息社會圖書館工作的需要，要積極推進(jìn)平臺、數(shù)據(jù)等的整合，提高服務(wù)利用效率。

（五）著力提升業(yè)務(wù)能力

加大對圖書館檔案人員的培訓(xùn)力度。保證檔案工作人員繼續(xù)教育，進(jìn)行圖書館檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，增進(jìn)同行交流，提升圖書館檔案工作者專業(yè)水平。圖書館檔案工作人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識，廣學(xué)能提高工作能力的知識，學(xué)些與人溝通的方法，全面提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。要逐步解決當(dāng)前縣級圖書館檔案人員不足的問題，使圖書館檔案工作人員配備與圖書館檔案工作需要相匹配。

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