開發(fā)區(qū)檔案工作存在的問題及對策
——以衢江經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)為例

謝紅娟

（衢江經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會）

開發(fā)區(qū)檔案是開發(fā)區(qū)的無形資產(chǎn)和不可再生的寶貴財富，是國家檔案體系的重要組成部分。加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作并提高其管理水平，能有效提升開發(fā)區(qū)服務(wù)效能，對政府科學(xué)決策、開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、職工維權(quán)保障，以及應(yīng)對突發(fā)事件等具有十分重要的作用。

一、存在的問題

衢江經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)創(chuàng)建于1991年，是省政府批準(zhǔn)設(shè)立的省級經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，現(xiàn)規(guī)劃總面積29平方千米，其中建成區(qū)13.5平方千米，東拓區(qū)總規(guī)劃面積15.5平方千米，現(xiàn)有正常生產(chǎn)企業(yè)382家，其中規(guī)上企業(yè)76家。 衢江經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)下屬有6個事業(yè)單位，2個廠（污水處理廠、自來水廠），3個公司。開發(fā)區(qū)要持續(xù)發(fā)展，檔案管理是新的內(nèi)動力。檔案管理工作是開發(fā)區(qū)職能工作中的一項重要的基礎(chǔ)工作。就目前情況而言，開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，開發(fā)區(qū)檔案工作也受到有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)的重視，但是從開發(fā)區(qū)檔案管理工作實際來看，還普遍存在以下幾個方面的問題：

（一）重視程度還不夠

衢江開發(fā)區(qū)成立26年以來，已經(jīng)更換了10位主要領(lǐng)導(dǎo)。開發(fā)區(qū)是衢江區(qū)政府的派駐機(jī)構(gòu)，也成了區(qū)委培養(yǎng)副處領(lǐng)導(dǎo)的主要基地，平均每三年就要更換主要領(lǐng)導(dǎo)，再加上開發(fā)區(qū)是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，以招商服務(wù)、項目建設(shè)為基礎(chǔ)的，作為軟實力的檔案工作經(jīng)常會被領(lǐng)導(dǎo)忽略，主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作意識的淡薄，直接影響到其他工作人員的對檔案工作的重視程度，影響了檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）管理制度不健全

一是沒有針對相應(yīng)載體檔案出臺相應(yīng)管理制度。二是檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和每個科室的具體檔案員職責(zé)不清晰，分工不明確。三是檔案存放比較分散，未建立統(tǒng)一保管的綜合檔案室，基本是各個科室各自為政，特別是有些基建檔案還存放在具體辦理項目的業(yè)務(wù)人員手中。四是規(guī)范化程度不高，除了文書檔案、會計檔案經(jīng)過整理較為規(guī)范外，其余檔案沒有確定保管期限，也沒有編制必要的檢索工具。

（三）管理人員不穩(wěn)定

近幾年，隨著衢江開發(fā)區(qū)的快速發(fā)展，形成了大量的寶貴資料。目前開發(fā)區(qū)只有1個專職檔案員，8個兼職檔案員，基于現(xiàn)狀，兼職基本就是掛名。檔案管理人員的不足已難以適應(yīng)新形勢下發(fā)展的需要，是導(dǎo)致檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和穩(wěn)定性的根本原因。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是人員的流動性大。由于兼職檔案員一般都是由各部門指定，人員經(jīng)常換崗、調(diào)動，因此檔案管理員對業(yè)務(wù)流程始終處于不熟悉狀態(tài)，收集材料不齊全，導(dǎo)致檔案歸檔極不及時。二是人員職責(zé)存在雙重性。兼職檔案員工作職責(zé)的雙重性即兼職檔案員在做好本職工作的同時再兼檔案工作。因此，如果沒有有效的考核及考評制度，兼職檔案員的責(zé)任心和工作積極性必定受到影響。三是兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。長期以來檔案質(zhì)量粗糙、檔案價值不高的主要原因就是檔案管理專職人員不夠，兼職檔案員大多是非專業(yè)出身，既沒有參加過正規(guī)檔案工作培訓(xùn)，對檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、歷史意義等的認(rèn)識也不到位，難以集中精力開展檔案業(yè)務(wù)工作。

二、加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保障工作開展

開發(fā)區(qū)管委會黨委應(yīng)將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，提高開發(fā)區(qū)檔案規(guī)范化管理水平。每年定期對檔案工作進(jìn)行專題研究，對各項檔案制度的落實情況進(jìn)行督查，監(jiān)督指導(dǎo)開發(fā)區(qū)各科室文件材料的收集、整理和歸檔工作。加大投入，解決開發(fā)區(qū)檔案工作的人員、庫房、設(shè)備不足問題，使檔案工作適應(yīng)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展需要。

（二）加大宣傳，增強(qiáng)檔案意識

加大檔案宣傳力度，通過形式多樣的檔案法治宣傳教育活動，有針對性的檔案業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)規(guī)范的學(xué)習(xí)宣傳活動等，提高宣傳質(zhì)量、效率和服務(wù)水平。發(fā)揮宣傳工作的職能作用，使宣傳模式不斷創(chuàng)新，使宣傳渠道更為拓展，使宣傳形式豐富多樣，使宣傳氛圍更加濃厚。不斷提高檔案工作的社會認(rèn)知度，力爭檔案工作延伸到哪兒，檔案宣傳工作就做到哪兒，切實增強(qiáng)全員檔案意識和法治觀念。

（三）完善制度，提高規(guī)范化水平

建立健全檔案工作各項制度，保證全區(qū)檔案工作有章可循。我們開發(fā)區(qū)制定了《開發(fā)區(qū)文書立卷歸檔業(yè)務(wù)規(guī)范》《開發(fā)區(qū)區(qū)域城建檔案管理辦法》《開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案工作暫行規(guī)定》等規(guī)章制度。將檔案工作納入各級部門的年度工作考核體系中，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的考核，對做出顯著成績的檔案工作人員給予獎勵，切實提高檔案工作的地位。

（四）建立檔案室，實行集中管理

建立綜合檔案室，實現(xiàn)各種門類載體檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整齊全。同時，明確綜合檔案室各項職責(zé)，積極對接相關(guān)科室，對開發(fā)區(qū)各職能部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，引導(dǎo)各部門檔案員高度重視檔案工作，維護(hù)檔案的完整與安全。檢查督促所屬企事業(yè)單位貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強(qiáng)檔案工作并做好檔案開發(fā)利用工作。

（五）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

通過“走出去、請進(jìn)來”的方式，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。動員兼職檔案人員積極參加上級部門組織的檔案崗位培訓(xùn)，也可通過單位定期聘請檔案專家講解檔案知識，為檔案人員提供互相學(xué)習(xí)交流的平臺，從而提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案人員的歸屬感與責(zé)任感，樹立法治意識，弘揚(yáng)職業(yè)精神，提高綜合素質(zhì)。

（六）圍繞中心，提升服務(wù)效能

檔案工作的永恒的主題就是圍繞中心、服務(wù)大局。開發(fā)區(qū)建設(shè)的發(fā)展決定了開發(fā)區(qū)檔案的形成范圍廣、門類多、更新速度快等特點(diǎn)，開發(fā)區(qū)檔案室承擔(dān)著開發(fā)區(qū)檔案工作與建設(shè)同步發(fā)展的重任。要加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案信息資源開發(fā)利用，讓開發(fā)區(qū)檔案室成為開發(fā)區(qū)現(xiàn)行政務(wù)信息的集藏地和利用中心。