對(duì)撤銷、合并學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考

董 艷

（舟山市定海區(qū)教育局）

自1999年6月，國(guó)家深化教育改革，全面推進(jìn)素質(zhì)教育，提出“農(nóng)村學(xué)校從現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，更應(yīng)優(yōu)化結(jié)構(gòu)，調(diào)整布局，適度集中辦學(xué)，加速改革發(fā)展”，直到2012年9月，發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范農(nóng)村義務(wù)教育學(xué)校布局調(diào)整的意見》明確堅(jiān)決制止盲目撤并農(nóng)村義務(wù)教育學(xué)校，暫停學(xué)校撤并，在這十余年之間，有大量的學(xué)校被撤銷、合并?！掇r(nóng)村教育布局調(diào)整十年評(píng)價(jià)報(bào)告》顯示，2000年到2010年，在我國(guó)農(nóng)村，平均每一天就要消失63所小學(xué)、30個(gè)教學(xué)點(diǎn)、3所初中，幾乎每過(guò)一小時(shí)，就要消失4所農(nóng)村學(xué)校。在這樣的大背景下，被撤銷、合并學(xué)校的大量檔案是否得到妥善處理保管，是否會(huì)影響后期對(duì)其的使用呢？經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)被撤銷、合并學(xué)校的檔案存在多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多的現(xiàn)象；有些接收學(xué)校沒(méi)有專門的檔案室，不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，接受后的檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管。一面是社會(huì)對(duì)檔案的利用需求日益增大，一面是檔案保管的混亂嚴(yán)重影響著對(duì)其的使用，加強(qiáng)對(duì)撤銷、合并學(xué)校的檔案管理迫在眉睫。

一、撤銷、合并學(xué)校檔案管理的原則

撤銷、合并過(guò)程中檔案的處置工作是反映學(xué)校變動(dòng)的一項(xiàng)重要工作，要與學(xué)校撤銷、合并交接工作同步進(jìn)行。教育行政部門牽頭，各級(jí)檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校撤并中的檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，同時(shí)要成立學(xué)校撤銷、合并檔案處置小組，由教育部門檔案工作負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案處置工作，研究處理有關(guān)重要工作。對(duì)撤銷、合并的學(xué)校檔案進(jìn)行有效的管理，提高檔案的使用效果，必須要明確：一是不管人員如何變動(dòng)，檔案工作必須有人做；二是根據(jù)全宗變動(dòng)原則，明確這些學(xué)校檔案的歸屬；三是要明確這些學(xué)校檔案工作的主管部門。

加強(qiáng)對(duì)撤銷合并學(xué)校的檔案管理，應(yīng)該遵循以下原則：

（一）維護(hù)國(guó)家安全，保守國(guó)家機(jī)密，防止檔案流失

維護(hù)檔案的安全和完整，是對(duì)撤銷、合并學(xué)校檔案管理工作的最基本要求。在數(shù)量上要求將所有具有保存價(jià)值的檔案收集完整，以防流失；在質(zhì)量上要將收集起來(lái)的檔案按照其內(nèi)在聯(lián)系，系統(tǒng)地整理，組成有機(jī)整體。確保檔案的安全，在檔案管理特別是在檔案交接過(guò)程中，要采取保密措施，避免檔案機(jī)密泄露。

（二）區(qū)別情況，依法、合理處置

學(xué)校檔案是廣大教師在長(zhǎng)期的教育教學(xué)、學(xué)校管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，它全面反映學(xué)校的職能活動(dòng)，保證學(xué)校檔案在撤銷、合并的過(guò)程中能夠詳實(shí)地保存，檔案人員必須樹立正確的保密觀念，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性、完整性，對(duì)檔案違法追究法律責(zé)任。

（三）便于檔案的保管和對(duì)其有效利用

檔案工作為社會(huì)各方面服務(wù)，便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的所在。學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，在學(xué)校檔案交接過(guò)程中，要采取有效手段，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，避免檔案實(shí)體遭受損毀，維護(hù)學(xué)校檔案的完整和安全，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)大眾。

二、撤銷、合并學(xué)校檔案分類處置的方法

（一）教師檔案的處置方法

教師檔案包括教師人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案。教師人事檔案是教師個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，主要反映個(gè)人的生平、經(jīng)歷、政治態(tài)度、工作表現(xiàn)、職稱等情況，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力及工作情況的反映。教師業(yè)務(wù)檔案是教師在教學(xué)和科研工作中形成的，側(cè)重于對(duì)個(gè)人學(xué)識(shí)水平、科研成果、業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄，是對(duì)人事檔案的具體補(bǔ)充，是對(duì)教師教書育人默默無(wú)聞的辛勤勞動(dòng)和創(chuàng)造的一種記錄和尊重，使其不至于成為過(guò)眼云煙。在學(xué)校撤銷、合并中，教師的人事檔案和業(yè)務(wù)檔案應(yīng)區(qū)分管理。教師的人事檔案交由教育主管部門歸教師人事檔案統(tǒng)一保管；教師業(yè)務(wù)檔案特別是學(xué)校那些名教師和學(xué)科帶頭人形成的教案、講義手稿、課程教學(xué)材料等，可采取復(fù)制的方式，將原件歸檔，復(fù)印件留教師自己保存，特別是手稿，因?yàn)殡S著電腦技術(shù)的廣泛深入應(yīng)用，今后教師手稿等原始材料將更加珍貴，在學(xué)校撤銷、合并過(guò)程中以“檔隨人走”原則，撤并后教師到哪所學(xué)校任教，教師的業(yè)務(wù)檔案歸哪所學(xué)校檔案室繼續(xù)收集保管。

（二）學(xué)生檔案的處置方法

學(xué)生是學(xué)校的主體，學(xué)生檔案也是學(xué)校檔案的構(gòu)成要素，是學(xué)生在校就讀期間成長(zhǎng)經(jīng)歷的歷史記錄，在校生或畢業(yè)生因出國(guó)、就業(yè)、升遷等個(gè)人情況變動(dòng)利用其學(xué)生檔案的已越來(lái)越多，因此要做好學(xué)生檔案的收集保管工作，提高檔案的使用率，對(duì)辦學(xué)的歷史積淀、擴(kuò)大學(xué)校知名度、服務(wù)大眾都具有深遠(yuǎn)意義。學(xué)生檔案主要由兩部分組成，一部分是隨學(xué)生入校及畢業(yè)的人事檔案。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，這部分是隨學(xué)生入學(xué)轉(zhuǎn)來(lái)的高中階段的學(xué)生檔案，主要記載了學(xué)生個(gè)人的情況，學(xué)生錄取后，由招生部門轉(zhuǎn)到學(xué)生部門代存保管，學(xué)生在校期間，還將增加學(xué)生登記表、在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)表、實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)生登記表等，高等學(xué)校待學(xué)生畢業(yè)后，隨學(xué)生畢業(yè)后的去向，由學(xué)生檔案管理職能部門統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞到其工作單位，如學(xué)校撤并發(fā)生在學(xué)生就讀期間，隨學(xué)生轉(zhuǎn)入合并學(xué)校的檔案管理職能部門繼續(xù)收集積累，待畢業(yè)時(shí)再統(tǒng)一投遞。另一部分是由學(xué)生入學(xué)后的幾年學(xué)習(xí)期間相繼建立和積累起來(lái)的學(xué)籍檔案，主要包括入學(xué)登記表，學(xué)生學(xué)籍卡，學(xué)生成績(jī)冊(cè)，學(xué)生在校期間學(xué)籍異動(dòng)、變更材料，學(xué)生在校期間獎(jiǎng)懲情況等，學(xué)籍檔案一般以班級(jí)為單位整理，畢業(yè)后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管，學(xué)校發(fā)生撤銷、合并后，學(xué)籍檔案應(yīng)由接收檔案管理部門做永久保存。

（三）教學(xué)檔案的處置方法

教學(xué)檔案是各級(jí)各類學(xué)校在組織教育教學(xué)環(huán)節(jié)和過(guò)程中形成的具有考查利用價(jià)值的文件材料。教學(xué)檔案基于教學(xué)教育業(yè)務(wù)活動(dòng)，是具有學(xué)校特色的專門檔案，是改進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，對(duì)于每一所學(xué)校來(lái)說(shuō)，其教學(xué)檔案無(wú)疑具有獨(dú)一無(wú)二的價(jià)值，因此，教學(xué)檔案理所應(yīng)當(dāng)處于學(xué)校全部檔案的主體地位。教學(xué)檔案包括上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；教學(xué)改革、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)和課程設(shè)置的教學(xué)文件；學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度；教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)；教學(xué)課程表，教學(xué)考評(píng)等教學(xué)管理材料；教學(xué)計(jì)劃、試卷、自編、主編教材或其他具有保存價(jià)值的自編參考資料等。采取機(jī)構(gòu)—年度—問(wèn)題的分類方法，根據(jù)教學(xué)文件材料的內(nèi)容所反映的問(wèn)題立卷，在學(xué)校撤銷、合并后集中移交，應(yīng)作為一個(gè)整體保管，不與主體學(xué)校的教學(xué)檔案混淆。

（四）實(shí)物檔案的處置方法

隨著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的各種榮譽(yù)增多，它們以實(shí)物載體形式存在著，從學(xué)校歷史的角度說(shuō)，凡是記錄學(xué)校發(fā)展的有價(jià)值有個(gè)性的實(shí)物都可以列為學(xué)校的藏品。學(xué)校實(shí)物檔案包括學(xué)校各項(xiàng)工作受到政府部門等獎(jiǎng)勵(lì)，或師生參加各級(jí)各類競(jìng)賽，以及優(yōu)秀學(xué)生、模范人物受到政府或社會(huì)群眾（團(tuán)體）表彰獲得區(qū)級(jí)（含區(qū)級(jí)）以上的榮譽(yù)證明、獎(jiǎng)品；通過(guò)評(píng)估、科研等獲得代表和體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平和能力的見證物；本校舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有紀(jì)念意義的憑證性實(shí)物；學(xué)校在公務(wù)活動(dòng)中接受的各種禮品和贈(zèng)品等等。實(shí)物檔案的載體不同，形態(tài)各異，給交接工作也帶來(lái)一定的難度。撤銷學(xué)校在交接前要做好登記造冊(cè)、分類編號(hào)、清潔、標(biāo)識(shí)等工作，合并學(xué)校接收實(shí)物檔案要做好存放保管工作，有條件的學(xué)校制作專門的玻璃柜或陳列柜，按照其實(shí)物大小的合適尺寸，將獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、禮品等實(shí)物放入陳列柜中保存，若是條件不允許，可采用檔案盒或其他適當(dāng)?shù)暮凶幼鳛榇娣叛b具入柜保存，在排放時(shí)注意將標(biāo)識(shí)標(biāo)簽置于上側(cè)，以便利用時(shí)能面對(duì)標(biāo)識(shí)很快地找到所需要的實(shí)物。

（五）印章檔案的處置方法

在學(xué)校的撤銷、合并調(diào)整工作完成后，有一項(xiàng)工作往往被忽視了，那就是被撤銷、合并學(xué)校的印章歸檔問(wèn)題。已撤銷的學(xué)校在以往工作中都留下了許多反映歷史沿革的印章。印章是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)、單位法人的象征，在現(xiàn)行職能活動(dòng)中發(fā)揮著十分重要的作用，一旦組織、機(jī)構(gòu)或團(tuán)體的使命終結(jié)，其原使用過(guò)的印章也隨之轉(zhuǎn)化為一種實(shí)物的檔案，成為一個(gè)組織、機(jī)構(gòu)或單位歷史的物證。在學(xué)校撤銷、合并后應(yīng)對(duì)原有學(xué)校、機(jī)構(gòu)、團(tuán)體的印章進(jìn)行一次全面的回收清理，與被撤銷學(xué)校的檔案一并向有關(guān)檔案部門移交。印章檔案在登記、清潔、整理等一系列的歸檔準(zhǔn)備做完后，有一個(gè)保管裝具的存放問(wèn)題。在目前還沒(méi)有適宜的規(guī)范現(xiàn)成的裝具的情況下，需要事先制作一個(gè)略高于印章的裝具盒，或者也可以利用某些商品的包裝盒替代，對(duì)包裝盒進(jìn)行必要的加工：事先按盒子的大小制作一塊厚1厘米左右的模板，在模板上鉆出略大于印章直徑的圓孔，將這塊模板平放進(jìn)盒內(nèi)，然后將印章分別按順序垂直放置在每個(gè)空洞孔中，印章一孔一印。這樣既使印章保持相對(duì)固定位置，也便于查找，取放自如。

（六）其他檔案的處置方法

學(xué)校基建檔案隨其實(shí)體歸屬。學(xué)校原有校舍、學(xué)校設(shè)備儀器現(xiàn)歸哪家單位使用，其房地產(chǎn)基建等檔案歸屬使用單位做永久保存。學(xué)校在撤銷、合并之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。原學(xué)校撤銷的，經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。學(xué)校合并后原學(xué)校撤銷的或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

三、學(xué)校撤銷、合并中的檔案處置應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）檔案交接雙方要明確工作責(zé)任

對(duì)于移交一方來(lái)說(shuō)，需要做的工作主要有：一是清點(diǎn)。檔案交接前，撤并移交一方檔案部門的人員應(yīng)對(duì)所有檔案資料進(jìn)行一次全面的清理、統(tǒng)計(jì)。在移交前，應(yīng)做好整理清點(diǎn)工作，編制好相應(yīng)資料的目錄，保證所移交檔案的完整系統(tǒng)，避免因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)造成檔案的散失。二是督還。對(duì)借出的檔案資料要負(fù)責(zé)追回，保證移交檔案的完整，任何單位和個(gè)人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案。三是造冊(cè)。編造好移交清冊(cè)，準(zhǔn)備好交接所需的文據(jù)。

對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，應(yīng)做好以下準(zhǔn)備：一是庫(kù)房準(zhǔn)備。對(duì)于決定集中存放合并檔案的學(xué)校，應(yīng)明確庫(kù)房地點(diǎn)或騰出庫(kù)房位置，在正式交接前做好檔案的存放準(zhǔn)備。二是安全保障。對(duì)所接收的檔案需要從一個(gè)校區(qū)遷移到另一個(gè)校區(qū)保管的，需要做好相應(yīng)的搬遷人力、車輛、安全防護(hù)安排。三是監(jiān)督管理。檔案交接前，將檔案處置工作的計(jì)劃或預(yù)案報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案局或教育主管部門備案。

（二）保持原檔案全宗的完整

盡管學(xué)校撤并，但是被撤銷、合并學(xué)校的檔案是一個(gè)客觀的不可分割的整體。為了防止失散，不管什么單位接收撤并學(xué)校的檔案都應(yīng)該保持檔案的完整性，不得以任何理由、任何方式將檔案分散保管。當(dāng)學(xué)校發(fā)生撤銷或合并重組等變更時(shí)，應(yīng)區(qū)別不同的情況對(duì)檔案進(jìn)行妥善處理。

第一種情況：如果一所學(xué)校并入另一所學(xué)校，其檔案材料一般是帶入主體學(xué)校。

第二種情況：由幾所學(xué)校合并為一所新的學(xué)校時(shí)，其檔案材料仍以原各自的全宗為單位由新學(xué)校接收并保管或向檔案局移交。

第三種情況：當(dāng)撤銷學(xué)校只能被分別劃歸幾個(gè)不同單位時(shí)，其檔案材料應(yīng)作為一個(gè)整體移交檔案館，或根據(jù)實(shí)際需要由其中一個(gè)單位將檔案完整接收，代為保管。

總之，檔案是一所學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄，學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)等各項(xiàng)工作情況都在檔案中體現(xiàn)。在這種調(diào)整撤并的特殊時(shí)期，我們要保護(hù)各校辦學(xué)中積累下來(lái)的珍貴檔案材料，對(duì)檔案的處置應(yīng)予以認(rèn)真處理，慎重做好檔案材料的工作。