淺談大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案工作

易麗珍

摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來給各行各業(yè)的數(shù)據(jù)管理工作都帶來了很大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)想要做好檔案工作就必須利用大數(shù)據(jù)時代帶來的便利優(yōu)勢，采取科學(xué)的措施減少大數(shù)據(jù)時代帶來的不利影響。文章對大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案工作帶來的影響和在大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)做好檔案工作的策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)管理；檔案工作；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；檔案管理 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G272 文章編號：1009-2374（2016）35-0220-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.108

大數(shù)據(jù)時代是一個數(shù)據(jù)信息新時代，它是隨著大規(guī)模數(shù)據(jù)海量級的增長而出現(xiàn)的。大數(shù)據(jù)時代的到來對企業(yè)檔案工作提出了新的要求。企業(yè)想要在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案工作，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔理工作理念，利用大數(shù)據(jù)時代的資源和力量，在檔案管理的過程中建立大檔案，實現(xiàn)大服務(wù)。在檔案管理的工作中，企業(yè)要重視大數(shù)據(jù)時代的需求，努力把檔案管理工作向著社會化、多元化、開放性、先進(jìn)性的方向發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)檔案工作的影響

1.1 在檔案管理工作中為電子文件的鑒定和索引提供了便利

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的電子文件管理的難度系數(shù)不斷的增加。這主要是因為，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作中的電子文件數(shù)量的增長速度不斷加快，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理的過程中無力對每一本文件都進(jìn)行閱讀。但是在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)具有強大的功能，可以為企業(yè)的電子文件的管理提供相當(dāng)大的便利。比如，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)企業(yè)可以在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，以便于收集數(shù)據(jù)形成龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以為機器生成海量的數(shù)據(jù)建立索引，把數(shù)據(jù)整理成可以搜索的鏈接，這樣就在很大程度上為電子文件的管理提供了便利。此外，在企業(yè)的檔案管理工作中通過大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和挖掘，這樣就使得企業(yè)在檔案管理中面對復(fù)雜數(shù)據(jù)的分析能力得到很大程度的提高。

1.2 幫助企業(yè)處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)中的三種主要類型。其中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型在數(shù)據(jù)類型中占有很大的比重，在整體上，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能夠占到大數(shù)據(jù)量的75%以上。在企業(yè)的檔案工作中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理一直是其中的難題。

在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)上具有很大的優(yōu)勢，能夠很好地幫助企業(yè)解決處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的難題。比如，企業(yè)在檔案工作中運用SQL技術(shù)不僅可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，還可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在運用SQL處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的過程中，企業(yè)不會遇到元數(shù)據(jù)管理的難題。

1.3 為數(shù)據(jù)儲存提供了更大的空間

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作中，隨著數(shù)據(jù)量的增多，容易遇到不能繼續(xù)向數(shù)據(jù)庫添加新的檔案數(shù)據(jù)的情況。造成這種現(xiàn)象的原因主要是企業(yè)的數(shù)據(jù)庫的容量已經(jīng)達(dá)到上限，企業(yè)解決這種問題的辦法一般是通過蓋大樓和蓋機房的方式。這種方式在解決數(shù)據(jù)存儲的問題的時候會在很大程度上增加企業(yè)檔案管理工作中的成本費用，不是企業(yè)解決數(shù)據(jù)存儲問題的最佳辦法。對于企業(yè)來說要更好地解決數(shù)據(jù)存儲問題就必須優(yōu)化存儲、提高效率、節(jié)約成本。在計算機領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，在解決海量數(shù)據(jù)的問題上具有很強的優(yōu)勢。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的時候可以借鑒大數(shù)據(jù)技術(shù)來解決本企業(yè)所面臨的數(shù)據(jù)存儲解決問題。

2 大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案管理工作帶來的

挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)帶來的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在三個方面：（1）給信息資源建設(shè)帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容只是對紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，管理的工作相對比較簡單。在大數(shù)據(jù)時代，檔案文件不斷增多，只對紙質(zhì)文件進(jìn)行管理已經(jīng)不能繼續(xù)滿足企業(yè)檔案管理的需求；（2）給檔案管理技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)檔案管理的需求。大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)的檔案管理工作需要采用云計算等新的技術(shù)對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分布式存儲和檢查；

（3）給檔案信息服務(wù)帶來的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息不再是匱乏的，而是變成了泛濫的。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中，只有從海量的數(shù)據(jù)中查詢到所需要的檔案信息，才能提供更好的檔案信息服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)做好檔案工作的策略

3.1 正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作

大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)要從三個方面重新認(rèn)識檔案工作：（1）在檔案管理的過程中樹立大檔案的意識。大檔案意識的主要內(nèi)容是對檔案的定義，在一般的檔案內(nèi)容定義上，只是把特有的資料定義為檔案，但是在大檔案意識中，企業(yè)要把一切具有利用價值的信息記錄都視為檔案；（2）改變檔案存儲觀念。在傳統(tǒng)的檔案存儲觀念中，檔案的存儲就是把檔案存放到檔案館。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案產(chǎn)生方式和存儲使用方式都有了很大的改變，如果就遵照傳統(tǒng)的檔案存儲觀念進(jìn)行檔案存儲和管理就會給檔案管理帶來很大的不利影響。在大數(shù)據(jù)背景下對檔案的采集、截取不一定全部都要下載到檔案館的電腦中，而是可以把檔案存儲在各個節(jié)點的計算機、通訊設(shè)備、資料櫥柜當(dāng)中，只要在對檔案進(jìn)行檢索和利用時能夠及時的找到對應(yīng)的檔案，就可以把存儲的數(shù)據(jù)當(dāng)作檔案的一部分；（3）檔案整理方式的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時代，檔案中的數(shù)據(jù)量過于龐大，根據(jù)企業(yè)的檔案管理的技術(shù)手段和管理人員的知識水平很難對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。因此，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中沒有必要繼續(xù)按照現(xiàn)有的檔案分類規(guī)則對檔案進(jìn)行整理。

3.2 建立新的檔案收集體系

檔案的收集在企業(yè)檔案管理工作中占據(jù)著基礎(chǔ)性的位置。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)檔案的來源不斷的拓寬。在檔案管理的過程中，檔案管理人員在收集檔案的時候不能繼續(xù)像在傳統(tǒng)的檔案收集中那樣機械、被動收集，而是要深入到企業(yè)生產(chǎn)的一線宣傳檔案的重要價值和了解企業(yè)生產(chǎn)中各個環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)。比如，檔案管理人員在檔案收集的過程中，應(yīng)該對企業(yè)重點部門的計算機數(shù)據(jù)、操作人員的基本情況有所了解，通過對計算機內(nèi)的信息存儲情況的搜索和分析能夠?qū)ζ髽I(yè)每天的生產(chǎn)信息量有所掌握。

3.3 拓寬檔案利用渠道

從根本上來看，企業(yè)的檔案管理工作是為檔案的利用進(jìn)行服務(wù)的。因此，在大數(shù)據(jù)時代企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)該拓寬檔案的利用渠道，使檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的利用渠道主要是借閱者上門查檔，這種方式不適合大數(shù)據(jù)時代檔案開放性管理的要求。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)該利用企業(yè)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等形式主動向企業(yè)的管理者和生產(chǎn)者提供檔案信息。

這樣就能夠在檔案管理的過程中實現(xiàn)檔案管理者和檔案利用者雙方之間的互動，使檔案管理者能夠了解檔案使用者的需求，從中發(fā)掘出有價值的檔案信息，把有價值的檔案信息提供給檔案的需求者，這樣就能在檔案管理中讓數(shù)據(jù)活躍起來，讓信息流動起來，使檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來給企業(yè)的檔案工作帶來很大的影響，也對企業(yè)的檔案工作提出了新的要求。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)該重視大數(shù)據(jù)時代的影響，采取科學(xué)的措施對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，保證企業(yè)的檔案管理工作能夠跟得上大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：秦遜玉）