淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

徐 嘉

淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

徐 嘉

信息技術(shù)伴隨著教育改革的進(jìn)程，逐步地走入了檔案管理工作中，它以其強(qiáng)大的非技術(shù)性受到了廣大的工作人員的喜歡。他們把視聽(tīng)技術(shù)完美的結(jié)合在一起，使得現(xiàn)代的教學(xué)越來(lái)越科學(xué)化，同時(shí)也改變著現(xiàn)代教育的方方面面。在檔案管理工作過(guò)程中，我們把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，改變了以往我們繁雜的檔案管理的流程，減輕了我們的工作負(fù)擔(dān)，提高了我們工作的效率。本文分析了利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，并進(jìn)一步分析如何把現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，以及在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)該注意的問(wèn)題，希望給廣大師生提供幫助。

信息技術(shù) 語(yǔ)文教學(xué) 方法

1.信息時(shí)代下的檔案管理工作的基本內(nèi)容

1.1 信息時(shí)代下的檔案管理。在信息時(shí)代之下的檔案管理工作跟傳統(tǒng)的檔案管理工作是完全不同的，要求工作人員在工作中能夠熟練地掌握信息技術(shù)，這也需要由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)通過(guò)一系列的規(guī)劃和組織去進(jìn)行，需要工作人員在管理的過(guò)程中對(duì)信息進(jìn)行采集，整理，保存以及提供檔案信息服務(wù)等一系列的服務(wù)內(nèi)容。

1.2 信息時(shí)代下檔案管理的優(yōu)勢(shì)。我們知道，在以前的檔案管理工作中，工作人員在提交檔案的時(shí)候需要在上班的時(shí)候去提交，很多的部門在提交檔案的時(shí)候都要去檔案室，但是我們知道，檔案室的地方是有限的，管理人員也是有限的，很難在一個(gè)時(shí)間接受很多部門去提交檔案，因此也需要一個(gè)個(gè)去提交，這也大大的降低了各個(gè)部門提交檔案的效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的效率也大大的提高了，即使在下班時(shí)間，各個(gè)部門也可以把檔案提交上去。這種隨時(shí)隨地可以提交材料，方便了相應(yīng)工作的需要，也方便了工作人員在后期的整理中能夠正確而又及時(shí)的去處理這些信息。

1.3 信息時(shí)代下檔案管理應(yīng)該注意的問(wèn)題。在這種數(shù)字信息化的檔案管理方式是十分的方便的，在工作效率方面也有了提高的地方。但是這種技術(shù)也處于發(fā)展初期，各項(xiàng)發(fā)展技術(shù)不是很完善，并且由于我國(guó)的生產(chǎn)力水平不是很高，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也受到了一定的影響，仍舊存在著很多的問(wèn)題需要去解決。電子檔案材料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。在當(dāng)今時(shí)代，很多人都是一個(gè)電腦高手，他們可以根據(jù)自己的心意去對(duì)自己感興趣領(lǐng)域進(jìn)行攻擊，各個(gè)單位在利用網(wǎng)絡(luò)去傳輸檔案的過(guò)程中，就可能增加自己的受風(fēng)險(xiǎn)的幾率，造成本部門的一些資料被外部攻擊，甚至影響到他們?nèi)粘５墓ぷ?。以現(xiàn)在的科技水平來(lái)說(shuō)，很多的電子文件都是有一定的依賴性的，雖然計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量比較大，但是仍舊有一定的存儲(chǔ)困難，計(jì)算機(jī)也可能也可能越卡，這種問(wèn)題到現(xiàn)在仍舊有一定的困難性，難以解決。

2.開(kāi)展檔案管理工作的創(chuàng)新的措施

2.1 增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.2 不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握管理技能。工作人員要不斷的去學(xué)習(xí)檔案管理工作流程。首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.3 利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

總之，在當(dāng)今的信息化時(shí)代之下，要想做好檔案管理工作，就離不開(kāi)技術(shù)創(chuàng)新。在這個(gè)過(guò)程中，管理人員要轉(zhuǎn)變自己的思想，大膽的進(jìn)行創(chuàng)新，吸收其他的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高自身素質(zhì)，同時(shí)也要增加在這個(gè)方面的投資力度，提高安全性。

[1]楊冬梅.淺析信息時(shí)代高職院校檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2017.3.

(作者單位：四川省巴中市巴州區(qū)教育經(jīng)費(fèi)管理辦公室）