對做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考

張旭東

（河北省平泉市衛(wèi)生和計劃生育局河北平泉067500）

對做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考

張旭東

（河北省平泉市衛(wèi)生和計劃生育局河北平泉067500）

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作周期相對較長，影響的范圍較大，內(nèi)容復(fù)雜性明顯。因此，對管理水平的要求相對較高。需要不斷地通過優(yōu)化方法實現(xiàn)檔案記錄工作的完善，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的影響作用。是對原始衛(wèi)生活動的系統(tǒng)化記錄，能夠為今后衛(wèi)生工作的開展提供參考。另外，衛(wèi)生監(jiān)督檔案中記錄的大量原始數(shù)據(jù)可以作為衛(wèi)生監(jiān)督員工作成果評估的依據(jù)，從而加強衛(wèi)生監(jiān)督人員的素質(zhì)建設(shè)。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏專業(yè)檔案管理人員。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作缺乏專業(yè)工作人員管理，特別是兼職情況較為突出。在檔案管理過程中責(zé)任不明，管理方法較為落后。不能夠根據(jù)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展規(guī)律進行檔案保存及更新。工作人員缺乏專業(yè)的檔案系統(tǒng)知識，責(zé)任意識不強。無法對檔案的價值做出正確的判斷，直接導(dǎo)致檔案收集整理系統(tǒng)化較差。工作人員對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，信息化水平不高，整理方式明顯不科學(xué)，檔案資源的利用率相對較低。

1.2 現(xiàn)代系統(tǒng)化程度較低。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作涉及到的應(yīng)用范圍較廣，數(shù)據(jù)周期相對較長，在檔案保管的過程中遇到的問題相對較多，工作的復(fù)雜性明顯。因此，在完成初期文件管理之后就需要開展規(guī)劃總結(jié)工作，并且在處理的環(huán)節(jié)上要能夠系統(tǒng)化進行。但是在數(shù)據(jù)生成的過程中會暴露出許多的問題，數(shù)據(jù)文件系統(tǒng)性也將受到影響。工作人員對檔案不夠重視，無法及時的生成系統(tǒng)文件。材料內(nèi)容不集中，分散性明顯。文件材料無法及時的歸檔。當(dāng)人員流動相對較大的時候，移交的檔案材料滯后性明顯，無法保證檔案材料的質(zhì)量。系統(tǒng)性完整性的缺乏限制了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范化。

1.3 信息化水平不高。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展帶動了衛(wèi)生行業(yè)的進步，但是由于衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展的特殊性，一些衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在檔案管理上還沒有充分的利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。在管理模式上還采用手工操作的方式，在一定程度上影響到檔案管理工作效率。人工操作工作量相對較大，無法保證快速的完成任務(wù)，不能夠開展及時的咨詢工作，人員在查閱上不方便。信息化水平低嚴(yán)重影響到檔案的綜合利用。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理事業(yè)快速發(fā)展受到的影響因素也在不斷地增加，衛(wèi)生監(jiān)督檔案也更加廣泛的應(yīng)用到不同行業(yè)中，如果單純依靠手工操作將不適應(yīng)整體行業(yè)的發(fā)展需求。智能化技術(shù)上也嚴(yán)重的暴露出衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的不足，無法保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的順利發(fā)展。因此，在新時期加強信息化技術(shù)水平成為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的重點。

2 完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作措施

2.1 提升檔案工作人員綜合素質(zhì)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作水平直接的反映出工作人員的綜合素質(zhì)，根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理狀況推動工作人員綜合素質(zhì)的提升。工作人員要嚴(yán)格的遵守國家對檔案管理的規(guī)定，掌握衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展的基本規(guī)律。將檔案管理與行業(yè)發(fā)展進行結(jié)合。進行科學(xué)培訓(xùn)能夠及時的提升工作人員檔案管理水平，不斷地拓展檔案管理業(yè)務(wù)范圍，及時的更新全新的檔案管理知識，使工作人員都具備專業(yè)的檔案管理操作技術(shù)。

2.2 優(yōu)化管理機制。衛(wèi)生監(jiān)督管理部門要完善檔案管理的制度，通過優(yōu)化措施實現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸檔整理，保證內(nèi)容分類的完整性。構(gòu)建的管理機制要能夠反映出檔案管理的保密性特點，規(guī)范工作流程。每一步的衛(wèi)生監(jiān)督部門領(lǐng)導(dǎo)和鏈接的檔案管理應(yīng)仔細(xì)核對和審查，然后簽署，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時改進。文件管理的過程中出現(xiàn)的問題都將影響到檔案的高效率應(yīng)用，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理要突出重點。

2.3 加強數(shù)字化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作要結(jié)合科學(xué)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化體系，為了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作構(gòu)建一種新的現(xiàn)代檔案，是對傳統(tǒng)檔案的更新。在數(shù)字化建設(shè)的過程中使檔案管理工作更加系統(tǒng)化，在數(shù)據(jù)的應(yīng)用上的提升效率，廣泛的應(yīng)用到統(tǒng)計部門當(dāng)中，方便進行數(shù)據(jù)保存查詢。數(shù)字化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作涉及到的部門、組織等要協(xié)調(diào)之間的關(guān)系，根據(jù)實際情況需要，完成總體規(guī)劃銜接的信息管理，構(gòu)件的信息交流平臺能夠通過質(zhì)量管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的更新。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作要適應(yīng)新時期的變化，在工作模式上進行創(chuàng)新。保證管理水平的同時要受到不同環(huán)節(jié)的監(jiān)督，充分的發(fā)揮出衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的功能作用。特別是在實用價值的體現(xiàn)上要保證與其他方面進行結(jié)合，使人們能夠不斷地得到滿足，在深層次上最大限度的發(fā)揮出檔案資源利用效果。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供更為完善的資料，規(guī)范整體醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。