高職院校院系行政秘書(shū)工作特點(diǎn)及探索

黃紅梅

廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510635

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高職院校院系行政秘書(shū)工作特點(diǎn)及探索

黃紅梅

廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510635

在當(dāng)前我國(guó)高職院校院系行政秘書(shū)的工作過(guò)程中，伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)行政秘書(shū)的工作提出了更高的要求。為此，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)行政秘書(shū)的工作進(jìn)行研究，分析其工作特點(diǎn)，提出促進(jìn)其發(fā)展的策略。本文對(duì)行政秘書(shū)的工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，并且對(duì)如何提升其工作質(zhì)量進(jìn)行了討論，提出了一些策略。在行政秘書(shū)工作的過(guò)程中通過(guò)經(jīng)驗(yàn)積累和自我提升，為院系的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。

高職院校；行政秘書(shū)；工作特點(diǎn)；探索

隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，高職院校在社會(huì)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，其中高職院校院系行政秘書(shū)的工作也承受起越來(lái)越重要的責(zé)任。在高職院校院系工作中配備秘書(shū)能夠幫助學(xué)校更好的開(kāi)展教學(xué)相關(guān)工作。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些復(fù)雜的文件、信息和資源進(jìn)行有效的整理，提供制定一些決策的相關(guān)依據(jù)。行政秘書(shū)的工作關(guān)系到院系的工作，關(guān)系著學(xué)生的學(xué)習(xí)。因此，行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)在工作中根據(jù)自身工作的特點(diǎn)來(lái)提升自身素質(zhì)，促使學(xué)校和學(xué)院教學(xué)工作的更好發(fā)展。

一、行政秘書(shū)的工作內(nèi)容

高職院校院系的行政秘書(shū)對(duì)學(xué)校的相關(guān)工作具有重要的作用，行政秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系內(nèi)的相關(guān)工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，包括教學(xué)工作和管理工作。在我國(guó)高職院校中，辦學(xué)體制較為靈活，院系在制定教學(xué)管理和教學(xué)計(jì)劃的時(shí)候具有決定權(quán)。

秘書(shū)的工作要幫助領(lǐng)導(dǎo)完成所指定的專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃和學(xué)校傳達(dá)的指示，對(duì)本院系所制定的教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施。行政秘書(shū)還有一項(xiàng)重要的工作就是要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行管理。要對(duì)學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)和復(fù)學(xué)，轉(zhuǎn)學(xué)等情況進(jìn)行處理。在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，向教務(wù)處及時(shí)上報(bào)學(xué)生的情況。在期末考試過(guò)程中要負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)的管理，并做好備份等工作，對(duì)補(bǔ)考、重修學(xué)生以及補(bǔ)考、重修事項(xiàng)進(jìn)行處理，并隨時(shí)向教務(wù)處匯報(bào)。行政秘書(shū)還要負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)管工作，為了保證高職院校的教學(xué)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量。要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本院系的專(zhuān)業(yè)課教師和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行調(diào)研，對(duì)教學(xué)的進(jìn)度和階段性教學(xué)情況進(jìn)行檢查。

二、行政秘書(shū)工作的特點(diǎn)

(一)服務(wù)性

院系行政秘書(shū)承擔(dān)著向部門(mén)內(nèi)教職員工宣傳系部、學(xué)院及上級(jí)主管部門(mén)所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的職能，同時(shí)也負(fù)責(zé)向大家傳達(dá)各類(lèi)行政管理文件、主動(dòng)征求和虛心聽(tīng)取他們對(duì)學(xué)院行政管理工作的意見(jiàn)和建議、及時(shí)反饋信息和意見(jiàn)等工作。所以說(shuō)行政秘書(shū)是上情下達(dá)、下情上達(dá)的服務(wù)者，既為系部領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息，又為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助。

(二)協(xié)調(diào)性

秘書(shū)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸和補(bǔ)充，是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、落實(shí)工作、保持最優(yōu)化的過(guò)程。行政工作往往是多部門(mén)，多方面配合下共同完成的，工作中經(jīng)常要與院辦、人事、教務(wù)、工會(huì)等職能部門(mén)之間互相協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，上下溝通，這就要求秘書(shū)必須具備良好的協(xié)調(diào)能力，善于分析問(wèn)題，處理關(guān)系，解決問(wèn)題，從而處理好日常的行政事務(wù)。

(三)原則性

行政秘書(shū)工作雖平凡，卻是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作。在工作過(guò)程中難免遇到這樣或那樣的問(wèn)題，這就要求行政秘書(shū)要嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，實(shí)事求是，冷靜客觀地反映和處理問(wèn)題。原則性與靈活性相結(jié)合，既要維護(hù)院系的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，又要公平、公正和公開(kāi)，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生信賴(lài)，放心和滿(mǎn)意。

三、行政秘書(shū)工作的意義

院系行政秘書(shū)為本院系的教學(xué)工作和科研工作服務(wù)，尤其是教學(xué)與科研工作作為一個(gè)院系的本職，應(yīng)當(dāng)在秘書(shū)的工作中得到充分的體現(xiàn)。秘書(shū)要對(duì)科研信息進(jìn)行傳達(dá)，保證信息及時(shí)傳達(dá)到每一名教職工。在工作過(guò)程中，行政秘書(shū)要對(duì)院系的決策進(jìn)行執(zhí)行，其中包括輔助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息，傳達(dá)通知、指示，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行研究，保證決策的科學(xué)合理性。秘書(shū)的工作對(duì)院系工作的順利進(jìn)行具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)院系教學(xué)與科研工作的順利開(kāi)展起到了重要的作用。行政秘書(shū)在必要的時(shí)候要能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供合理的建議，對(duì)一些需要投票表決的決策，組織教職工進(jìn)行公開(kāi)表決。在日常工作中，院系領(lǐng)導(dǎo)除了自身的行政工作以外，還擔(dān)負(fù)著比較重要的教學(xué)工作和科研工作。行政秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的這些工作進(jìn)行輔助，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作時(shí)間，調(diào)整工作內(nèi)容。因此，在院系的工作中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)宏觀大方向的工作進(jìn)行指導(dǎo)，具體實(shí)施工作和安排需要由秘書(shū)來(lái)負(fù)責(zé)，由此可見(jiàn)行政秘書(shū)在院系工作中的作用十分重要。

四、高職院校院系行政秘書(shū)工作探索

在高職院校院系行政秘書(shū)的工作過(guò)程中，要想更好的發(fā)揮出行政秘書(shū)的作用，使其工作具有更大的價(jià)值，需要對(duì)其工作進(jìn)行不斷的完善，使其能夠更好的為我們的院系教學(xué)和科研工作服務(wù)。院系領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)行政秘書(shū)及其工作重視起來(lái)，處理好工作關(guān)系，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。

(一)提升自身工作素養(yǎng)

在高職院校院系的教學(xué)和科研等工作開(kāi)展過(guò)程中，行政秘書(shū)的作用是任何其他職位無(wú)法替代的。但在工作過(guò)程中行政秘書(shū)為了更好的發(fā)揮自身的作用，發(fā)揮出自身的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升。這不僅需要秘書(shū)自身的努力，還需要院系相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)所給予的重視。

一個(gè)自信、樂(lè)觀、堅(jiān)強(qiáng)、自制的行政秘書(shū)，能夠在工作過(guò)程中處理好人際關(guān)系，促使工作的順利完成。行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)對(duì)心理健康知識(shí)進(jìn)行相應(yīng)的了解和學(xué)習(xí)，掌握一些心理學(xué)知識(shí)，能夠幫助他在工作當(dāng)中更好的把握領(lǐng)導(dǎo)和教職工的工作思想。秘書(shū)自身要具備不斷提升自我的意識(shí)，對(duì)其工作不斷的完善，這樣才可以更好的實(shí)現(xiàn)自己的社會(huì)價(jià)值。行政秘書(shū)對(duì)院系領(lǐng)導(dǎo)和大大小小事務(wù)的處理，要求其應(yīng)當(dāng)具備較高的政治素養(yǎng)。包括政治理論知識(shí)，思想道德品質(zhì)和政治思想心理以及工作作風(fēng)等，都是對(duì)一個(gè)合格的行政秘書(shū)必備條件的要求。行政秘書(shū)在工作過(guò)程中要保持政治立場(chǎng)的堅(jiān)定，對(duì)黨的路線方針進(jìn)行堅(jiān)決的執(zhí)行，嚴(yán)格遵守國(guó)家和院校的規(guī)章制度。另外，行政秘書(shū)在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)預(yù)留，也就是在完成日常工作的前提下，對(duì)其它潛在的工作要留有一定的時(shí)間和空間進(jìn)行處理。這就要求行政秘書(shū)能夠?qū)ψ陨碛幸粋€(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，了解自身的工作能力以及對(duì)院系的工作要有一個(gè)全面的了解和掌握。為這些不可預(yù)見(jiàn)性的工作所預(yù)留的時(shí)間和空間，能夠保證秘書(shū)在遇到這些意外狀況的時(shí)候游刃有余。

(二)端正自身工作態(tài)度

對(duì)于行政秘書(shū)來(lái)說(shuō)，從事院系的行政管理工作是一項(xiàng)需要掌握科學(xué)技巧和工作藝術(shù)的任務(wù)。

當(dāng)面臨復(fù)雜的工作任務(wù)的時(shí)候，行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)頂住壓力對(duì)工作進(jìn)行合理的安排，并且要保證工作質(zhì)量，按時(shí)完成，這就要求秘書(shū)在工作過(guò)程中要持有端正的工作態(tài)度、具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)、掌握先進(jìn)的管理工作方法。作為秘書(shū)，在工作之余還要安排自己學(xué)習(xí)相關(guān)的秘書(shū)知識(shí)，不斷提升自己的工作能力。對(duì)教學(xué)工作和科研工作的管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新，也是體現(xiàn)行政秘書(shū)工作態(tài)度的一個(gè)方面。在這個(gè)角度看來(lái)，學(xué)?；蛘咴合殿I(lǐng)導(dǎo)可以給予一定的幫助，加強(qiáng)對(duì)行政秘書(shū)的培養(yǎng)，組織其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。為了保證行政秘書(shū)在工作當(dāng)中的端正態(tài)度，學(xué)校要定期組織開(kāi)展研討會(huì)和交流會(huì)，組織大家分享自己的管理經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)失敗的過(guò)程進(jìn)行深入的分析。在面對(duì)一些失敗工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極地尋找其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行總結(jié)，防止以后的工作中出現(xiàn)類(lèi)似的錯(cuò)誤。這樣對(duì)秘書(shū)今后的工作起到一個(gè)促進(jìn)作用，能夠保證其在工作中盡心盡力，為了促使工作的優(yōu)質(zhì)完成，一定要端正自己的工作態(tài)度，在合作中提升自己。

(三)強(qiáng)化行政服務(wù)意識(shí)

高職院校院系的行政秘書(shū)工作對(duì)從事這項(xiàng)工作的人員具有較高的要求，其中非常重要的一項(xiàng)就是要具備高度的行政服務(wù)意識(shí)。

為了強(qiáng)化行政秘書(shū)的行政服務(wù)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)從自身的文化素質(zhì)入手。在面對(duì)工作中的突發(fā)事件和多樣性的工作內(nèi)容的時(shí)候，行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到這些工作需要在什么時(shí)候完成，需要向哪些領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)等事項(xiàng)。行政秘書(shū)要增強(qiáng)管理意識(shí)，由于自身屬于行政管理人員，因此必須掌握一定的管理知識(shí)，只有具備了相應(yīng)的管理知識(shí)才可以在工作中對(duì)各項(xiàng)管理工作形成較強(qiáng)的意識(shí)。在信息高度發(fā)展的今天，行政秘書(shū)的工作應(yīng)當(dāng)對(duì)科技知識(shí)的運(yùn)用能力進(jìn)行提升。高職院校的工作已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)期，作為行政秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)掌握扎實(shí)的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，這樣在工作中才可以提高工作效率。另外，作為行政秘書(shū)會(huì)經(jīng)常要撰寫(xiě)材料報(bào)告，因此，行政秘書(shū)的寫(xiě)作能力是一項(xiàng)重要的工作能力，應(yīng)當(dāng)在日常工作過(guò)程中注意學(xué)習(xí)，在工作之余更是要有意識(shí)的增強(qiáng)自己這方面的能力。行政秘書(shū)人員在工作中有一部分內(nèi)容是對(duì)學(xué)生檔案的管理，因此，要掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。對(duì)學(xué)生檔案以及相關(guān)材料首先進(jìn)行了解，在有了整體的了解之后再通過(guò)科學(xué)的手段進(jìn)行整理，方便在以后處理與檔案相關(guān)的工作的時(shí)候更快更好的完成。因此，行政秘書(shū)一定要從自身的行政服務(wù)意識(shí)出發(fā)，努力提升自己的工作能力和工作質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，在高職院校院系行政秘書(shū)的工作過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)首先肯定行政秘書(shū)所從事的工作對(duì)于院系的教學(xué)和科研工作具有重要的意義。為了更好的完成行政秘書(shū)的工作，提高工作質(zhì)量，幫助院系的教學(xué)和科研工作等獲得更好的發(fā)展，需要對(duì)行政秘書(shū)的發(fā)展提供更多的幫助。根據(jù)其工作特點(diǎn)，對(duì)其工作方式進(jìn)行深入的研究，在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，借助以往的工作經(jīng)驗(yàn)取得更大的進(jìn)步。

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