關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

王曉炯

山西省呂梁市興縣人才交流服務(wù)中心，山西 興縣 033600

關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

王曉炯*

山西省呂梁市興縣人才交流服務(wù)中心，山西 興縣 033600

隨著信息化的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)也在不斷探索和發(fā)展，這也是檔案管理的一種新型模式，同時也是檔案管理的未來發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)社會的發(fā)展變化，檔案管理也在不斷改革創(chuàng)新，引用新技術(shù)。同時利用信息資源可以有效的提高檔案管理效率。本文分別對檔案的信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)涵、發(fā)展、以及管理措施做以下幾點思考。

檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考

隨著我國社會的不斷發(fā)展，必然要求檔案的管理水平也在不斷提高，21世紀(jì)計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，刺激了檔案管理的信息化建設(shè)，在新形式管理理念的指導(dǎo)下，有效的促進(jìn)了檔案的信息化建設(shè)。

一、檔案信息化建設(shè)的概念

檔案信息化是指國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織，在檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和為社會提供服務(wù)。也就是由原來的檔案實體向檔案信息化轉(zhuǎn)變。[1]在這一過程中，要求運用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強檔案的信息化建設(shè)，是檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)具體包括：基礎(chǔ)設(shè)計建設(shè)、信息資源建設(shè)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和檔案人才建設(shè)。

(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是指：檔案設(shè)備與檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。這是檔案信息傳入、輸出和資源的共享的先決條件，只有引進(jìn)先進(jìn)的檔案設(shè)備，建立信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息建設(shè)才能夠順利進(jìn)行。

(二)信息資源建設(shè)主要包括：電子文件的采集和接受、館藏檔案的數(shù)字化。信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，它的進(jìn)步與否直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)發(fā)展的水平。因此需要進(jìn)行專門的資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，收集檔案信息資源。

(三)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是指：對電子文件的歸檔和電子檔案信息的存儲等方面進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過嚴(yán)格制定各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范確保檔案信息管理的順利進(jìn)行。

(四)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要指：檔案信息的收集、管理、應(yīng)用、和安全等方面，它直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量以及服務(wù)水平的高低。

(五)人才建設(shè)是指：檔案管理的人才隊伍建設(shè)，在檔案信息化的建設(shè)中，人才是關(guān)鍵，檔案專業(yè)人才和計算機(jī)專業(yè)人才的啟用，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，加強對掌握檔案與計算機(jī)技術(shù)的綜合性人才的培養(yǎng)與投入，才能真正意義上促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要辦法

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵，通過對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的基本了解，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展十分必要，應(yīng)該如何去推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，根據(jù)筆者多年的工作實踐經(jīng)驗，提出以下可行性辦法，僅供參考。

(一)加強資源共享體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)中，信息資源、信息資源的開發(fā)利用及共享十分重要。在信息化建設(shè)中爭取打破技術(shù)的局限性，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，加強網(wǎng)上辦公的應(yīng)用，使信息的生成、歸檔流程網(wǎng)絡(luò)化。加強資源共享體系建設(shè)，[2]抓住重點難點，制定檔案信息共享，從實際需求出發(fā)，注重效率，發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，積極做好資源共享工作。

(二)加強數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。所謂檔案信息數(shù)字化就是利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等發(fā)展起來的一種新的檔案信息形態(tài)。它以數(shù)字化的形式進(jìn)行存檔，數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲。目的是能夠及時有效的滿足需要，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展需要而產(chǎn)生的。加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)能夠有效提高服務(wù)效率，這也是檔案信息管理工作為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會主義精神文明建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)的具體要求。數(shù)字化程度的高低直接影響著信息化的發(fā)展程度。怎樣有效提高檔案的數(shù)字化水平，首先，要根據(jù)一定的規(guī)則，確立實際的工作方案，在工作展開的同時，進(jìn)行大力監(jiān)督。逐漸深化檔案信息數(shù)字化的程度。其次，優(yōu)化檔案信息數(shù)字化所需要的具體資料，對于有明確規(guī)定的圖文檔案文件要力求做到實現(xiàn)全文檢索。同時，也要加大相關(guān)設(shè)備以及管理人員的投入。把電子檔案與紙質(zhì)檔案有效結(jié)合，根據(jù)具體需要和各自的特點進(jìn)行合理歸檔。加強數(shù)字化建設(shè)不僅有利于檔案管理的工作效率，提高經(jīng)濟(jì)效益而且能夠有效保護(hù)檔案文件，特別是對檔案原件的保護(hù)。因此，要在具體的檔案管理工作中，制定具體的有效措施，提高檔案信息數(shù)字化水平。

(三)完善檔案信息化的具體工作

檔案信息化工作是一個系統(tǒng)性的工作，需要不斷地完善和統(tǒng)一。檔案信息化工作要求高效、平衡、協(xié)調(diào)。主要從兩個方面進(jìn)行完善。其一，要加強法律法規(guī)建設(shè)。[3]在檔案信息化建設(shè)中要根據(jù)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的法律法規(guī)執(zhí)行，保證檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。在具體工作中，明確工作任務(wù)，細(xì)化工作責(zé)任，建立監(jiān)督評價機(jī)制。其二、完善管理體制。在檔案信息化的具體工作中要加強各部門的協(xié)調(diào)性，互相配合，不管是管理人員、技術(shù)員工要同步建設(shè)，上下統(tǒng)一，統(tǒng)籌管理，共享資源，把信息化工作落到實處。

四、加強檔案管理的措施

(一)提高檔案管理水平

利用先進(jìn)的信息技術(shù)，采用高效的管理方式，以科學(xué)的管理理念作為指導(dǎo)，應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，向檔案信息化轉(zhuǎn)變，切實提高檔案管理水平。

(二)提高檔案管理人員的管理及服務(wù)意識

檔案管理工作實際上是為社會大眾提供服務(wù)的工作，這就需要提高工作人員的服務(wù)意識，確立合理的管理模式，積累良好的管理經(jīng)驗，改變傳統(tǒng)落后的管理方式，堅持以人為本，注重服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員需要不斷地提升管理水平，進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高服務(wù)意識，提高服務(wù)水準(zhǔn)，根據(jù)服務(wù)對象的現(xiàn)實需要改變與其相適應(yīng)的管理方式。確保檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的作用，更為大眾的需要提供方便、快捷、準(zhǔn)確的信息。

五、結(jié)論

總而言之，檔案信息化建設(shè)能夠有效的提高檔案管理工作水平和工作效率。對檔案信息的收集、歸檔、信息資源的共享以及信息的準(zhǔn)確性都有十分重要的現(xiàn)實意義，同時檔案信息化建設(shè)也有效的保障了檔案信息的安全性。相信，在檔案信息化建設(shè)的不斷推動下，檔案管理工作一定會快速發(fā)展。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，03：29-31.

[2]鄭月.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].赤子(上中旬)，2014，17：192.

[3]熊偉.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].中國管理信息化，2016，18：172-173.

王曉炯(1986-)，女，山西忻州人，山西省呂梁市興縣人才交流服務(wù)中心，助理館員，主要研究方向：檔案管理。

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