檔案部門應(yīng)用OFD格式的若干思考

梁 凱/杭州市檔案局

2016年10月13日，國家標(biāo)準(zhǔn)委員會發(fā)布《電子文件管理裝備規(guī)范》《電子文件存儲與交換格式版式文件》，后者因確立OFD格式作為我國電子文件的版式文件格式，引起檔案工作者的高度關(guān)注。確立OFD格式作為國家標(biāo)準(zhǔn)，意味著OFD格式與PDF格式的競爭由幕后轉(zhuǎn)為臺前，且競爭更為復(fù)雜化，即這種競爭不僅是技術(shù)上的競爭，更是產(chǎn)業(yè)布局和生態(tài)系統(tǒng)的競爭，甚至是國家意志的競爭。筆者分析OFD格式的優(yōu)勢與存在的“短板”，并就檔案部門應(yīng)用OFD格式談一點思考。

1 OFD格式的優(yōu)勢

首先，OFD文件完全采用XML進行描述并采用ZIP壓縮，而PDF采用衍生自PostScript這種文本和二進制代碼相結(jié)合的描述方式，相比之下OFD更容易被辨認(rèn)和理解，也更容易被利用，這非常有利于電子文件的長久保存。在這一點上OFD與微軟的OOXML格式、OpenOffice產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的ODF格式的技術(shù)特征相一致，也符合技術(shù)發(fā)展趨勢，可以說OFD比PDF起點更高、底子更好。

其次，在存儲結(jié)構(gòu)上，OFD采用了“容器+文檔”的方式描述和存儲數(shù)據(jù)。一份OFD文件由文檔入口信息、正文內(nèi)容、資源等組成，并以樹形結(jié)構(gòu)的方式組織起來，以XML為單位存儲數(shù)據(jù)。OFD對于圖形、圖像、文字和附加內(nèi)容采取了分離保存的方式，這樣不但不會破壞文件的原始內(nèi)容，還能提升文件自身的安全性。

第三，在安全性方面，OFD獲得國家保密局的加密算法支持，這對政府敏感信息的保護極具意義。由此可見，OFD推出的另一個重要意義是，我國第一次擁有了國家層級的自主版式格式和相應(yīng)的技術(shù)。OFD將幫助國家實現(xiàn)電子文件自主可控的戰(zhàn)略需求，而且有助于將國內(nèi)的版式產(chǎn)業(yè)進行整合。

2 OFD格式存在的“短板”

其一是使用成本方面。PDF經(jīng)過了二十多年的發(fā)展演進，并且獲得了ISO、 ANSI、AIIM等國際組織的大力支持，已經(jīng)成為全球認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化、國際化使得PDF文件在進行溝通和格式轉(zhuǎn)換時的成本變得非常低。我國檔案部門已大量使用PDF，出于降低技術(shù)風(fēng)險、減少成本投入等方面的考慮，短期內(nèi)沒有將大量的PDF文件轉(zhuǎn)換為OFD的意向。此外，將增量電子文件大規(guī)模轉(zhuǎn)換為OFD格式需要前端應(yīng)用的支持，而前端應(yīng)用對OFD的支持程度則取決于外部環(huán)境對OFD的支持程度。也就是說，OFD將不可避免地面臨與PDF直接的成本競爭，這種成本由使用成本、溝通成本、管理成本和風(fēng)險成本共同構(gòu)成，同時也包括其他用戶的轉(zhuǎn)嫁成本。如果OFD無法快速吸引技術(shù)廠商并積累用戶，必定在成本上處于劣勢，直接影響用戶的選擇。

其二是生態(tài)環(huán)境方面。無論是PDF還是微軟Office，憑借著龐大的用戶群體和IT巨頭的支持，大量的用戶已經(jīng)無法離開這樣的應(yīng)用環(huán)境，突然使用其他格式會面臨高昂的轉(zhuǎn)換成本。同時，大量的軟件開發(fā)者與設(shè)備制造商會依附于這個環(huán)境之中，不斷推出更新、更好的產(chǎn)品來進一步吸引用戶，由此構(gòu)成生態(tài)系統(tǒng)的良性循環(huán)。即便是第三方的編輯軟件，也必須支持Office文檔和PDF。不但辦公應(yīng)用軟件如此，連操作系統(tǒng)也加入到這一生態(tài)環(huán)境中，進一步擴大了PFD和Office的生態(tài)圈。而目前OFD顯然還無法構(gòu)建自身產(chǎn)業(yè)生態(tài)，未得到Office、OpenOffice、WPS等主流的編輯軟件的支持，且與操作系統(tǒng)、瀏覽器的無縫鏈接存在缺失，難以引起開發(fā)者的共鳴。

其三是持續(xù)推動方面。雖然OFD格式已經(jīng)成為國家版式文件格式，但一直以來PDF/A既是國家標(biāo)準(zhǔn)也是國際標(biāo)準(zhǔn)，包括Adobe公司、微軟公司在內(nèi)的技術(shù)廠商在拓展市場時會更多地從商業(yè)利益角度進行考慮與選擇，會主導(dǎo)并推動與PDF相關(guān)的技術(shù)升級。從OFD產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的只言片語當(dāng)中，我們很難得知OFD的技術(shù)主導(dǎo)方是誰，而這個主導(dǎo)方或者說領(lǐng)軍者是不可能也不應(yīng)該是政府。對于OFD陣營是否能保證推動OFD的持續(xù)發(fā)展以適應(yīng)多方需要，需持謹(jǐn)慎的態(tài)度。

3 檔案部門的應(yīng)對之策

從競爭的角度而言，如果僅從格式本身與PDF硬拼，我們會發(fā)現(xiàn)最終面臨的是一場不對稱的戰(zhàn)爭，格式之爭本質(zhì)是整個產(chǎn)業(yè)鏈的競爭，所以應(yīng)當(dāng)更多地從整個產(chǎn)業(yè)的生態(tài)環(huán)境去思考和布局，思考內(nèi)容包括了如何與國內(nèi)外產(chǎn)業(yè)巨頭和標(biāo)準(zhǔn)化組織進行“合縱連橫”、如何鼓勵更多的開發(fā)者為OFD開發(fā)應(yīng)用、如何鼓勵軟件企業(yè)去推廣、如何鼓勵用戶去使用等諸多環(huán)節(jié)。依托政府機關(guān)的全面推廣是做大做強OFD的切入點，但是如果OFD只能在政府機關(guān)中“偏安一隅”，那么這將意味著檔案管理全面轉(zhuǎn)向OFD的風(fēng)險成本會增加。對于檔案部門而言，采用大一統(tǒng)的文檔標(biāo)準(zhǔn)并不現(xiàn)實，同時和多種文件格式打交道是必然的，并且檔案部門應(yīng)用OFD格式需要格外謹(jǐn)慎。