縣市級(jí)檔案室開(kāi)展著錄工作的必要性和可行性研究*

高 峰

朝陽(yáng)師范高等?？茖W(xué)校，遼寧 朝陽(yáng) 122000

縣市級(jí)檔案室開(kāi)展著錄工作的必要性和可行性研究*

高 峰**

朝陽(yáng)師范高等?？茖W(xué)校，遼寧 朝陽(yáng) 122000

《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》、和《中國(guó)檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實(shí)施。三十年來(lái)，檔案著錄工作取得了很大的成績(jī)，檔案檢索工作向現(xiàn)代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進(jìn)度與館藏檔案的數(shù)量相比相差甚遠(yuǎn)。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進(jìn)館，檔案的數(shù)量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時(shí)間進(jìn)行檔案著錄工作，也無(wú)法改變目前這種被動(dòng)局面。本論文主要論述了檔案室進(jìn)行檔案著錄工作的迫切性；檔案館開(kāi)展檔案著錄工作的可行性；開(kāi)展檔案室著錄工作要抓好幾個(gè)環(huán)節(jié)，以確保工作質(zhì)量。檔案室開(kāi)展著錄工作是十分必要的，只要方法得當(dāng)、措施得力，是可行的。

縣市級(jí)黨校圖書(shū)館；著錄工作；必要性；可行性；研究

《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》、和《中國(guó)檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實(shí)施。三十年來(lái)，檔案著錄工作取得了很大的成績(jī)，檔案檢索工作向現(xiàn)代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進(jìn)度與館藏檔案的數(shù)量相比相差甚遠(yuǎn)。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進(jìn)館，檔案的數(shù)量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時(shí)間進(jìn)行檔案著錄工作，也無(wú)法改變目前這種被動(dòng)局面。本文談幾點(diǎn)意見(jiàn)，僅供參考。

一、檔案室進(jìn)行檔案著錄工作的迫切性

現(xiàn)在各級(jí)檔案館都管藏著大量歷史檔案和現(xiàn)行檔案?？h(市)檔案館藏檔案就更多，少則5-6萬(wàn)卷，多則達(dá)十幾萬(wàn)卷。每卷十幾份文件，其數(shù)之多可想而知。檔案著錄工作是按文件按著錄一張卡片計(jì)算，就是上100萬(wàn)張。著錄工作是一項(xiàng)新的、復(fù)雜的、系統(tǒng)的、科學(xué)的工作，要求規(guī)范、準(zhǔn)確。一般情況下每人每天只能著錄20幾張卡片，一年也僅僅著錄5-6千張卡片，要想著錄現(xiàn)館藏檔案按5人計(jì)算得需要25-30年的時(shí)間才能完成。

而且，檔案館館藏檔案逐年增加，檔案館的工作人員編制卻是固定的、有限的。縣(市)檔案館一般編制不足20人，負(fù)責(zé)黨史、地方志等項(xiàng)工作，從事檔案工作的也就10人左右。地(市)檔案館編制人數(shù)也不多，從事檔案著錄工作的也只有2-3人，如僅靠各級(jí)檔案館進(jìn)行檔案著錄，恐怕永遠(yuǎn)也難以完成。應(yīng)積極主動(dòng)開(kāi)展進(jìn)館前開(kāi)展檔案著錄工作，也就是把著錄工作在檔案室完成。在檔案向檔案館移交時(shí)，同時(shí)移交檔案著錄卡片。否則，檔案館不予接收。

二、檔案館開(kāi)展檔案著錄工作的可行性

(一)有完備的檔案著錄工具書(shū)?！稒n案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》、和《中國(guó)檔案主題詞表》已頒布實(shí)施多年了，而且，各級(jí)檔案行政業(yè)務(wù)部門(mén)舉辦多次檔案著錄學(xué)習(xí)班和業(yè)務(wù)研討班，為基層單位培訓(xùn)了一批業(yè)務(wù)骨干。為機(jī)關(guān)、企、事業(yè)檔案室開(kāi)展檔案著錄奠定了基礎(chǔ)。

(二)有一支檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊(duì)伍。各級(jí)檔案行政業(yè)務(wù)部門(mén)，都有一支精通業(yè)務(wù)的指導(dǎo)隊(duì)伍。在他們的指導(dǎo)下，各級(jí)檔案館從事檔案著錄工作多年，并取得了一定的成績(jī)，探索出一些規(guī)律和作法，對(duì)基層檔案室開(kāi)展檔案著錄工作具有指導(dǎo)作用，將促進(jìn)基層檔案著錄工作具有指導(dǎo)作用，將促進(jìn)基層檔案室檔案著錄工作的健康發(fā)展。

(三)有一支較高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍?，F(xiàn)從事檔案的工作人員，他們都有較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。其中，黨團(tuán)員占絕大多數(shù)；大專以上文化程度約占80%，中專約占15%。這些人從事檔案管理多年，參加過(guò)國(guó)家和省、市檔案業(yè)務(wù)部門(mén)舉辦的各種學(xué)習(xí)班，有些人還有中級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱，他們對(duì)檔案業(yè)務(wù)熟悉，基本掌握本專業(yè)的理論和知識(shí)，只要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)指導(dǎo)，就能從事檔案著錄工作。

(四)開(kāi)展檔案著錄工作不會(huì)影響其他工作?；鶎訖n案員一般兼職多，一人兼多項(xiàng)工作，擔(dān)心開(kāi)展檔案著錄工作，會(huì)影響其它工作的完成?；鶎訂挝幻磕晷纬傻臋n案數(shù)量有限，永久、長(zhǎng)期的則更少，多數(shù)是短期的。通過(guò)搞檔案著錄，檔案員進(jìn)一步了解檔案的內(nèi)容，對(duì)提供利用工作會(huì)有一定的促進(jìn)。

三、開(kāi)展檔案室著錄工作要抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)，以確保工作質(zhì)量

(一)開(kāi)展檔案著錄工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案著錄是一項(xiàng)新的、復(fù)雜的、具有一定難度的工作，而且要求標(biāo)準(zhǔn)高。為了確保檔案著錄工作的質(zhì)量，必須要經(jīng)過(guò)檔案著錄業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并聘請(qǐng)有豐富專業(yè)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老師進(jìn)行授課，講述《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》、和《中國(guó)檔案主題詞表》等。在掌握檔案著錄理論基礎(chǔ)上，進(jìn)行實(shí)踐，并反復(fù)練習(xí)，以達(dá)到能獨(dú)立從事檔案著錄的目的。有條件的還可集中幾天到檔案館著錄實(shí)習(xí)幾天，以鞏固所學(xué)的知識(shí)。

(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督檢查。為了使檔案著錄工作開(kāi)展的更好，達(dá)到《檔案著錄規(guī)則》的要求，檔案行政業(yè)務(wù)部門(mén)要統(tǒng)一印制檔案著錄卡片，公布檔案館的代號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、銜接檔案號(hào)等，以便統(tǒng)一規(guī)范。同時(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督檢查，履行檔案行政業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，發(fā)現(xiàn)典型，及時(shí)推廣，達(dá)到確保質(zhì)量，統(tǒng)一規(guī)范的要求。

(三)把檔案著錄工作納入年度工作目標(biāo)。為了完成年度檔案著錄工作，各單位應(yīng)把檔案著錄工作納入檔案員年度考核目標(biāo)。上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行年度檢查考核，考核情況要與單位年終獎(jiǎng)、晉級(jí)、評(píng)優(yōu)掛鉤。

(四)把好接收進(jìn)館關(guān)。各檔案室(進(jìn)館單位)都定期向檔案館移交檔案，檔案館在接收檔案進(jìn)館時(shí)，不但檢查案卷質(zhì)量，也要檢查是否有完整系統(tǒng)的檢查工具(含著錄卡片)，對(duì)達(dá)不到質(zhì)量要求的，不能接收入館，以保證檢查和提供利用的準(zhǔn)確性。

(五)加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督檢查。各級(jí)檔案行政部門(mén)，要認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴(yán)格履行《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴(yán)格履行《檔案法》所賦予的檔案行政部門(mén)的職能和權(quán)限，對(duì)違背《檔案法》和各項(xiàng)規(guī)章制度的現(xiàn)象，要按照《檔案法》和《行政處罰法》進(jìn)行糾正和嚴(yán)肅處理，以保障法規(guī)的貫徹落實(shí)。

綜上所述，檔案室開(kāi)展著錄工作是十分必要的，只要方法得當(dāng)、措施得力，是可行的。否則，檔案館就會(huì)處于被動(dòng)狀態(tài)，就會(huì)欠賬越來(lái)越多，影響檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

*遼寧省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2016年度高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)研究專項(xiàng)課題“大學(xué)生就業(yè)現(xiàn)狀及對(duì)策建議研究”(課題編號(hào)：JG16ZXJYB041)的階段性研究成果；遼寧省高等教育學(xué)會(huì)“十三”規(guī)劃高教課題“談轉(zhuǎn)型期高職院校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源配置與學(xué)科專業(yè)建設(shè)研究”階段成果(課題編號(hào)：GHYB160252)；遼西北職教聯(lián)盟2016年職業(yè)教育集團(tuán)化辦學(xué)專項(xiàng)研究課題“境外職業(yè)教育集團(tuán)化的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)及啟示”(課題編號(hào)：LM201608)的階段性研究成果。

**作者簡(jiǎn)介：高峰(1971-)，女，本科，圖書(shū)館館員，研究方向：圖書(shū)情報(bào)。

G258.5；D

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1006-0049-(2017)24-0054-01