新時(shí)期加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的若干思考

胡 虹/杭州交通經(jīng)濟(jì)廣播電臺

新時(shí)期，社區(qū)作為基層組織的重要性不斷凸顯，政府通過社區(qū)進(jìn)行社會管理并提供公共服務(wù)，實(shí)現(xiàn)基層政權(quán)建設(shè)和黨的領(lǐng)導(dǎo)。檔案和檔案工作作為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，在服務(wù)民生、服務(wù)社會、服務(wù)政府治理等方面發(fā)揮的作用越來越明顯。加強(qiáng)社區(qū)檔案工作，使之更好地服務(wù)社區(qū)治理和百姓生活，是值得研究的新課題。下面，筆者重點(diǎn)以杭州市相關(guān)社區(qū)為例談點(diǎn)思考。

1 社區(qū)檔案管理基本情況

近期，國家檔案局與民政部對浙江省城市社區(qū)檔案工作進(jìn)行了調(diào)研。一方面，調(diào)研報(bào)告顯示杭州市主城區(qū)的部分社區(qū)制定了社區(qū)檔案管理制度，其工作較為規(guī)范。如，杭州市小營巷社區(qū)建立了社區(qū)管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)記錄社區(qū)日常工作，記錄內(nèi)容涉及黨建、城建、精神文明建設(shè)、社區(qū)自治、民生服務(wù)、特色工作等。社區(qū)主任對記錄材料進(jìn)行審核把關(guān)后歸檔；部分社區(qū)對日常工作中形成的資料實(shí)行電子“單套制”歸檔，對涉及民生文件材料則實(shí)行電子和紙質(zhì)“雙套制”保存。

另一方面，不少社區(qū)檔案管理不盡如人意。其一，社區(qū)檔案管理意識薄弱，不少社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視、檔案意識淡薄，錯(cuò)誤地認(rèn)為社區(qū)檔案只是瑣碎的工作記錄，檔案管理可有可無；或認(rèn)為開展檔案管理是為了應(yīng)付上級部門的工作檢查，檢查之前臨陣突擊就好。其二，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，社區(qū)使用的檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同一類數(shù)據(jù)不能在不同數(shù)據(jù)庫間轉(zhuǎn)換，為此社區(qū)工作人員不得不將基本相同的內(nèi)容重復(fù)錄入，這往往需要耗費(fèi)大量精力。此外，檔案信息缺乏共享機(jī)制，無法實(shí)現(xiàn)共享。其三，檔案結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容多為上級公文、社區(qū)內(nèi)部管理信息等，而反映社區(qū)內(nèi)部人文關(guān)懷和精神文化建設(shè)的內(nèi)容缺失，現(xiàn)有檔案中的涉民檔案在提升社區(qū)居民文化歸屬感上也難有作為。

2 如何加強(qiáng)社區(qū)檔案管理

一要夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。社區(qū)檔案工作要在服務(wù)民生、促進(jìn)和諧中發(fā)揮積極作用，在社區(qū)各項(xiàng)重大活動中有所作為，關(guān)鍵是要有扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。為此，一方面要注重收集各類民生檔案，包括社區(qū)居民健康檔案、殘疾人檔案、社會保障檔案等；另一方面要注重加強(qiáng)社區(qū)檔案利用服務(wù)體系建設(shè)并提升服務(wù)能力，抓住社區(qū)工作由“管理型”向“服務(wù)管理型”轉(zhuǎn)型的有利時(shí)機(jī)，進(jìn)一步提升工作成效。

二要利用檔案提高居民的文化歸屬感。文化認(rèn)同體現(xiàn)的是社會成員共同擁有的信仰、價(jià)值和行動取向，形成這種認(rèn)同的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是共有的歷史記憶，對于社區(qū)居民而言，這些歷史記憶的回溯和提升，離不開社區(qū)檔案資料的積淀與展示。實(shí)踐中，不乏利用檔案資料展現(xiàn)社區(qū)歷史文化、共同記憶，形成社區(qū)認(rèn)同感，提高居民文化歸屬感的案例。以小營巷社區(qū)為例，該社區(qū)完整保留了反映社區(qū)重大活動的檔案，包括毛澤東等多位中央領(lǐng)導(dǎo)、幾任浙江省委書記視察小營巷時(shí)的照片和相關(guān)資料，該社區(qū)多次面向社區(qū)居民舉辦檔案展覽，大大提高了居民的榮譽(yù)感和整個(gè)社區(qū)的凝聚力。

三要提升檔案服務(wù)民生的能力。社區(qū)要加強(qiáng)涉民檔案的收集整理，利用涉民檔案為居民提供服務(wù)。如，小營巷社區(qū)居民老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，為更好地服務(wù)孤寡老人、空巢老人以及殘疾老人，社區(qū)建立了老年人健康檔案和殘疾人檔案，根據(jù)檔案為老人提供居家養(yǎng)老服務(wù)并確定服務(wù)等級，社區(qū)醫(yī)務(wù)室的醫(yī)護(hù)人員可通過調(diào)閱健康檔案掌握老人的身體情況。社區(qū)還與檔案館聯(lián)系，獲取館藏民生檔案查閱指南等資料提供給居民，為居民查閱民生檔案提供便利。

四要提升檔案服務(wù)社區(qū)治理的能力。以石家莊市新華社區(qū)為例，該社區(qū)建立的居民檔案，包括基本情況、優(yōu)良記錄、不良記錄三部分，如果居民積極服務(wù)社區(qū)經(jīng)濟(jì)、教育、文化、治安、環(huán)保等事業(yè)并作出突出貢獻(xiàn)，其事跡錄為優(yōu)良記錄；如居民偷稅漏稅、制假售假、惡意拖欠債務(wù)或拒交公用事業(yè)費(fèi)、損壞公共設(shè)施、擾亂公共秩序，其行為就會錄為不良記錄。該社區(qū)利用檔案，助力社區(qū)治理工作，規(guī)范居民行為、提高居民榮譽(yù)感，取得了比較明顯的工作成效。