會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題和改進(jìn)建議

宓靜嫻/中共杭州市委黨校余杭區(qū)分?！「呓ㄈA/杭州市余杭區(qū)檔案局

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)狀況的重要憑證，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等在內(nèi)的大量會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它們對(duì)于維護(hù)單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序具有重要意義。對(duì)當(dāng)前單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的諸多問題，我們必須高度重視并認(rèn)真加強(qiáng)管理，以適應(yīng)新時(shí)期進(jìn)一步嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律、規(guī)范財(cái)務(wù)管理和加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的客觀需要。

1 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

一是會(huì)計(jì)檔案信息失真。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等的規(guī)定，會(huì)計(jì)必須對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，否則需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。事實(shí)上，有些單位會(huì)計(jì)檔案信息一定程度上存在因各種原因失真的情況。二是會(huì)計(jì)檔案裝訂和整理不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后或沒有封粘封口紙，或沒有蓋會(huì)計(jì)人員騎縫章，或者裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全或不填寫；有些單位會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料沒有分類放置，活頁(yè)賬簿沒有按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，各月份會(huì)計(jì)報(bào)表分散存放；有些單位會(huì)計(jì)檔案沒有編寫檔號(hào)和填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，檔案移交時(shí)清點(diǎn)粗疏，入庫(kù)后又長(zhǎng)期不檢查與清點(diǎn)。三是檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求納入單位綜合檔案室保管；有些單位的綜合檔案室不接收會(huì)計(jì)檔案，檔案人員也不指導(dǎo)會(huì)計(jì)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)自行保管；還有些單位因檔案裝具不足而將會(huì)計(jì)檔案裝在紙箱中任意堆放，安全狀況堪憂。四是到期該銷毀的檔案不銷毀。有些單位長(zhǎng)時(shí)間將多年會(huì)計(jì)檔案堆放在庫(kù)房里，不對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。五是網(wǎng)上會(huì)計(jì)工作平臺(tái)缺少檔案管理功能，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔操作，電子檔案保管與異地備份無(wú)從談起。

2 改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

一是多部門協(xié)同配合，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理。各級(jí)財(cái)政部門要指導(dǎo)各相關(guān)單位加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度建設(shè)，積極開展會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作執(zhí)法檢查，解決財(cái)務(wù)管理上存在的信息失真、紀(jì)律失嚴(yán)、管理失控等問題；審計(jì)部門要配合財(cái)政部門加強(qiáng)對(duì)各相關(guān)單位財(cái)經(jīng)紀(jì)律的審計(jì)監(jiān)督；檔案部門要指導(dǎo)各相關(guān)單位做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，并加強(qiáng)對(duì)工作的監(jiān)督。通過多部門協(xié)同工作，確保會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、規(guī)范、完整與真實(shí)。

二是規(guī)范檔案的裝訂（立卷）。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證封皮、封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全；裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案盒中，并逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容；每年形成的會(huì)計(jì)材料要根據(jù)單位檔案室的分類要求、分類代碼、排列順序等規(guī)則進(jìn)行整理與編目，會(huì)計(jì)檔案案卷題名的擬寫必須規(guī)范；每年形成的案卷一般可按年度結(jié)合保管期限進(jìn)行排列、編制檔號(hào)并裝入專用檔案盒，還要由會(huì)計(jì)填寫清楚“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”。

三是重視檔案的期限管理和銷毀管理。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專業(yè)鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。對(duì)經(jīng)過鑒定仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案重新劃定保管期限，保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀。

四是加強(qiáng)對(duì)單位會(huì)計(jì)的崗位培訓(xùn)。各單位必須認(rèn)真學(xué)習(xí)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案管理要求及操作技能納入對(duì)各單位會(huì)計(jì)的崗位培訓(xùn)中。

五是加強(qiáng)網(wǎng)上會(huì)計(jì)工作平臺(tái)建設(shè)，增加電子會(huì)計(jì)檔案管理功能?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，財(cái)政、檔案部門和信息系統(tǒng)管理部門要通力合作，加強(qiáng)網(wǎng)上會(huì)計(jì)工作平臺(tái)建設(shè)，及時(shí)增加電子會(huì)計(jì)檔案管理模塊，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。