流動人員人事檔案數(shù)字化加工實踐與思考

流動人員人事檔案反映了流動人員參與社會活動的真實情況，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，城市流動人員數(shù)量日益增多，他們利用流動人員人事檔案依法維護自身權(quán)益的需求不斷凸顯，這種民生需求是否能夠得到合理有效的滿足，是衡量當(dāng)?shù)卣卫砗头?wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。開展這項工作的當(dāng)務(wù)之急是適應(yīng)形勢需要，及時做好流動人員人事檔案信息化管理，為此必須把檔案數(shù)字化工作擺在基礎(chǔ)位置認真加以推進。筆者所在的杭州市人才服務(wù)局于2015年正式啟動流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工程，同期開展“杭州市人才服務(wù)公共網(wǎng)”和“流動人員人事檔案數(shù)字化加工”兩個配套項目建設(shè)。下面，筆者談?wù)勛约旱墓ぷ鲗嵺`體會。

1 落實組織與經(jīng)費保障

在項目開展初期，要將課題調(diào)研和草擬方案的任務(wù)落實到單位的人事代理處，由人事代理處牽頭做好初期的調(diào)研、立項等工作。項目正式立項后，要成立專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管局長任組長，小組成員包括人事代理處、畢業(yè)生處、信息處、綜合處等相關(guān)業(yè)務(wù)處室的負責(zé)人；明確小組成員的職責(zé)分工，要求協(xié)同推進項目開展。此外，還要積極主動地與當(dāng)?shù)刎斦块T溝通，爭取財政資金的支持和保障。

2 開展調(diào)查研究

第一階段的調(diào)研在項目策劃期，這一階段重點要對人事檔案數(shù)字化加工項目進行可行性調(diào)研。人事代理處組織項目團隊前往有關(guān)機構(gòu)調(diào)研，被調(diào)研機構(gòu)為已完成數(shù)字化加工的人事檔案保管機構(gòu)、已使用影像系統(tǒng)管理流動人員人事檔案的機構(gòu)或者有成功案例的流動人員人事檔案數(shù)字化加工單位。根據(jù)調(diào)研情況和單位實際擬定調(diào)研報告，提交2到3個數(shù)字化加工備選方案上報單位決策層審批。備選方案包括外包加工、自主加工兩種形式，需充分考慮加工場地選址、加工人員配備、軟件支持和硬件配備、日常安全管理等因素。

第二階段的調(diào)研在項目立項審批通過之后，這一階段要重點對人事檔案數(shù)字化加工管理實施過程中的細節(jié)進行調(diào)研，包括加工軟件的技術(shù)參數(shù)、檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、加工場地籌建和安全消防管理、檔案庫房與加工現(xiàn)場的銜接管理、加工工序的管理和協(xié)調(diào)、加工單位員工和檢驗人員的管理。

3 制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在調(diào)研結(jié)束后，根據(jù)加工方式，綜合流動人員人事檔案管理宏觀發(fā)展趨勢、地區(qū)管理條件、自身管理基礎(chǔ)等諸多因素，擬定相應(yīng)的人事檔案整理和數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。在標(biāo)準(zhǔn)中，需要明確人事檔案材料分類、編碼、著錄、影像掃描、整理裝訂、裝具等各環(huán)節(jié)的加工標(biāo)準(zhǔn)，外包加工單位要按照標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的實物整理、信息采集和影像掃描等工作。

4 籌建工作場地

在數(shù)字化加工場地的選擇上，要考慮以下幾方面因素：一是為確保檔案實物安全、防止檔案信息泄漏，場地不宜與其他辦公場地混雜；二是場地應(yīng)做到一門進出、避免多門出入；三是場地位置要方便與檔案庫房交接檔案；四是為防止雨水倒灌等因素使檔案受損，場地禁止選建在地下樓層；五是由于數(shù)字化加工使用各類電子設(shè)備較多，場地應(yīng)配備良好的通風(fēng)換氣系統(tǒng)，以利于降溫散熱。

此外還要考慮以下細節(jié)：其一，場地內(nèi)外都應(yīng)安裝合適的監(jiān)控系統(tǒng)，包括安裝控制人員和物料進出的門禁系統(tǒng)，在場地內(nèi)部安裝360度無死角紅外監(jiān)控探頭，在加工場地與檔案庫房之間的運輸通道上安裝監(jiān)控探頭。其二，為保障人員和檔案安全，場地必須做好消防預(yù)案，安裝和擺放滅火設(shè)備設(shè)施并保證消防通道暢通。其三，為保障檔案信息的絕對安全，場地內(nèi)不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，不允許私接外接存儲設(shè)備，必須使用全新的硬盤儲存數(shù)據(jù)且不得他用。其四，工作人員的私人物品及一切與加工無關(guān)的物品均不允許帶入場地。